Prosperar con un parque de impresoras multiproveedor

En un mundo ideal, los representantes de ventas de equipos de oficina estarían encantados de realizar una sustitución completa de toda la flota de impresoras multifunción de su cliente, así como de la solución de gestión de impresión, todo ello de la mano de un único proveedor u OEM. Al menos sobre el papel, ésta sería la solución más sencilla y limpia. Y, según los analistas, esto es lo que preferirían hacer tanto las empresas como los proveedores de soluciones de gestión de impresión. 

Pero a menudo no es así. Vivimos en un mundo subóptimo en el que las restricciones presupuestarias y la disponibilidad limitada de hardware condicionan las opciones y la infraestructura de TI, y esto incluye las impresoras multifunción (MFP) y su software de gestión.  

Hablemos de las impresoras multifunción

Aunque muchas empresas tienen una flota mixta de equipos multifunción, no está claro cuán comunes son estas flotas de varios proveedores. Según cálculos aproximados, la cifra ronda el 40%, pero podría ser mucho mayor.

Gran parte de esta mezcla se atribuye a cómo se construyen las flotas de impresoras a lo largo del tiempo. " La mayoría de las organizaciones evolucionan orgánicamente y, en consecuencia, una flota típica se compone de impresoras y equipos multifunción procedentes de múltiples proveedores", afirma Sharon McNee, Directora de Investigación de IDC Europa. "Dicho hardware se ha adquirido por diversos métodos y con contratos de distinta duración, lo que da lugar a la coexistencia de dispositivos heredados y nuevos".

Además, la escasez mundial de chips semiconductores también sacudió el sector de las impresoras. Los fabricantes se vieron obligados a repartir su limitado suministro entre líneas de productos, no había modelos específicos disponibles y los precios en general se dispararon. " Fue una oportunidad inesperada para crear un entorno de flota mixta basado en la disponibilidad de dispositivos de distintos fabricantes", afirma Louella Fernandes, directora de la consultora Quocirca.

Ni las empresas ni los proveedores están intentando crear diversidad dentro de sus flotas de impresoras. " Se esfuerzan por racionalizar las flotas reduciendo el número total de marcas y modelos, pero incluso después de este ejercicio, la mayoría de las flotas seguirán incluyendo hardware de al menos dos proveedores", añade McNee. "Si añadimos a la mezcla que ningún proveedor de impresión puede suministrar todos los tipos de hardware necesarios, se llega a una situación en la que una flota completamente homogénea es algo muy raro."

Los problemas de las flotas mixtas van más allá del hardware

Tener una flota de impresoras diversa es más que una mezcla de hardware. " Un entorno de parque mixto suele requerir un mosaico de software y controladores de varias marcas y dispositivos, sin olvidar los problemas de administración de TI, las vulnerabilidades de seguridad, los consumibles y el mayor impacto medioambiental", explica Fernandes, de Quocirca. También hay fuerzas sociales con las que las empresas tienen que lidiar. " El cambio al trabajo remoto y a una plantilla distribuida está creando más retos a la hora de gestionar una infraestructura de impresión de varios proveedores", afirma.  

En cifras, una encuesta de Quocirca reveló que la mayoría (61%) de las empresas encuestadas tenía una configuración de impresión unitaria: un parque estandarizado con una única solución de impresión gestionada. Sin embargo, el 31% de las empresas tenía un parque de impresoras de varios proveedores con una única solución de impresión. Además, una pequeña parte de las empresas (8%) contaba con más de un proveedor de soluciones de impresión. 

Independientemente de si procede directamente del OEM o es una solución independiente e independiente de la marca, una solución de impresión gestionada tiene que ser eficaz a la hora de gestionar al menos dos o más marcas de impresoras. " El objetivo aquí es mitigar la diversidad de hardware con una plataforma central de gestión de impresión que pueda soportar un entorno de múltiples proveedores con una experiencia de usuario consistente independientemente del dispositivo o la marca", dijo Fernandes.

