¿Cómo funciona en la práctica el escaneo a la nube?

En función de la plataforma y del flujo de trabajo, los documentos también pueden procesarse mediante OCR, asignárseles metadatos o enviarse a destinos predefinidos. El resultado es un proceso de digitalización que conecta la captura de documentos directamente con los sistemas en los que deben almacenarse o utilizarse.

MyQ Roger ¿ MyQ . X?: ¿qué papel desempeña la nube?

MyQ tiene dos enfoques distintos respecto a los entornos en la nube, y no deben tratarse de la misma manera.

MyQ Roger Está diseñado en torno a la conectividad en la nube, la movilidad, los entornos de trabajo remotos e híbridos y los flujos de trabajo de documentos basados en la nube. MyQ Roger ofrece flujos de trabajo de impresión y escaneo en la nube sin servidor, gestión web centralizada e integraciones con los servicios de Almacenamiento en la nube .

MyQ X está diseñado para entornos locales e híbridos, al tiempo que admite la implementación en infraestructuras de nube privada. Por ejemplo, MyQ X puede ejecutarse en una máquina virtual de Azure , con el red físico conectado al entorno Azure . MyQ X también ofrece funciones de escaneo conectadas a la nube, incluido el escaneo directo a los servicios de Almacenamiento en la nube . 

La distinción es importante: MyQ Roger es nativa de la nube y está basada en la nube pública, mientras que MyQ X ofrece capacidades conectadas a la nube dentro de una arquitectura local o híbrida.

¿Cómo funciona la función «Escanear a la nube»?

Un usuario escanea un documento físico en un Dispositivo equipado con la función «MyQ ». En lugar de guardar el escaneo localmente y transferirlo manualmente más tarde, el flujo de trabajo de escaneo configurado en MyQ envía el documento al destino seleccionado.

MyQ X es compatible con destinos de « Almacenamiento en la nube », entre los que se incluyen OneDrive OneDrive , for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, y Amazon S3. SharePoint Online Los administradores pueden configurarlos como destinos dentro de los flujos de trabajo de « Easy Scan ».

Por ejemplo, un administrador puede crear una acción Easy Scan vinculada a SharePoint Online. Dependiendo de la configuración, los usuarios pueden seleccionar los sitios y carpetas configurados en Dispositivo antes de iniciar el análisis.

MyQ Roger ofrece una funcionalidad de escaneo en la nube similar como parte de su arquitectura de nube pública, incluyendo la función «Escanear a Almacenamiento en la nube » para OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud y Dropbox.

Lo importante es que «Scan to Cloud» no consiste simplemente en «escanear a una dirección de correo electrónico». Conecta la captura de documentos con el sistema de gestión de documentos ( Almacenamiento en la nube ) y los flujos de trabajo de documentos ya existentes en la organización.

¿Cuáles son las mejores prácticas para el escaneo a la nube?

Un flujo de trabajo útil de «Escanear a la nube» debería reducir las tareas manuales, en lugar de limitarse a trasladar el mismo proceso manual a un destino en la nube.

Definir destinos en función de flujos de trabajo reales

En lugar de ofrecer a los usuarios una lista ilimitada de destinos, los administradores pueden crear acciones predefinidas Easy Scan para procesos habituales. Por ejemplo, un flujo de trabajo podría enviar un documento directamente a una ubicación específica Almacenamiento en la nube , en lugar de que el usuario tenga que determinar el destino cada vez. MyQ admite múltiples acciones Easy Scan con diferentes destinos.

Utiliza estructuras de carpetas adecuadas

Cuando las integraciones de « Almacenamiento en la nube » admiten la exploración de carpetas, los usuarios pueden navegar por las ubicaciones disponibles desde Dispositivo. En el caso de SharePoint Online, MyQ X se puede configurar tanto para un sitio específico como para varios sitios, y la exploración de carpetas estará disponible en función de la configuración.

Mantén los permisos bajo control

Almacenamiento en la nube Las conexiones deben reflejar el modelo de acceso actual de la organización. Las integraciones deMyQrequieren que los usuarios o administradores configuren la conexión y los permisos pertinentes antes de que se pueda utilizar el destino de almacenamiento.

Automatiza siempre que sea posible

Si cada escaneo sigue exigiendo a los usuarios que renombren, ordenen, procesen y trasladen manualmente el archivo resultante, la organización ha digitalizado la captura, pero no necesariamente el flujo de trabajo que la rodea. Aquí es donde cobra importancia el procesamiento automatizado.

¿Cómo se pueden procesar automáticamente los documentos escaneados?

El escaneo puede ser el primer paso de un flujo de trabajo de documentos más amplio. 

MyQ Admite el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear documentos en los que se puedan realizar búsquedas, así como parámetros de escaneo adicionales y metadatos. Los flujos de trabajo de escaneo de MyQtambién pueden enviar documentos a sistemas de gestión documental y a otros destinos.

Por ejemplo, el OCR puede convertir un documento escaneado en un PDF en el que se puedan realizar búsquedas, en lugar de dejar a la organización con una imagen que solo se puede visualizar. También se puede introducir información adicional durante el proceso de escaneo, como números de factura, fechas de vencimiento, importes totales o moneda, y almacenarla como metadatos junto con el documento. 

El escaneo a la nube es más que un simple destino

El valor de «Scan to Cloud» no radica simplemente en eliminar unos cuantos clics del proceso de escaneo.

El cambio más importante consiste en conectar el momento en que un documento pasa a ser digital con el sistema en el que dicho documento debe almacenarse o procesarse.

Para una organización que da prioridad a la nube, esto puede significar la digitalización de documentos directamente en los servicios en la nube existentes. En el caso de un entorno híbrido, puede significar la incorporación de flujos de trabajo de documentos conectados a la nube, al tiempo que se mantiene la arquitectura existente de « MyQ X».

Y cuando se incorporan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los metadatos y la automatización de los flujos de trabajo, el escaneo pasa a formar parte de un proceso documental más amplio, en lugar de ser una función aislada en una impresora multifunción. 

MyQ Ofrece ambas opciones: MyQ Roger para organizaciones que buscan una arquitectura de nube pública, y MyQ X para organizaciones que necesitan una implementación local o híbrida con flujos de trabajo de documentos conectados a la nube.