Triunfar con una Flota de impresoras de múltiples proveedores

En un mundo ideal, los representantes de ventas de equipos de oficina estarían encantados de realizar una sustitución completa de toda la flota de impresoras multifunción de su cliente, así como de la solución de gestión de impresión, todo ello de la mano de un único proveedor u OEM. Al menos sobre el papel, ésta sería la solución más sencilla y limpia. Y, según los analistas, esto es lo que preferirían hacer tanto las empresas como los proveedores de soluciones de gestión de impresión. 

Pero a menudo no es así. Vivimos en un mundo subóptimo en el que las restricciones presupuestarias y la disponibilidad limitada de hardware condicionan las opciones y la infraestructura de TI, y esto incluye las impresoras multifunción (MFP) y su software de gestión.  

Hablemos de las impresoras multifunción

Aunque muchas empresas tienen una flota mixta de equipos multifunción, no está claro cuán comunes son estas flotas de varios proveedores. Según cálculos aproximados, la cifra ronda el 40%, pero podría ser mucho mayor.

Gran parte de esta mezcla se debe a la forma en que se han ido constituyendo los parques de impresoras a lo largo del tiempo. «La mayoría de las organizaciones evolucionan de forma orgánica y, por lo tanto, un parque típico suele estar compuesto por impresoras y equipos multifunción de distintos proveedores», afirma Sharon McNee, directora de investigación de IDC Europa. «Este hardware se ha adquirido mediante diversos métodos y con contratos de diferente duración, lo que da lugar a la coexistencia de dispositivos antiguos y nuevos». 

Además, la escasez mundial de chips semiconductores también sacudió al sector de las impresoras. Los fabricantes se vieron obligados a repartir su limitado suministro entre las distintas líneas de productos, algunos modelos concretos dejaron de estar disponibles y los precios subieron en general. «Fue una oportunidad inesperada para crear un entorno de parque mixto basado en Dispositivo de diferentes fabricantes», afirmó Louella Fernandes, directora de la consultora Quocirca.

No es que ni las empresas ni los proveedores estén tratando de crear diversidad en sus parques de impresoras. «Se esfuerzan por racionalizar los parques reduciendo el número total de marcas y modelos, pero incluso después de ese proceso, la mayoría de los parques seguirán contando con equipos de al menos dos proveedores», añadió McNee. «Si a esto le sumamos que ningún proveedor de impresión puede suministrar todos los tipos de hardware necesarios, nos encontramos con una situación en la que una flota completamente homogénea es algo muy poco habitual».

Los problemas de las flotas mixtas van más allá del hardware

Contar con una Flota de impresoras diversa Flota de impresoras algo más que una simple mezcla heterogénea de equipos. «Un entorno con una flota mixta suele requerir un mosaico de software y controladores de múltiples marcas y dispositivos, sin olvidar los retos de administración de TI, las vulnerabilidades de seguridad, los consumibles y el mayor impacto medioambiental», explicó Fernandes, de Quocirca. También hay factores sociales a los que las empresas deben hacer frente. «El cambio hacia el teletrabajo y una plantilla distribuida está creando más retos a la hora de gestionar una infraestructura de impresión con múltiples proveedores», afirmó.  

Según los datos, una encuesta de Quocirca reveló que la mayoría (61 %) de las empresas encuestadas contaba con una configuración de impresión unificada: un parque de impresoras estandarizado con unaúnica solución de gestión de impresión. Sin embargo, el 31 % de las empresas disponía de un Flota de impresoras de múltiples proveedores Flota de impresoras una única solución de impresión. Además, un pequeño porcentaje de empresas (8 %) tenía una mezcla operativa de más de un proveedor de soluciones de impresión. 

Independientemente de si se trata de una solución proporcionada directamente por el fabricante de equipos originales (OEM) o de una solución independiente y compatible con cualquier marca, una solución de gestión de impresión debe ser capaz de gestionar eficazmente al menos dos o más marcas de impresoras. «El objetivo es mitigar la diversidad de hardware mediante una plataforma central de gestión de impresión que pueda dar soporte a un entorno con múltiples proveedores, ofreciendo una experiencia de usuario coherente independientemente del Dispositivo la marca», afirmó Fernandes.

