Los retos de la impresión en entornos de trabajo híbridos

También debería ayudar a las organizaciones a ir más allá de la gestión básica de la impresión, controlando los flujos de trabajo de los documentos y reduciendo las impresiones innecesarias. La plataforma adecuada debería integrar la seguridad en la arquitectura, en lugar de considerarla un elemento añadido a esta. 

Por qué es importante ahora 

Las oficinas distribuidas, los usuarios remotos, la infraestructura en la nube y los crecientes requisitos de cumplimiento normativo ponen de manifiesto las debilidades de los entornos de impresión, que se diseñaron para una única oficina y una infraestructura relativamente estática.

Las consecuencias son prácticas: más trabajo para el departamento de TI, mayor exposición de los documentos confidenciales, dispositivos más difíciles de controlar y procesos de cumplimiento normativo más complicados. Por lo tanto, una plataforma de impresión debe evaluarse como parte del entorno más amplio de TI y de gestión documental de la organización, y no como una herramienta independiente para gestionar impresoras. 

¿Qué arquitectura de seguridad debería tener una plataforma de impresión?

La seguridad debe partir del diseño mismo de la plataforma, no de un módulo de seguridad opcional añadido posteriormente. Empieza por Autenticación y Autorización. Se debe exigir a los usuarios que se autentiquen antes de acceder a los flujos de trabajo de impresión protegidos, con permisos basados en roles que controlen lo que pueden hacer los administradores y los usuarios.

El cifrado debe proteger los datos tanto durante su transmisión como durante su almacenamiento, y la plataforma debe ofrecer controles claros sobre la ubicación de los datos de impresión trabajos de impresión y de los documentos.

Impresión segura La divulgación es otro aspecto importante a tener en cuenta. Una plataforma debe evitar que los documentos confidenciales se publiquen inmediatamente en unDispositivo y queden desatendidos. Por el contrario, trabajos de impresión deben permanecer protegidos hasta que el usuario autorizado los publique.

En entornos híbridos, también hay que analizar qué ocurre con los datos de impresión fuera del servidor central. Los Encolado de impresión locales, las colas no gestionadas y las copias no controladas de documentos pueden socavar una arquitectura que, por lo demás, sería segura. El objetivo debe ser coherente con el control sobre el documento a lo largo de todo su ciclo de vida de impresión. 

¿Por qué es importante la neutralidad respecto a los proveedores para la seguridad de la impresión?

Un entorno «Impresión segura » no debería obligar a una organización a estandarizar todo su parque informático en torno a un único fabricante.

Las grandes organizaciones suelen gestionar flotas mixtas que abarcan distintas oficinas, ubicaciones y generaciones de dispositivos. Una plataforma de gestión de impresión debería ofrecer políticas de seguridad y flujos de trabajo uniformes en todo ese entorno, en lugar de que la seguridad dependa de la impresora que esté instalada.

La neutralidad respecto a los proveedores también es importante cuando las organizaciones sustituyen o consolidan dispositivos. Si la plataforma de impresión está estrechamente vinculada a un único ecosistema de hardware, cambiar de dispositivos puede convertirse en un proyecto de infraestructura más amplio de lo necesario.

Una plataforma compatible con una flota mixta permite centralizar Autenticación, Impresión segura las actualizaciones, las políticas, la supervisión y los flujos de trabajo de documentación sin necesidad de crear enfoques de gestión distintos para cada tipo de hardware.

Esto reduce la dependencia del hardware y ofrece a los equipos de TI una mayor flexibilidad cuando se producen cambios en el parque informático.

¿Cómo debería gestionar la plataforma la automatización de los flujos de trabajo y la digitalización de documentos?

La gestión de la impresión no debería limitarse a cuando un documento llega a la impresora. La misma plataforma debería ayudar a las organizaciones a controlar lo que ocurre con los documentos antes y después de la impresión, sobre todo cuando el escaneo y la digitalización forman parte de los procesos cotidianos. 

Busca funciones que permitan enviar documentos a destinos definidos, automatizar los flujos de trabajo de digitalización, procesar el contenido digitalizado y reducir las tareas manuales. El OCR, por ejemplo, puede convertir el texto de los documentos digitalizados en información legible por ordenador que otros sistemas puedan procesar.

