Cómo la impresión segura protege la información confidencial de la empresa

Un flujo de trabajo de «Impresión segura » puede exigir a los usuarios que se autentiquen en Dispositivo antes de que se publique un documento, mientras que el cifrado protege los datos tanto en tránsito como en reposo. Los registros de auditoría y los controles de acceso proporcionan visibilidad sobre la actividad y ayudan a las organizaciones a cumplir con los requisitos de gobernanza interna y normativos. 

¿Cómo protege la impresión segura la información confidencial de la empresa?

Un documento «trabajo de impresión » puede suponer un riesgo para la seguridad si se envía antes de que el destinatario llegue a Dispositivo. Esto es especialmente relevante cuando varios empleados comparten dispositivos multifunción.

MyQ almacena los documentos de forma segura hasta que el usuario se autentique en Dispositivo. Los métodos de Autenticación admitidos incluyen tarjetas de identificación, códigos PIN, nombre de usuario y contraseña, autenticación de dos factores Autenticación y autenticación móvil Autenticación, dependiendo del entorno y la configuración.

A continuación, el documento se entrega bajo el control del usuario autenticado, en lugar de dejarse en una bandeja de salida para que cualquiera que se encuentre cerca pueda recogerlo.

La seguridad también va más allá de la impresora física. « MyQ » admite el cifrado de datos en tránsito y en reposo, incluidos los archivos de impresión ( trabajos de impresión ) y las bases de datos, mientras que la comunicación segura protege los datos que se transfieren entre los componentes del entorno de impresión.

MyQ Además, ofrece registros de auditoría y controles de acceso basados en roles, lo que proporciona a los administradores visibilidad sobre la actividad y control sobre los permisos administrativos. El resultado es un flujo de trabajo de impresión en el que el acceso a los documentos está vinculado a un usuario autenticado y en el que se puede rastrear la actividad a lo largo del sistema.

¿Cómo contribuye la gestión de la impresión al cumplimiento normativo?

La gestión de la impresión no garantiza automáticamente que una organización cumpla con una normativa concreta. Lo que sí puede hacer es proporcionar controles técnicos que ayuden a las organizaciones a aplicar sus propios requisitos en materia de seguridad, privacidad y auditoría.

MyQ ofrece varios de estos controles

• Auditabilidad: MyQ registra las actividades de impresión, copia, escaneo y envío de faxes, incluyendo información como los usuarios, los dispositivos, la duración de los trabajos y los parámetros de los mismos. También se pueden registrar las acciones administrativas y los intentos de acceso a Autenticación .

• Control de acceso: Los permisos basados en roles permiten a las organizaciones controlar qué usuarios pueden acceder a las funciones y a las áreas administrativas.

• Cifrado: MyQ admite el cifrado de datos en tránsito y en reposo, incluyendo el « trabajos de impresión » de impresión y las bases de datos.

• Privacidad de los documentos: Las colas privadas pueden eliminar automáticamente los documentos impresos trabajos de impresión tras su impresión, mientras que las funciones de privacidad pueden restringir la visibilidad de la información trabajo de impresión . 

Sanidad: protección de la información de los pacientes en el momento de la impresión 

Las organizaciones sanitarias gestionan documentos que contienen información confidencial de los pacientes tanto en entornos clínicos como administrativos. Un flujo de trabajo deImpresión segura debe evitar que dichos documentos se faciliten a personas no autorizadas, al tiempo que ofrece una visibilidad adecuada de la actividad relacionada con los documentos.

MyQ Admite la liberación de impresiones autenticadas, por lo que los documentos pueden permanecer en una cola segura cola hasta que el usuario autorizado acceda a Dispositivo. Dispositivo Autenticación también permite controlar el acceso a funciones como la copia y el escaneo.

MyQLa documentación sobre cumplimiento normativo de la empresa describe los controles pertinentes para entornos sujetos a la HIPAA, entre los que se incluyen el cifrado de la información sanitaria protegida tanto en reposo como en tránsito, los registros de auditoría, los controles de acceso basados en roles y los procedimientos seguros de copia de seguridad y recuperación.

Un ejemplo real es Tri-County Care, que opera en varias ubicaciones de Nueva York.

Tras implementar MyQ, se generó trabajos de impresión , que contiene los historiales de los pacientes y que requirió una Autorización específica antes de su publicación, lo que ayudó a la organización a reforzar la confidencialidad de los pacientes. La implementación también incluyó opciones alternativas para resolver los problemas de conectividad entre las sucursales y la sede central.