Problemas cotidianos con una flota de varios proveedores

En muchos casos, la aparición de una flota multivendedor suele ser ad hoc, el resultado planificado no estratégico de la realidad empresarial y económica. Dicho esto, la explotación de una flota multivendedor tiene su propio conjunto específico de retos que pueden caracterizarse como beneficios, costes e impactos.  

En el lado positivo, hay tres ventajas principales señaladas por Fernandes. Puede ahorrar gastos, ya que para una empresa puede resultar demasiado costoso cambiar a una única marca OEM. Algunos dispositivos especializados de impresión y escaneado pueden no estar disponibles en el proveedor principal de una empresa. En tercer lugar, la diversidad de marcas puede liberar a una empresa de estar excesivamente atada a un único proveedor. 

Aunque la mayoría de estos beneficios -planificados o no- son financieros, muchos de los costes operativos recaen directamente sobre los administradores de sistemas. Estos costes pueden derivarse de cargas de trabajo adicionales o presupuestos de mantenimiento más elevados, ya que tienen que hacer malabarismos con las demandas de los usuarios finales y el hardware. Desde el punto de vista contable, estos costes son relativamente más fáciles de contabilizar. Algunos de los impactos más importantes -y difíciles de calcular- de una flota de varios proveedores son las limitaciones en la forma en que una organización y su personal pueden crear flujos de trabajo eficaces con sus documentos impresos y digitalizados.

Éstas son las principales áreas problemáticas identificadas por los analistas y los expertos técnicos MyQ :

Dispositivos y controladores incompatibles: lograr que las impresoras de distintos fabricantes se comuniquen entre sí dentro red una misma empresa red el mayor reto. La solución suele requerir un proceso de prueba y error con varios controladores de impresión universales. Los tipos específicos de controladores también pueden variar en función de la combinación concreta de fabricantes que componga la Flota de impresoras.  «La implementación de un Controlador de impresión universal Controlador un mecanismo de liberación puede evitar los problemas de compatibilidad y administración relacionados con los diferentes niveles de seguridad que existen en Controlador múltiples Controlador », explicó McNee, de IDC.  

Experiencia de usuario confusa: el proceso de inicio de sesión y el flujo de trabajo pueden variar considerablemente de un dispositivo a otro. Cada fabricante cuenta con una interfaz de pantalla y una secuencia operativa propias para las acciones de copia, impresión, fax y escaneo, debido a sus plataformas operativas patentadas. Esto puede dificultar o imposibilitar que los usuarios automaticen y sincronicen los flujos de trabajo entre impresoras multifunción. «Utilizar dispositivos en un parque mixto puede resultar una experiencia muy confusa, ya que los empleados a menudo tienen que aprender a comprender e interactuar con más de una interfaz de usuario. Saber qué Dispositivo para los diferentes tipos de trabajos de impresión también trabajos de impresión una curva de aprendizaje pronunciada que requiere orientación inicial y continua», añadió McNee.

Gestión práctica requerida: una combinación de OEM puede dar lugar a que los administradores de sistemas tengan que acceder directamente a los equipos multifunción individuales para instalar controladores, calcular el uso de consumibles y realizar el mantenimiento necesario. "La integración puede ser complicada. Puede haber fácilmente una falta de control a menos que exista un sistema de informes centralizado", señala Fernandes de Quocirca.

Movilidad limitada para el usuario final: la plantilla móvil e híbrida actual espera poder trabajar sin estar atada al escritorio de la oficina ni a la impresora multifunción, y utilizar una solución sencilla y segura en sus teléfonos inteligentes. Las diferencias en las capacidades de las impresoras multifunción entre los distintos fabricantes hacen que las opciones de movilidad sean limitadas e inconsistentes cuando una organización cuenta con un parque de equipos de múltiples proveedores. 

Mayor riesgo para la seguridad: mantener la seguridad del sistema resulta más complicado cuando aumenta el número de actualizaciones y parches. Además, la instalación de cientos de controladores de impresora individuales aumenta la probabilidad de que los administradores del sistema utilicen indebidamente la cola de impresión Microsoft para intercambiar controladores y provoquen una situaciónsimilar a la de PrintNightmare. 