Problemas cotidianos con una flota de varios proveedores

En muchos casos, la aparición de una flota multivendedor suele ser ad hoc, el resultado planificado no estratégico de la realidad empresarial y económica. Dicho esto, la explotación de una flota multivendedor tiene su propio conjunto específico de retos que pueden caracterizarse como beneficios, costes e impactos.  

En el lado positivo, hay tres ventajas principales señaladas por Fernandes. Puede ahorrar gastos, ya que para una empresa puede resultar demasiado costoso cambiar a una única marca OEM. Algunos dispositivos especializados de impresión y escaneado pueden no estar disponibles en el proveedor principal de una empresa. En tercer lugar, la diversidad de marcas puede liberar a una empresa de estar excesivamente atada a un único proveedor. 

Aunque la mayoría de estos beneficios -planificados o no- son financieros, muchos de los costes operativos recaen directamente sobre los administradores de sistemas. Estos costes pueden derivarse de cargas de trabajo adicionales o presupuestos de mantenimiento más elevados, ya que tienen que hacer malabarismos con las demandas de los usuarios finales y el hardware. Desde el punto de vista contable, estos costes son relativamente más fáciles de contabilizar. Algunos de los impactos más importantes -y difíciles de calcular- de una flota de varios proveedores son las limitaciones en la forma en que una organización y su personal pueden crear flujos de trabajo eficaces con sus documentos impresos y digitalizados.

Éstas son las principales áreas problemáticas identificadas por los analistas y los expertos técnicos de MyQ:

Dispositivos y controladores incompatibles: conseguir que las impresoras de varios fabricantes de equipos originales se comuniquen entre sí dentro de una misma red empresarial es el mayor de los retos. La respuesta suele requerir la experimentación por ensayo y error con varios controladores de impresión universales. Los tipos concretos de controladores también pueden variar en función de la combinación específica de OEM dentro del parque de impresoras. " La implantación de un controlador de impresión universal y un mecanismo de liberación puede evitar problemas de compatibilidad y administración relacionados con la existencia de distintos niveles de seguridad en varias configuraciones de controladores", explica McNee de IDC.  

Experiencia de usuario confusa - El proceso de inicio de sesión y flujo de trabajo puede variar significativamente entre dispositivos. Cada fabricante de equipos originales tiene una interfaz de visualización de equipos multifunción y una secuencia operativa únicas para las acciones de copia, impresión, fax y escaneado debido a sus plataformas operativas patentadas. Esto puede dificultar o imposibilitar la automatización y sincronización de los flujos de trabajo entre equipos multifunción. "El manejo de dispositivos en una flota mixta puede ser una experiencia muy confusa, ya que los empleados a menudo tienen que aprender a entender e interactuar con más de una interfaz de usuario. Saber qué dispositivo utilizar para los diferentes tipos de trabajos de impresión es también una curva de aprendizaje empinada que requiere orientación inicial y continua", añadió McNee.

Gestión práctica requerida: una combinación de OEM puede dar lugar a que los administradores de sistemas tengan que acceder directamente a los equipos multifunción individuales para instalar controladores, calcular el uso de consumibles y realizar el mantenimiento necesario. "La integración puede ser complicada. Puede haber fácilmente una falta de control a menos que exista un sistema de informes centralizado", señala Fernandes de Quocirca.

Movilidad limitada del usuario final: los trabajadores móviles e híbridos de hoy en día esperan trabajar sin ataduras con el escritorio de la oficina y el equipo multifunción, y utilizar una solución simplificada y segura en sus smartphones. Las distintas capacidades de los equipos multifunción de los distintos fabricantes hacen que las opciones de movilidad sean limitadas e incoherentes cuando una organización tiene flotas de varios proveedores. 

