El rostro de la digitalización en las empresas actuales

Significa copiar de forma aparentemente interminable direcciones, importes y contactos en una hoja de cálculo de Excel, introducir cientos de dígitos en diversos sistemas contables, etcétera. Si has pasado por esto, sabes de lo que hablamos. Cuando se trata de un puñado de documentos, puede considerarse un ejercicio de estiramiento para los dedos. Pero a medida que crecen las pilas de papeles que hay que procesar, no sólo aumenta proporcionalmente la carga carpiana, sino también el tedio de un trabajo desmotivador y monótono para los empleados, que da más margen para el error y les priva de un tiempo que podrían emplear de forma más provechosa.

Del papel al sistema

Un buen ejemplo de documento repleto de información es una factura. Casi todas las empresas necesitan introducir las facturas en algún tipo de sistema interno, por lo que la transcripción de los datos a formato digital es un requisito obvio. Lo mismo ocurriría, por ejemplo, con los contratos, con cuyo contenido hay que seguir trabajando, ya sea en una empresa comercial o en un banco. Por supuesto, la mayoría de estos documentos se escanean, pero el simple hecho de escanear un documento físico y crear una copia electrónica del mismo no es, desde luego, el final del asunto cuando se trata de la digitalización moderna.

Hace varios años, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres ( OCR ) vino en ayuda de la transcripción manual, permitiendo extraer información textual de un documento escaneado y convertirla en formato editable. Así que ahora, el contable saca la factura del sobre, la escanea, el OCR "tritura" la información del papel en formato DOCX o PDF, y luego es posible seguir trabajando con ella en el ordenador. Aunque los dedos de los contables respiren aliviados, aún les esperan muchos clics y operaciones manuales.

Digitalización con todas las comodidades

La conversión de datos físicos a formato electrónico puede realizarse con una elegancia aún mayor. La misión principal MyQes ayudar a sus usuarios a centrarse en lo que mejor saben hacer, por lo que les ofrece soluciones modernas de digitalización y automatización en lo que respecta al trabajo con documentos. Con la versión más avanzada de Ultimate de la familia MyQ , lo único que tiene que hacer un empleado es pulsar un solo botón en el panel de la impresora y los datos del documento en papel terminan exactamente donde deben estar, ya sea en Almacenamiento en la nube en un sistema ECM/DMS.

MyQ escaneará el documento, lo someterá a un proceso avanzado de OCR y, a continuación, enviará los datos extraídos directamente a los campos correspondientes, como unaBase de datos una tabla. El sistema es capaz de reconocer las zonas que deben escanearse y convertirse —yendo mucho más allá del simple texto—: reconoce sellos, firmas, casillas de verificación, códigos de barras e incluso códigos QR. Esta funcionalidad MyQ Ultimate en el procesamiento de facturas, así como de formularios, cartas y otros documentos estandarizados, será muy apreciada por organismos públicos, bancos y todo tipo de servicios de atención al cliente.

La guinda del pastel digital es que el software puede reconocer de qué tipo de documento se trata, por lo que el empleado no tiene que clasificar nada. Simplemente coloca todos los documentos en el alimentador y MyQ los transporta por sí solo hasta su destino virtual. Es la auténtica digitalización de documentos del siglo XXI.

De archivador a icono

Con el cambio cada vez más rápido al espacio digital, también están desapareciendo los elementos habituales de toda oficina tradicional: los armarios gigantes llenos de carpetas y archivadores. Estos guardianes de cartón de contratos, facturas y cartas están adoptando poco a poco la forma de cubiertas de carpetas virtuales. Los materiales en papel, como recibos o formularios de gastos de viaje, ya no tienen por qué llenar los bolsillos de plástico de las carpetas; basta con cargarlos en carpetas virtuales de almacenamiento electrónico. Aquí, los empleados pueden guardarlos ellos mismos y ponerlos a disposición de otros compañeros.

Por supuesto, compartir archivos en la red local no es nada nuevo. Sin embargo, incluso esto debe renovarse y adaptarse a los nuevos entornos de trabajo, los llamados «híbridos», en los que los empleados trabajan alternativamente en la oficina y a distancia. Es poco probable que el acceso remoto y las VPN, con niveles de fiabilidad variables o elevados costes operativos, sean la solución ideal. Por ello, las tecnologías en la nube están ganando terreno, ya que permiten un acceso fiable a los datos corporativos siempre que haya una conexión a Internet disponible. Basta con iniciar sesión de forma segura en el servicio en la nube para poder colaborar sin problemas con los compañeros, incluso si se encuentran a 300 km de distancia.

Imprima y escanee cómodamente desde su teléfono 

Los cambios en nuestra forma de trabajar también han afectado al procesamiento de documentos, que hasta ahora dependía de la presencia física de una fotocopiadora en la oficina, algo que puede ser un obstáculo para las personas que trabajan desde casa. También en este caso, la nube puede ofrecer flexibilidad y comodidad. Permite meterse literalmente toda la oficina en el bolsillo y gestionar documentos desde cualquier lugar, directamente desde un teléfono móvil, ya sea escaneando o preparando documentos para imprimir. El sitio MyQ Roger le ofrece la posibilidad de gestionar sus necesidades de escaneado e impresión cómodamente desde su teléfono. 

Por ejemplo, puedes escanear un pedido o un albarán que acabas de firmar en una reunión con un socio directamente con la cámara de tu teléfono móvil y enviarlo a una carpeta compartida en elOneDrive de la empresa, desde donde podrán acceder a él los departamentos de logística y otros. O tal vez tengas documentos de tu superior que debes firmar y que se están acumulando en tu oficina en casa. No tienes que anotarlos en ningún sitio: en laRoger MyQ Roger , puedes encontrarlos inmediatamente en la nube de trabajo y enviarlos a la cola de impresión cola la comodidad de tu salón. Cuando llegues a la oficina, inicia sesión en una impresora que ejecute MyQ Roger tu teléfono móvil y libera los documentos de la cola de forma segura. Cuando quieras seguir trabajando con la impresora, simplemente indícale lo que puede hacer por ti desde tu teléfono.

Como auténtico asistente digital inteligente en el lugar de trabajo, MyQ Roger funciona íntegramente en la nube pública, para que lo tengas a mano vayas donde vayas. Además, es una plataforma abierta que está en constante expansión, implementando nuevas herramientas y dando a sus usuarios cada vez más espacio para trasladarse al entorno digital.

MyQ convierte la verdadera digitalización y gestión de documentos en cuestión de unos pocos clics. En la oficina, MyQ X Ultimate se encargará de la digitalización precisa y la clasificación automática de los datos en los cajones correctos del sistema, y si quiere dar una nueva dimensión a la cooperación en la nube con los compañeros, MyQ Roger está aquí para su teléfono.

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