Las flotas multivendedor tienen una solución con MyQ X 

El objetivo final en un entorno con múltiples proveedores es garantizar una experiencia de usuario fluida que se mantenga coherente en todos los dispositivos y marcas, independientemente de las variaciones o diferencias que puedan existir. Es aquí donde MyQ consolidado su papel comosolución independiente de gestión de impresión de primer nivel. La última versión de MyQ ofrece una serie de ventajas especialmente valiosas para quienes cuentan con unparque de impresoras mixto o heredado, y estas ventajas benefician a todo el espectro: distribuidores, administradores de TI, directivos y usuarios finales. Estas son algunas de las MyQ :  

• Instalación flexible y rápida: la detección automática de impresoras facilita la instalación de MyQ en un parque de impresoras de distintos fabricantes. Además, es eficiente y segura. MyQ los administradores tengan que instalar cientos de controladores de impresora individuales. 
• Gestión centralizada: obtenga una visión general de todos los equipos multifunción conectados —operaciones diarias, mantenimiento proactivo, consumo de material de oficina y cuentas de usuario— desde una única interfaz de usuario para sus administradores de sistemas. Esto ahorra tiempo, reduce el tiempo de inactividad de los equipos y disminuye los costes. 
• Experiencia de usuario unificada:MyQ es una solución unificada que permite a los usuarios realizar sus tareas diarias con facilidad, independientemente de la marca o el modelo de su equipo multifunción. Gracias a una interfaz única y fácil de usar, los usuarios pueden manejar sin dificultad una amplia gama de equipos multifunción de distintos fabricantes.
• Automatización y digitalización de flujos de trabajo - Deshágase de las tareas repetitivas con los flujos de trabajo personalizados y automatizados de MyQ X. Los administradores pueden crear fácilmente flujos de trabajo personalizados para las tareas diarias de copia, fax y escaneado, como guardar automáticamente los escaneados en destinos predefinidos. Esto libera tiempo y reduce la necesidad de introducir datos manualmente en el dispositivo multifunción.
• Fácil acceso e impresión segura: póngase en marcha más rápido.MyQ permite Autenticación rápido y cómodo Autenticación PIN, contraseña, tarjeta o código QR a través de un smartphone. Los usuarios finales no solo disfrutan de un inicio de sesión y una experiencia de usuario simplificados, sino que su seguridad también se ve reforzada gracias a Impresión bajo demanda. 
• Impresión móvil para todos: MyQ Mobile Client permite a los usuarios gestionar trabajos de impresión y ajustes, así como disfrutar de Impresión bajo demanda segura Impresión bajo demanda sus propios smartphones cuando no se encuentran en su escritorio o cerca del equipo multifunción, incluso en el caso de impresoras que no cuentan con un Terminal integrado.
• Mira antes de imprimir: la función de vista previa de impresión ahorra papel y evita confusiones, ya que permite a los usuarios ver una vista previa en el Terminal integrado del equipo multifunción Terminal integrado en sus teléfonos inteligentes.
• Planificación avanzada ante desastres: no se preocupe por que los tiempos de inactividad afecten a los procesos de impresión, copia y contabilidad. Desktop ClientMyQ yEncolado de impresión Dispositivo Encolado de impresión , junto con el análisis local de trabajos, Impresión de respaldo y el inicio de sesión sin conexión, garantizan la continuidad de las operaciones durante red imprevistas red .   
• Experiencia mejorada de MS Universal Print: disfruta de una experiencia de impresión remota y segura gracias a la integración entre el servicio Universal Print Microsofty el conector MyQ Universal Print. Esta integración permite Impresión bajo demanda segura Impresión bajo demanda con funciones de impresión remota desde cualquier lugar, incluso en redes Zero Trust, lo que supone una gran ventaja para las impresoras heredadas que no son compatibles de forma nativa con MS Universal Print.

Para obtener más información sobre cómo su flota multivendedor puede funcionar mejor con MyQ X, póngase en contacto con nosotros.

MOSTRARME MYQ X