No dejes que la impresión sea tu punto débil: seis pasos para proteger cada página impresa

Con « MyQ », ese proceso se puede gestionar a través de seis pasos interrelacionados, cada uno de ellos diseñado para garantizar la protección y la trazabilidad de los documentos a lo largo de todo el proceso de impresión. 

Un documento puede estar protegido mientras se almacena en formato digital, pero en el momento en que se envía a una impresora, puede convertirse en un riesgo para la seguridad. Si cualquiera puede imprimir sin ser identificado, un documento confidencial puede salir de la organización en papel sin que quede constancia de quién lo imprimió, cuándo ni dónde. 

1. Autenticación: saber quién está imprimiendo 

Cada proceso de « Impresión segura » comienza con la identificación. MyQ verifica la identidad del usuario y si está autorizado a imprimir, por lo que la impresión nunca es anónima. 

Ese único paso determina todo lo que viene después. Una vez que cada trabajo está vinculado a una persona, se pueden aplicar las políticas, se puede realizar un seguimiento de la actividad y nada sale de la bandeja de la impresora sin un nombre asociado. 

 2. Enviar: mantener el trabajo bajo control 

Una vez identificado el usuario, MyQ se encarga de gestionar lo que imprime. Cuando el usuario hace clic en «Imprimir», el trabajo no se envía directamente a una impresora. En su lugar, entra en el entorno MyQ y permanece allí hasta que el usuario esté listo para recogerlo. 

Para los usuarios, no se nota ningún cambio. Para la organización, esto supone el fin de los « cola » no gestionados y de las bandejas de salida llenas de documentos que nadie ha recogido. 

3. Aplica las normas: refleja en los documentos la forma de trabajar de tu organización 

Dado que cada trabajo se retiene primero en lugar de enviarse directamente a una impresora, MyQ puede decidir cómo debe imprimirse. Los distintos equipos necesitan normas diferentes y, basándose en las normas establecidas por administrador ,MyQ las aplica a los trabajos de impresión correspondientes trabajos de impresión. Las cuotas, Crédito los límites, las políticas de impresión, las restricciones y las reglas de scripting permiten a las organizaciones adaptar la impresión a su forma de trabajar. 

El departamento de Finanzas, por ejemplo, puede limitarse a la impresión en blanco y negro para controlar los costes, mientras que el de Marketing imprime en color los materiales para los clientes. Los documentos de RR. HH. pueden restringirse a un Dispositivo específico y seguro, y los colegios y universidades pueden asignar a cada alumno una cuota de impresión o un saldo de Crédito para el trimestre. 

Al integrar estas reglas en el flujo de trabajo, la seguridad y la gestión de la impresión dejan de ser dos aspectos separados trabajos de impresión. 

4. Proteger: cifrar el archivo « trabajo de impresión » hasta que se necesite. 

Aunque se apliquen las normas adecuadas, el trabajo debe seguir estando protegido hasta que alguien lo recoja. Mientras se espera a que se libere, MyQ lo cifra y lo almacena de forma segura en el entorno MyQ de la organización. 

Esto significa que el contenido sensible nunca se almacena en una URL del tipoDispositivo cola , y que la página física simplemente no existe hasta que su propietario esté preparado para ello. 

5. Entrega: el documento adecuado, la persona adecuada, el momento adecuado Dispositivo 

El trabajo cifrado permanece bloqueado hasta que la persona que lo ha enviado esté lista para desbloquearlo. Una vez frente a la impresora, el usuario vuelve a autenticarse con una tarjeta de identificación, un PIN o su móvil, y libera sus documentos. Solo entonces se imprime el trabajo, con su propietario allí mismo para recogerlo. 

Así se acaba lo de los documentos impresos olvidados: la información confidencial pasa directamente del « Dispositivo » a las manos de la persona que la envió. 

6. Registrar o eliminar: mantente preparado para una auditoría 

Una vez que el documento está en las manos adecuadas, « MyQ » se encarga de lo que queda atrás, porque la seguridad no termina cuando se imprime la página. « MyQ » registra la actividad de impresión, lo que proporciona a las organizaciones un registro claro de quién imprimió qué, cuándo y dónde, para facilitar las auditorías y el cumplimiento normativo. 

A continuación, el trabajo de impresión se elimina o se conserva según la política de la organización, de modo que los datos de impresión nunca permanecen más tiempo del necesario. 

Con « MyQ », la seguridad está integrada de serie 

Seis pasos, un flujo de trabajo integrado y un control total del documento, desde el primer clic hasta su recogida. 

Y forma parte de un compromiso más amplio en materia de seguridad. MyQ se basa en los principios de «Zero Trust» y de «privilegios mínimos», y la seguridad del producto se somete a pruebas a lo largo de todo su proceso de desarrollo, lanzamiento y mantenimiento. El Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información de MyQtambién cuenta con la certificación ISO/IEC 27001. 

¿Estás listo para proteger tus flujos de trabajo con documentos? 

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