Resultado: Los documentos confidenciales de los pacientes solo se facilitan tras una evaluación de los riesgos de la divulgación ( Autenticación), con controles que garantizan una mayor confidencialidad y responsabilidad.

Servicios financieros: control del acceso a documentos confidenciales

Las entidades financieras manejan documentos cuyo acceso no autorizado puede acarrear graves consecuencias operativas y normativas. Por lo tanto, la impresión segura debe abordar tanto la entrega física de los documentos como la capacidad de rastrear la actividad.

MyQ Ofrece autorización de impresión autenticada, cifrado, controles de acceso basados en roles y registros de auditoría detallados. La documentación de MyQ identifica específicamente los controles relacionados con la ley SOX, incluidos los registros de auditoría para el procesamiento y la impresión de documentos financieros, los controles de acceso, las funciones de archivo seguro y la separación de funciones mediante permisos basados en roles y flujos de trabajo de aprobación.

Estos mismos controles pueden aplicarse a todos los dispositivos compartidos, lo que permite a los usuarios autenticarse antes de recoger documentos confidenciales, en lugar de depender de una bandeja de salida no segura.

MyQ Además, ofrece un sistema detallado de « Contabilidad de trabajos » y generación de informes, lo que permite a las organizaciones atribuir la actividad de impresión a usuarios, dispositivos, proyectos, centros de coste y otros parámetros objeto de seguimiento. 

Resultado: Los flujos de trabajo de documentos financieros pueden combinar el acceso controlado con la auditabilidad y la rendición de cuentas necesarias para el gobierno corporativo y los entornos regulados.

Sector público: seguridad uniforme en múltiples oficinas

Las organizaciones del sector público suelen gestionar documentos en distintos departamentos y sedes, al tiempo que necesitan un control coherente sobre el acceso y la actividad relacionada con los documentos.

MyQ Permite centralizar la gestión de la impresión y exige la autorización de « Autenticación » antes de que se envíen documentos confidenciales. Los administradores también pueden aplicar permisos y supervisar la actividad en todo el entorno gestionado. 

El condado de County of Fresno, nos ofrece un ejemplo. El condado necesitaba proteger los documentos confidenciales en todos los departamentos y sedes. Gracias a MyQ, los usuarios podían imprimir de forma segura documentos confidenciales y recuperarlos únicamente tras Autenticación en una impresora. La implementación también permitió que los trabajos de impresión de impresión se dirigieran a diferentes ubicaciones. 

Otro ejemplo es el Ministerio del Interior de la República Checa, donde se implantó el sistema « MyQ » en todo el ministerio y en otros organismos públicos. El proyecto proporcionó un control y una seguridad centralizados en todo el entorno de impresión.

Resultado: las organizaciones que operan en varias oficinas pueden aplicar un enfoque coherente al acceso a los documentos y a la gestión de la impresión, en lugar de depender de controles aislados a nivel de Dispositivo.

MyQ en acción

Ministerio del Interior de la República Checa: Se ha implantado el sistema « MyQ » en todo el Ministerio y en otros organismos gubernamentales. El proyecto registra un ahorro del 60 % en los costes de impresión, una reducción del 95 % en los procesos de los clientes internosy un ahorro total estimado de 250 000 euros.

Bryan County Schools: MyQ eliminó la necesidad de que el departamento de TI mantuviera continuamente los perfiles de trabajo individuales y personalizara los controladores individuales. La organización afirma que su departamento de TI ahorra 15 horas al mes, mientras que la recuperación de impresiones se ha vuelto más rápida y segura.

Estos casos prácticos ponen de manifiesto que la gestión de la « Impresión segura » no se limita únicamente a la protección de documentos. Cuando Autenticación, la gestión centralizada y la auditoría se integran en un mismo entorno, los controles de seguridad también pueden influir en la carga de trabajo de los equipos de TI.

La impresión segura forma parte de la cadena de seguridad de los documentos

La información confidencial no está a salvo por el mero hecho de estar almacenada en un red protegido. Puede quedar expuesta si se imprime, se escanea, se transfiere o se deja desatendida en un Dispositivo compartido.

MyQ aborda la seguridad en todo el flujo de trabajo documental, combinando la autenticación ( Autenticación), el cifrado ( Liberación segura), los controles de acceso, la auditabilidad y la privacidad de los documentos.

Para las organizaciones que gestionan información de pacientes, documentos financieros, expedientes administrativos u otro material confidencial, estos controles ofrecen una forma de integrar el entorno de impresión en la estrategia de seguridad general, en lugar de dejarlo al margen de la misma.