Mayores riesgos de seguridad: mantener la seguridad del sistema es más difícil cuando aumenta el número de actualizaciones y parches. Además, la instalación de cientos de controladores de impresora individuales aumenta la probabilidad de que los administradores del sistema hagan un mal uso de Print Spooler de Microsoft para intercambiar controladores y crear una situación de PrintNightmare. 

Las flotas multivendedor tienen una solución con MyQ X 

El objetivo final en un entorno de múltiples proveedores es garantizar una experiencia de usuario sin fisuras que siga siendo coherente en todos los dispositivos y marcas, independientemente de cualquier variación o diferencia. Aquí es donde MyQ ha crecido en su papel de principal solución independiente de gestión de impresión. La última versión de MyQ X aporta una serie de ventajas que son especialmente valiosas para aquellos que tienen una cartera de impresoras mixta o heredada, y estas ventajas se acumulan en todo el espectro de distribuidores, administradores de TI, directivos y usuarios finales. Estas son algunas de las ventajas de MyQ:  

• Instalación rápida y flexible: la detección automática de impresoras facilita la instalación de MyQ X en una flota de distintos proveedores. También es eficaz y seguro. MyQ no requiere que los administradores instalen cientos de controladores de impresora individuales. 
• Un único punto de gestión : supervise todos los equipos multifunción conectados (funcionamiento diario, mantenimiento proactivo, uso de consumibles y cuentas de usuario) desde una única interfaz de usuario para los administradores del sistema. Esto ahorra tiempo, reduce el tiempo de inactividad de los equipos y disminuye los costes. 
• Experiencia de usuario unificada - MyQ X sirve como solución unificadora que permite a los usuarios realizar las tareas diarias con facilidad, independientemente de la marca o el modelo de su MFP. Con una interfaz única y fácil de usar, los usuarios pueden navegar por una amplia gama de equipos multifunción de varios fabricantes sin ninguna dificultad.
• Automatización y digitalización de flujos de trabajo - Deshágase de las tareas repetitivas con los flujos de trabajo personalizados y automatizados de MyQ X. Los administradores pueden crear fácilmente flujos de trabajo personalizados para las tareas diarias de copia, fax y escaneado, como guardar automáticamente los escaneados en destinos predefinidos. Esto libera tiempo y reduce la necesidad de introducir datos manualmente en el dispositivo multifunción.
• Fácil acceso e impresión segura - Póngase en marcha más rápido. MyQ X permite una autenticación rápida y cómoda mediante PIN, contraseña, tarjeta e inicio de sesión con código QR a través de un smartphone. Los usuarios finales no solo disfrutan de un inicio de sesión y una experiencia de usuario simplificados, sino que su seguridad también se ve reforzada gracias a la impresión pull. 
• Impresión móvil para todos: MyQ X Mobile Client permite a los usuarios cambiar los trabajos de impresión, la configuración y realizar impresiones pull seguras en sus propios smartphones mientras están lejos de su escritorio o del equipo multifunción, incluso para impresoras sin terminal integrado.
• Mire antes de imprimir - La función de vista previa de impresión ahorra papel y reduce la confusión al ofrecer a los usuarios una vista previa en el terminal integrado del MFP o en sus smartphones.
• Planificación avanzada en caso de desastre: no se preocupe de que los tiempos de inactividad alteren los procesos de impresión, copia y contabilidad. El cliente de escritorio de MyQ X y la función de cola de impresión de dispositivos, combinados con el análisis sintáctico de trabajos locales, la impresión de reserva y el inicio de sesión sin conexión, mantienen las operaciones en marcha durante interrupciones imprevistas de la red.   
• Experiencia de impresión universal MS mejorada : obtenga una experiencia de impresión remota y segura gracias a la integración entre el servicio Universal Print de Microsoft y el conector MyQ X Universal Print. La integración permite una impresión pull segura junto con funciones de impresión remota desde cualquier ubicación, incluso en redes de confianza cero, lo que supone una gran ventaja para las impresoras heredadas que no son compatibles de forma nativa con MS Universal Print.

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