Más allá del escaneo: cómo crear flujos de trabajo de documentos más inteligentes con Almacenamiento en la nube, OCR y la automatización de flujos de trabajo

El proceso funciona, pero introduce pasos innecesarios, consume un tiempo valioso y aumenta el riesgo de que los documentos se extravíen o se almacenen de forma inconsistente. 

Nuestro análisis de las preguntas más frecuentes y de los debates en los distintos canales pone de manifiesto que las organizaciones buscan cada vez más formas más eficaces de gestionar los flujos de trabajo documentales.

Preguntas sobre el escaneo en la nube, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los metadatos y la automatización de los flujos de trabajo , lo que refleja una evolución desde el escaneo básico hacia procesos más conectados y automatizados.

El objetivo ya no es simplemente digitalizar documentos en papel. Se trata de garantizar que la información llegue al destino adecuado, en el formato adecuado y con el contexto adecuado.

El escaneo moderno consiste en transferir información, no archivos

En lugar de crear un PDF que alguien tenga que procesar manualmente, los flujos de trabajo de documentos actuales pueden enviar automáticamente los documentos a Almacenamiento en la nube, convertirlos en archivos en los que se pueden realizar búsquedas, capturar información adicional e integrarlos en los procesos empresariales existentes.

Este enfoque reduce el trabajo manual y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda, la organización y el intercambio de documentos.

Para los administradores de TI, también aporta una mayor coherencia al sustituir los hábitos individuales de los usuarios por flujos de trabajo estandarizados que pueden gestionarse de forma centralizada.

Envía los documentos directamente a donde corresponda

En lugar de escanear para enviarlos por correo electrónico o guardarlos temporalmente en ordenadores locales, los usuarios pueden escanear directamente a su cuenta de Almacenamiento en la nube preferida desde la impresora multifunción Dispositivo.

MyQ admite destinos de escaneo en la nube, entre los que se incluyen: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive Para empresas 

• Google Drive 

• Google Drive para Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

También hay disponibles destinos adicionales, como carpetas de « red », servidores FTP, destinos personalizados y correo electrónico, para dar respuesta a las distintas necesidades empresariales.

La entrega directa implica que los documentos llegan al lugar que los usuarios esperan, lo que reduce las cargas manuales y ayuda a las organizaciones a mantener prácticas coherentes de almacenamiento de documentos.

Disponibilidad en MyQ X y MyQ Roger

La lista completa de destinos que figura más arriba se aplica a MyQ X. MyQ Roger admite actualmente el escaneo directo a OneDrive, Google Drive, SharePoint (con la licencia correspondiente), Microsoft Teams y correo electrónico desde la propia impresora; Dropbox, Box, iCloud y la opción «escaneado al móvil» están disponibles a través de la aplicación móvil MyQ Roger , en lugar de desde Dispositivo. Amazon S3, las carpetas de red y los destinos FTP no están disponibles actualmente en MyQ Roger . 

Las integraciones en la nube se adaptan de forma natural a los flujos de trabajo existentes

Tanto si los equipos colaboran a través de Microsoft 365 como de Google Workspace, los usuarios esperan cada vez más que los documentos escaneados aparezcan junto al resto de su contenido digital. 

MyQ permite escanear directamente a servicios como SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive y Google Drive for Workspace. Los administradores pueden configurar los destinos de escaneo de forma centralizada, mientras que los usuarios autentican sus propias cuentas en la nube para garantizar que los documentos se envíen de forma segura a la ubicación correcta.

Dependiendo de la configuración, los usuarios también pueden explorar las carpetas directamente desde el equipo multifuncional Dispositivo antes de finalizar el escaneo, lo que facilita archivar los documentos correctamente a la primera. 

El OCR permite realizar búsquedas en documentos escaneados

Sin el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), buscar un contrato, un número de factura, el nombre de un cliente o una referencia en miles de archivos PDF escaneados resulta casi imposible.

El OCR resuelve este problema al reconocer el texto impreso en los documentos escaneados y generar un resultado en el que se pueden realizar búsquedas.

En MyQ, el OCR permite convertir documentos escaneados en archivos en los que se pueden realizar búsquedas, al tiempo que admite múltiples formatos de salida mediante perfiles de OCR configurables. A continuación, estos perfiles pueden incorporarse a los flujos de trabajo de Easy Scan para estandarizar el procesamiento de documentos en toda la organización.

Disponibilidad en MyQ X y MyQ Roger

En MyQ X, el OCR se ejecuta a través del componente dedicado MyQ OCR servidor, un componente gratuito y autohospedado (basado en el motor Tesseract, compatible con más de 60 idiomas) que se integra en los flujos de trabajo de Easy Scan .