Esto es importante porque la impresión innecesaria suele ser un síntoma de procesos documentales ineficientes. Si los empleados pueden capturar, procesar y enviar la información de forma digital y segura, es posible que haya menos necesidad de imprimir, manejar, escanear y volver a introducir manualmente la misma información. 

Por lo tanto, la automatización de los flujos de trabajo debería evaluarse como parte de la gestión de la impresión.

¿Qué capacidades en materia de cumplimiento normativo y auditoría son imprescindibles?

Los administradores deben poder determinar quién ha accedido al sistema, qué permisos tenía y qué ha ocurrido con los documentos dentro del entorno. El control de acceso basado en roles ayuda a restringir los permisos administrativos y operativos en función de las responsabilidades de los usuarios.  

Las pistas de auditoría son igualmente importantes. 

Ofrecen información sobre la actividad y pueden ayudar a las organizaciones a investigar incidentes o a demostrar que se han implantado los controles adecuados.

La protección de datos debe abarcar todo el ciclo de vida del documento, incluyendo tanto los datos transmitidos como los almacenados. MyQ La documentación de seguridad de X, por ejemplo, describe el cifrado de los datos en reposo y el cifrado de datos de extremo a extremo, junto con un Autenticación, controles de acceso y auditorías.

Los requisitos específicos de cumplimiento dependerán de la organización y de su sector, pero el principio subyacente es el mismo: los controles de seguridad deben ser demostrables, gestionables y auditables.

En qué se equivocan las soluciones deficientes o obsoletas

No todas las arquitecturas de gestión de impresión están diseñadas para los entornos distribuidos actuales. 

Algunos patrones habituales generan una complejidad innecesaria: 

• Arquitecturas de agentes «per-Dispositivo »: Acumular múltiples actualizaciones en dispositivos individuales puede aumentar el trabajo de implementación y mantenimiento a medida que las flotas crecen o cambian. Esto puede traducirse en un mayor esfuerzo administrativo y en más posibilidades de que surjan problemas de configuración. 

• Seguridad incorporada a posteriori: Cuando la seguridad se trata como un módulo adicional en lugar de como parte de la arquitectura de la plataforma, los controles pueden quedar fragmentados entre los distintos componentes. 

• Plataformas con hardware bloqueado de un único proveedor: Vincular en exceso la gestión y la seguridad a un único ecosistema de hardware puede hacer que los cambios en el parque informático resulten más problemáticos y limitar las opciones futuras en materia de Dispositivo . 

• Sistemas exclusivamente locales adaptados al trabajo híbrido: Los sistemas diseñados en torno a un entorno de oficina fijo y centralizado pueden requerir infraestructura adicional y soluciones provisionales cuando las organizaciones pasan a entornos alojados en la nube o distribuidos.

El coste no es solo técnico. Estas limitaciones arquitectónicas pueden aumentar la carga de trabajo del servicio de asistencia técnica, ralentizar las implementaciones y los cambios en las oficinas, y dificultar el mantenimiento de controles coherentes de seguridad y cumplimiento normativo.

Cómo « MyQ » convirtió la gestión de la impresión en una mejora operativa

Orion Group Holdings utilizó MyQ X para centralizar la gestión de la impresión en todo su entorno distribuido, reforzar la seguridad de los documentos y mejorar la visibilidad de las operaciones de Dispositivo y los costes de impresión.

La implementación resultante incluyó el servicio seguro Impresión bajo demanda, la gestión centralizada de la flota, el aprovisionamiento automatizado de impresoras, las notificaciones proactivas Dispositivo , la contabilidad de proyectos y los flujos de trabajo automatizados de documentos.

El proyecto conlleva una reducción prevista reducción de más del 30 % en el y de tóner, así como un ahorro estimado de ahorro de entre 20 y 25 horas de administración de TI al mes.

Estos resultados ponen de manifiesto por qué la evaluación debe ir más allá de preguntarse si una plataforma es capaz de gestionar impresoras. La pregunta más útil es qué cambios puede aportar la plataforma en el entorno general de impresión y gestión de documentos de la organización.

Una plataforma de «Impresión segura » debe integrarse en la arquitectura de seguridad de la organización, funcionar en todo su parque de equipos, adaptarse a su modelo de implementación, dar soporte a los flujos de trabajo documentales y proporcionar los controles necesarios para garantizar la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo.