Effizientes und sicheres Drucken
in Behörden und öffentlichen Einrichtungen

Es stimmt zwar, dass es viele große (multinationale) Unternehmen gibt, die überall auf der Welt Daten verarbeiten, aber bei der Betrachtung des Umgangs mit physischen und digitalen Informationen dürfen wir einen umfangreichen Sektor nicht vernachlässigen, der für das Funktionieren jeder Nation von entscheidender Bedeutung ist - die staatliche und öffentliche Verwaltung.

Der Staat und die Dokumentenverarbeitung

Die Arbeit mit Informationen ist ein grundlegender und täglicher Prozess für die unzähligen Regierungsstellen. Ministerien und Behörden müssen täglich Tausende von Dokumenten sichten und weiterverarbeiten und dabei systematisch aufzeichnen. Dokumentenmanagementsysteme(DMS) und die zunehmende Digitalisierung können ihnen dabei helfen. Der Abschied von den klassischen rosa, blauen und grünen Formularen wird wohl noch eine Weile auf sich warten lassen, aber dennoch setzt die öffentliche Verwaltung zunehmend auf eine umfassende Digitalisierung ihrer Prozesse. Ein gutes Beispiel dafür ist das Projekt E-Government, das darauf abzielt, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und die elektronische Kommunikation der Bürger mit den Behörden zu stärken. Ein eigenes Kapitel ist der Schutz personenbezogener Daten, der nicht nur durch die tschechische, sondern auch durch die europäische Gesetzgebung geregelt wird.

Bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten spielen auch die unterschiedlichen Standorte der einzelnen Arbeitsplätze, die an gemeinsamen Prozessen arbeiten, eine entscheidende Rolle. Für deren reibungslosen Ablauf ist ein gezieltes, personalisiertes, kontrollierbares und vor allem kybernetisch sicheres Dokumentenmanagement, das mit den entsprechenden Einstellungen der Druck- und Scanprozesse harmoniert, geradezu eine Notwendigkeit. Eine zuverlässige Gummituchdrucklösung kann all diese Anforderungen abdecken.

Sicheres und funktionales Druckmanagement

MyQ entwickelt seit mehr als 15 Jahren Druckmanagementsysteme und hat mit seinen innovativen Lösungen dazu beigetragen, Druckprozesse nicht nur in der öffentlichen Verwaltung, sondern auch in zahlreichen Unternehmen, darunter multinationale Konzerne, zu rationalisieren und zu sichern.

Auch das Innenministerium der Tschechischen Republik, für das Datensicherheit eine absolute Notwendigkeit ist, hat seine Multifunktionsdrucker mit einer MyQ-Lösung ausgestattet. Die Lösung bietet nicht nur erstklassigen Schutz für Druckaufträge, sondern senkt auch die Druckkosten um 60 %. Darüber hinaus konnte das Ministerium durch die zentrale Verwaltung der Druck- und Scanprozesse einen großen Teil seiner IT-Belastung abbauen - die IT-Administratoren haben die gesamte Druckerflotte des Ministeriums von einer Stelle aus unter ständiger Systemkontrolle.

Auch Kommunalverwaltungen schätzen ein zuverlässiges, einheitliches Drucksystem. Auch hier ist die einheitliche Steuerung aller Drucker von Vorteil. So hatte die Stadtverwaltung in Čáslav nach der Installation der MyQ X-Software keine Probleme mehr mit der Einrichtung von Druckern, und die Mitarbeiter scannen nun dank spezifisch eingestellter Scanprofile wesentlich effizienter. Darüber hinaus sind die Druckaufträge durch eine obligatorische PIN-Anmeldung an den Druckern geschützt.

"Ein Admin-Dashboard für alle" räumte auch für die französische Gemeinde Lorient Druckhindernisse aus dem Weg. Mit Hilfe des MyQ-Service-Moduls haben die IT-Mitarbeiter einen perfekten Überblick über den Zustand der Druckerflotte. Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn die mit MyQ ausgestatteten MFPs gewartet werden müssen. Darüber hinaus macht die Pull-Print-Funktion das Drucken für alle 300 Mitarbeiter der Stadtverwaltung flexibler und sicherer.

Einen (digitalen) Schritt voraus

Die fortschrittlichste Version der Ultimate MyQ X-Serie kann zu einem unverzichtbaren Helfer bei der Digitalisierung von Dokumenten in Behörden und anderen Organisationen werden. Dank des leistungsstarken OCR-Tools (Optical Character Recognition ) können Organisationen beispielsweise fortschrittliche Scan-Prozesse einrichten, die die Übertragung von Daten aus Papierdokumenten in interne Systeme und Speicher erheblich erleichtern. Und natürlich ist es auch möglich, sie mit DMS-Systemen zu synchronisieren. In einer Zeit, in der die Telearbeit immer mehr zunimmt, können Unternehmen auch den kostenlosen MyQ Desktop Client für Tele-/Heimarbeitsplätze nutzen, der die Einhaltung von Druckrichtlinien und die Sicherheit bei der Arbeit außerhalb des Büros unterstützt, so dass Unternehmen ihre Druckaufträge praktisch überall unter Kontrolle haben können.

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