OGH gewinnt die Kontrolle, verbessert die Sicherheit und steigert die Effizienz mit MyQ

Herausforderung 

Als Spezialunternehmen für Bau und Ingenieurwesen mit einer Belegschaft, deren Größe je nach Projektbedarf zwischen 1.000 und 2.500 Mitarbeitern schwankt, sah sich die Orion Group Holdings bei der Verwaltung ihrer Druckumgebung an mehreren Standorten mit zunehmenden Herausforderungen konfrontiert. 

Das IT-Team verbrachte viel Zeit damit, Helpdesk-Anfragen zu Druckproblemen zu bearbeiten, den Verbrauchsmaterialbestand der Drucker zu überwachen und die dezentrale Druckinfrastruktur zu verwalten.  

Gleichzeitig musste das Unternehmen die Dokumentensicherheit verbessern, insbesondere im Hinblick auf vertrauliche Finanzberichte und projektbezogene Unterlagen, die auf gemeinsam genutzten Druckern unbeaufsichtigt liegen bleiben konnten. 

Das Unternehmen suchte zudem nach einer besseren Übersicht über die Druckkosten sowie nach einer effizienten Möglichkeit, papierbasierte Informationen weiterzuleiten, zu verarbeiten und zu digitalisieren. Den bestehenden Tools für das Druckerverwaltung fehlten die zentrale Steuerung, die Automatisierung und die Intelligenz, die zur Unterstützung der betrieblichen Ziele des Unternehmens erforderlich waren. 

Lösung 

OGH hat sich für MyQ entschieden, MyQ das Druckmanagement zu zentralisieren, die Dokumentensicherheit zu verbessern und einen besseren Überblick über die Druckkosten und Gerät zu gewinnen. 

Das Projekt wurde von Kyocera Solutions America umgesetzt, einem führenden MyQ mit umfassender Expertise in den Bereichen Druckinfrastruktur, Workflow-Automatisierung und Dienste. Dank der engen Zusammenarbeit Kyoceramit MyQ profitierte OGH von einem Implementierungsansatz, der bewährte Branchenverfahren mit fortschrittlicher Druckmanagement-Technologie kombinierte. Die langjährige strategische Partnerschaft zwischen Kyocera MyQ dem Projektteam, umfangreiches technisches Wissen, bewährte Methoden und praktische Erfahrung zu nutzen, was zu einer reibungslosen Umsetzung und einer engen Abstimmung auf die Geschäftsziele von OGH beitrug. 

Mit der Einführung der MyQ Ultimate Edition wurde unternehmensweit das sichere Pull-Printing eingeführt, bei dem sich die Mitarbeiter vor der Freigabe von Dokumenten mit ihren Zugangsdaten, Schlüsselanhängern, Ausweisen oder PIN-Codes authentifizieren müssen. Dadurch wurden unbeaufsichtigte Ausdrucke verhindert, während die Benutzer ihre Dokumente weiterhin sicher von jedem autorisierten Gerät abrufen können. 

MyQ bot zudem ein zentrales Dashboard zur Verwaltung der Druckerflotte des Unternehmens. Die automatisierte Druckerbereitstellung vereinfachte die Inbetriebnahme und Wartung, während proaktive E-Mail-Benachrichtigungen die Administratoren auf Druckerprobleme und niedrige Tonerstandsanzeigen hinwiesen, bevor diese den Betriebsablauf beeinträchtigten. 

Um die finanzielle Kontrolle zu verbessern, hat OGH regelbasierte Druck- und Projektabrechnungfunktionen eingeführt. Die Kosten für Drucken, Kopieren und Scannen können nun genau bestimmten Projekten, druckaufträge oder Buchhaltungscodes zugeordnet werden, was für mehr Transparenz sorgt und dazu beiträgt, künftige Projektkalkulationen zu verbessern. 

Darüber hinaus begann das Unternehmen, die intelligenten Dokumenten-Workflows MyQ zu nutzen, um Scanvorgänge zu automatisieren. Die Mitarbeiter können Dokumente sicher erfassen, verarbeiten und an vordefinierte Ziele weiterleiten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und das Risiko von Missverständnissen minimiert wird. 

Ergebnisse 

Die Auswirkungen der Einführung waren unmittelbar spürbar: Die Vorteile zeigten sich bereits vom ersten Tag an, und vollständige operative Verbesserungen wurden innerhalb der ersten 90 Tage erwartet. 

Die Einführung des sicheren Pull-Printing-Verfahrens soll den Papier- und Tonerverbrauch um mehr als 30 % senken, was zur Senkung der Betriebskosten beiträgt und gleichzeitig die Nachhaltigkeitsziele unterstützt.  

Gleichzeitig hat das Unternehmen die Dokumentensicherheit erheblich verbessert, indem es sichergestellt hat, dass vertrauliche Verträge, Finanzberichte und Projektunterlagen nur an autorisierte Nutzer weitergegeben werden. 

Für die IT-Abteilung hat die zentralisierte Verwaltung den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Durch die automatisierte Druckerbereitstellung, die proaktive Überwachung und Gerät zentralisierte Gerät werden voraussichtlich etwa 20 bis 25 Stunden pro Monat eingespart, die andernfalls für die Fehlerbehebung, die Verwaltung von Treibern und manuelle Konfigurationen aufgewendet worden wären. 

Auch Anwender in verschiedenen Abteilungen haben konkrete Vorteile festgestellt. Die Buchhaltungsteams können Rechnungen mithilfe von OCR-gestützten Workflows automatisch klassifizieren und weiterleiten, Führungskräfte können vertrauliche Dokumente mit minimalem manuellem Aufwand sicher digitalisieren, und Projektmanager können Dokumente direkt in projektspezifische Workflows einscannen, die automatisch Informationen extrahieren und die Dateien an den richtigen Bestimmungsort weiterleiten. 

Durch die Zusammenführung von Dokumentensicherheit, Druckmanagement, Kostenkontrolle und Workflow-Automatisierung auf einer einzigen Plattform hat die Orion Group Holdings den Druck von einer betrieblichen Herausforderung in einen kontrollierten und effizienten Geschäftsprozess verwandelt. 

Der Erfolg des Projekts unterstreicht den Wert der Kombination aus innovativer Technologie und erfahrenen professionellen Dienste. Durch die Zusammenführung der fortschrittlichen Druckmanagement-Plattform MyQund der Implementierungskompetenz Kyoceragelang es OGH, die Einführung zu beschleunigen, frühzeitig betriebliche Verbesserungen zu erzielen und eine Grundlage für langfristige Optimierungen zu schaffen. Die Partnerschaft lieferte mehr als nur Technologie. Sie stellte die Mitarbeiter, Prozesse und Erkenntnisse bereit, die erforderlich waren, um strategische Ziele in messbare Geschäftsergebnisse umzusetzen.