En MyQ Roger , el OCR está integrado en la aplicación móvil y también está empezando a aparecer como una opción de escaneo directamente en las impresoras compatibles (ahora es la opción predeterminada en los modelos compatibles de HP ); no existe un producto de OCR independiente y autónomo servidor en MyQ Roger , como sí lo hay en MyQ X.

Los metadatos aportan contexto empresarial a los documentos

Muchos procesos empresariales se basan en datos como números de factura, nombres de clientes, códigos de proyecto, referencias de órdenes de compra o identificadores de departamento para organizar los documentos correctamente.

Esta información se conoce como metadatos. 

MyQ permite a las organizaciones recopilar información adicional durante el proceso de digitalización. En función del flujo de trabajo, los usuarios pueden introducir datos como números de factura, fechas de vencimiento, totales, divisas u otra información específica de la empresa antes de que el documento se envíe a su destino. Estos datos pueden acompañar al documento en el sistema de destino, lo que facilita considerablemente su clasificación y recuperación.

Añadir metadatos en el momento de la captura ayuda a las organizaciones a establecer prácticas de gestión documental más coherentes sin necesidad de realizar un procesamiento manual adicional posteriormente.

Disponibilidad en MyQ X y MyQ Roger

La función de captura de metadatos está documentada en MyQ X. MyQ Roger Los parámetros de flujo de trabajo abarcan ajustes técnicos de escaneo, como el modo dúplex, la resolución, el tamaño del papel y el formato, pero no los campos de metadatos empresariales personalizados.

Automatización de procesos documentales repetitivos

Un empleado inicia sesión en Dispositivo, selecciona un destino, configura las opciones de escaneo, introduce la misma información y repite el proceso decenas de veces.

La automatización de los flujos de trabajo elimina gran parte de esta repetición.

Con MyQ Easy Scan, los administradores pueden crear flujos de trabajo de escaneo predefinidos que combinan varias acciones en una única operación para el usuario. En lugar de configurar cada escaneo manualmente, los usuarios solo tienen que seleccionar el flujo de trabajo adecuado y MyQ aplica automáticamente los ajustes necesarios antes de enviar el documento a su destino.

En función de las necesidades de la empresa, los flujos de trabajo pueden incluir ajustes de escaneo predefinidos, destinos en la nube, recopilación de metadatos, procesamiento OCR y enrutamiento de documentos.

Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce los errores de los usuarios al garantizar que los documentos se tramiten de forma coherente en toda la organización.

La estandarización beneficia tanto a los usuarios como al departamento de TI

Sin flujos de trabajo estandarizados, los usuarios suelen desarrollar sus propios hábitos a la hora de nombrar archivos, seleccionar destinos o configurar los parámetros de escaneo. Con el tiempo, estas diferencias complican la gestión de documentos y aumentan la probabilidad de que la información se extravíe.

Los flujos de trabajo centralizados ayudan a garantizar que los documentos sigan el mismo proceso, independientemente de quién los escanee o de qué impresora multifuncional Dispositivo se utilice.

Para los equipos de TI, esto simplifica la administración.

Para los usuarios, esto supone una experiencia familiar que requiere tomar menos decisiones durante las tareas cotidianas. 

Convertir el escaneo en un proceso empresarial conectado

El escaneo sigue siendo una parte importante de muchas operaciones empresariales, pero su valor ya no radica únicamente en la digitalización del papel. 

Las mayores ventajas se derivan de lo que ocurre una vez capturado el documento.

La integración directa en la nube reduce las gestiones innecesarias. El OCR transforma las imágenes estáticas en documentos en los que se pueden realizar búsquedas. Los metadatos aportan un contexto empresarial. La automatización de los flujos de trabajo elimina las tareas manuales repetitivas y envía los documentos exactamente a donde deben ir.

En conjunto, estas capacidades ayudan a las organizaciones a ir más allá del escaneo tradicional y a adoptar flujos de trabajo documentales más eficientes, más coherentes y mejor adaptados a la forma en que las empresas modernas gestionan la información hoy en día.

Cómo conseguir la ayuda que necesitas

Como siempre, los clientes y socios actuales deben dirigirse en primer lugar al MyQ Portal de la comunidad, donde encontrarán documentación, respuestas y la posibilidad de registrar incidencias de asistencia.

También te recomendamos que mantengas activo el plande Software Assurance de tu licencia, ya que es lo que te permite acceder a las últimas actualizaciones, a los parches de seguridad y al servicio de asistencia de MyQ siempre que surja algún problema.