Impresión eficaz y segura en oficinas públicas y gubernamentales

Si bien es cierto que hay muchas grandes empresas (multinacionales) que operan en todo el mundo procesando datos, a la hora de considerar el manejo de información física y digital no podemos descuidar un amplio sector crítico para el funcionamiento de cualquier nación: la administración pública y estatal.

El Estado y el tratamiento de documentos

Trabajar con información es un proceso fundamental y cotidiano para la miríada de oficinas gubernamentales. Los ministerios y las autoridades deben examinar miles de documentos cada día y seguir procesándolos, al tiempo que mantienen registros sistemáticos. Los sistemas de gestión de documentos(SGD) y la creciente digitalización pueden ayudarles a conseguirlo. Probablemente no nos despediremos de los clásicos formularios rosa, azul y verde hasta dentro de un tiempo, pero aun así, la administración pública se centra cada vez más en la digitalización general de sus procesos. Un buen ejemplo es el proyecto de administración electrónica, que pretende simplificar los procesos administrativos y potenciar la comunicación electrónica de los ciudadanos con las autoridades. Capítulo aparte merece la protección de datos personales, que se rige no sólo por la legislación checa, sino también por la europea.

A la hora de organizar el trabajo con documentos, también desempeñan un papel crucial las distintas ubicaciones de los puestos de trabajo individuales que trabajan en procesos compartidos. Para su buen funcionamiento, es prácticamente necesario implantar una gestión de documentos dirigida, personalizada, controlable y, sobre todo, cibernéticamente segura, que armonice con la configuración adecuada de los procesos de impresión y escaneado. Una solución fiable de impresión de mantillas puede cubrir todos estos requisitos.

Gestión de impresión segura y funcional

MyQ lleva más de 15 años creando sistemas de gestión de impresión y, con sus innovadoras soluciones, ha contribuido a agilizar y asegurar los procesos de impresión no sólo en la administración pública, sino también en numerosas empresas, incluidas corporaciones multinacionales.

El Ministerio del Interior de la República Checa, para el que la seguridad de los datos es una necesidad absoluta, también ha equipado sus impresoras multifunción con unaMyQ . Además de proporcionar una protección de primer nivel para trabajos de impresión, la solución también redujo los costes de impresión en un 60 %. Por otra parte, la gestión centralizada de los procesos de impresión y escaneo ha permitido al Ministerio liberarse de gran parte de su carga informática: sus administradores de TI tienen todo el parque de impresoras del Ministerio bajo control constante desde un único lugar.

Las oficinas de la administración local también valoran contar con un sistema de impresión fiable y unificado. En este caso, el control uniforme de todas las impresoras resulta muy útil. Por ejemplo, tras instalar el software MyQ , la oficina municipal de Čáslav dejó de tener problemas para configurar la impresión, y sus empleados ahora escanean con mucha mayor eficiencia gracias a perfiles de escaneo configurados específicamente. Además, trabajos de impresión protegidos mediante un inicio de sesión obligatorio con PIN en las impresoras.

"Un panel de administración para gobernarlos a todos" también eliminó obstáculos de impresión para el municipio francés de Lorient. Con la ayuda del módulo de servicioMyQ , el personal informático tiene una visión perfecta del estado de la flota de impresión. Reciben notificaciones automáticas cada vez que los equipos multifunción MyQ MyQ necesitan mantenimiento. Además, la función pull print hace que la impresión sea más flexible y segura para los 300 empleados del municipio.

Un paso adelante (digital)

La edición más avanzada de la serie Ultimate MyQ puede convertirse en una herramienta indispensable para la digitalización de documentos, tanto en organismos públicos como en otros entornos. Gracias a la potente herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las organizaciones pueden configurar, por ejemplo, procesos de escaneo avanzados que facilitan enormemente la transferencia de datos de documentos en papel a los sistemas internos y al almacenamiento. Y, por supuesto, es posible sincronizarlos con sistemas de gestión documental (DMS). En una época en la que el teletrabajo está en continuo aumento, las organizaciones también pueden aprovechar el MyQ Desktop Client para puestos de trabajo remotos o desde casa, que ayuda a mantener la política de impresión y la seguridad cuando se trabaja fuera de la oficina, de modo que las empresas puedan tener sus trabajos de impresión control prácticamente en cualquier lugar.

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