Lassen Sie das Drucken nicht zu Ihrer Schwachstelle werden: Sechs Schritte zur Sicherung jeder gedruckten Seite

Mit „ MyQ “ lässt sich dieser Prozess in sechs miteinander verknüpften Schritten abwickeln, die jeweils darauf ausgelegt sind, Dokumente während des gesamten Druckprozesses zu schützen und nachverfolgbar zu halten. 

Ein Dokument kann zwar während seiner digitalen Speicherung geschützt sein, doch sobald es an einen Drucker gesendet wird, kann es zu einem Sicherheitsrisiko werden. Wenn jeder ohne Identifizierung drucken kann, kann ein vertrauliches Dokument in Papierform das Unternehmen verlassen, ohne dass festgehalten wird, wer es wann und wo gedruckt hat. 

1. Authentifizierung: Feststellen, wer druckt 

Jeder Vorgang bei „ Sicheres Drucken “ beginnt mit der Identitätsprüfung. „ MyQ “ überprüft, wer der Benutzer ist und ob er zum Drucken berechtigt ist, sodass das Drucken niemals anonym erfolgt. 

Dieser eine Schritt bestimmt alles, was danach folgt. Sobald jeder Auftrag einer Person zugeordnet ist, lassen sich Richtlinien anwenden, Aktivitäten nachverfolgen und es verlässt nichts das Papierfach des Druckers, ohne dass ein Name damit verknüpft ist. 

 2. Einreichen: Behalten Sie den Auftrag im Griff 

Sobald der Benutzer identifiziert wurde, übernimmt „ MyQ “ die Kontrolle über dessen Druckaufträge. Wenn der Benutzer auf „Drucken“ klickt, wird der Auftrag nicht direkt an einen Drucker weitergeleitet. Stattdessen gelangt er in die „ MyQ “-Umgebung und verbleibt dort, bis der Benutzer bereit ist, ihn abzuholen. 

Für die Nutzer ändert sich nichts. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass es keine unkontrollierte Warteschlange mehr gibt und das Ausgabefach nicht mehr mit Dokumenten voll ist, die niemand abgeholt hat. 

3. Regeln anwenden: Die Arbeitsweise Ihrer Organisation abbilden 

Da jeder Druckauftrag zunächst zwischengespeichert und nicht direkt an einen Drucker gesendet wird, kann „ MyQ “ entscheiden, wie er gedruckt werden soll. Verschiedene Teams benötigen unterschiedliche Regeln, und auf der Grundlage der von „ administrator “ festgelegten Regeln wendet „MyQ “ diese auf die entsprechenden Druck druckaufträge an. Mithilfe von Kontingenten, Guthabenlimits, Druckrichtlinien, Einschränkungen und Skriptregeln können Unternehmen den Druckprozess an ihre Arbeitsweise anpassen. 

So kann beispielsweise die Finanzabteilung auf Schwarz-Weiß-Druck beschränkt werden, um die Kosten im Rahmen zu halten, während die Marketingabteilung für Kundenunterlagen in Farbe druckt. Für Personalunterlagen kann der Druck auf eine bestimmte, gesicherte Gerät beschränkt werden, und Schulen sowie Hochschulen können jedem Schüler oder Studenten ein Druckguthaben Kontingent oder ein Guthaben für das Semester zuweisen. 

Wenn diese Regeln in den Arbeitsablauf integriert sind, sind Sicherheit und Druckmanagement nicht mehr zwei getrennte Bereiche druckaufträge. 

4. Schützen: Verschlüsseln Sie die Datei „ Druckauftrag “, bis sie benötigt wird. 

Selbst wenn die richtigen Regeln angewendet werden, muss der Auftrag dennoch sicher bleiben, bis er abgeholt wird. Während er auf seine Freigabe wartet, verschlüsselt „ MyQ “ ihn und speichert ihn sicher in der „ MyQ “-Umgebung des Unternehmens. 

Das bedeutet, dass sensible Inhalte niemals in einer „Gerät “-Warteschlange landen und die physische Seite schlichtweg nicht existiert, bis ihr Eigentümer dafür bereit ist. 

5. Freigabe: das richtige Dokument, die richtige Person, das Richtige Gerät 

Der verschlüsselte Druckauftrag bleibt gesperrt, bis der Absender bereit ist, ihn freizugeben. Am Drucker muss sich der Benutzer erneut mit einem Ausweis, einer PIN oder seinem Handy authentifizieren und seine Dokumente freigeben. Erst dann wird der Druckauftrag gedruckt, und der Eigentümer kann ihn direkt vor Ort abholen. 

Das ist das Ende des vergessenen Ausdrucks: Vertrauliche Informationen gelangen direkt aus dem „ Gerät “ in die Hände der Person, die sie gesendet hat. 

6. Aufzeichnen oder löschen: Seien Sie jederzeit für Prüfungen gerüstet 

Sobald das Dokument in den richtigen Händen ist, kümmert sich „ MyQ “ um alles Weitere, denn Sicherheit hört nicht mit dem Ausdrucken der Seite auf. „ MyQ “ protokolliert die Druckaktivitäten und liefert Unternehmen so einen klaren Überblick darüber, wer was wann und wo gedruckt hat – zur Unterstützung von Audits und zur Einhaltung von Vorschriften. 

Der Druckauftrag selbst wird dann gemäß den Richtlinien des Unternehmens gelöscht oder aufbewahrt, sodass Druckdaten niemals länger als nötig gespeichert bleiben. 

Bei „ MyQ “ ist Sicherheit bereits integriert 

Sechs Schritte, ein durchgängiger Arbeitsablauf und vollständige Kontrolle über das Dokument – vom Klick bis zur Abholung. 

Und dies ist Teil eines umfassenderen Sicherheitskonzepts. „ MyQ “ basiert auf den Prinzipien von „Zero Trust“ und „Least Privilege“, und die Produktsicherheit wird während der gesamten Entwicklungs-, Veröffentlichungs- und Wartungsphase geprüft. Das Informationssicherheits-Managementsystem von „ MyQ“ ist zudem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. 

Sind Sie bereit, Ihre Dokumentenabläufe zu sichern? 

Erfahren Sie, wie sich das „ Sicheres Drucken “-Management in Ihr Unternehmen einfügen lässt. Sprechen Sie mit Ihrem „ MyQ “-Partner oder kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren. 

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