Cuando escanear un documento no es suficiente: el reto de los registros digitales fiables

Sin embargo, en el caso de los documentos sujetos a requisitos de conservación, auditoría, normativos o legales, el mero hecho de disponer de una copia digital no responde necesariamente a las cuestiones más importantes. 

¿Se ha escaneado correctamente el documento? ¿Quién lo ha escaneado? ¿Puede la organización demostrar que la copia digital se corresponde fielmente con el original? ¿Se revisó el documento antes de desechar el original en papel?

¿Y, años más tarde, puede la organización aportar pruebas de cómo se elaboró y aprobó ese documento?

Estas cuestiones cobran cada vez más importancia a medida que las organizaciones sustituyen los procesos en papel por registros digitales.

La diferencia entre el escaneo y la digitalización fiable 

Existe una diferencia importante entre digitalizar un documento y aceptar la copia digital resultante como documento oficial.

Un proceso de digitalización estándar suele centrarse en la creación de un archivo digital. Una vez finalizada la digitalización, el archivo puede guardarse en una carpeta, en un sistema de gestión de documentos, en una plataforma de « Almacenamiento en la nube » o en un archivo.

El problema es que el archivo final no contiene necesariamente pruebas del proceso mediante el cual se creó.

Un PDF puede mostrar el contenido de un documento, pero es posible que no muestre: 

• ¿Quién realizó la exploración? 

• ¿Qué « Dispositivo » se utilizó? 

• Cómo se escaneó el documento 

• Si se ha comprobado que el escaneo cumple los requisitos de calidad y está completo 

• ¿Quién revisó la copia digital resultante? 

• Si el documento se aprobó antes de que se destruyera el original 

• Si el registro digital estaba protegido contra modificaciones posteriores

Para las organizaciones que necesitan demostrar la fiabilidad de sus registros digitales, el almacenamiento del archivo es solo una parte del problema. El proceso que hay detrás del archivo también es importante.

La normativa europea está prestando cada vez más atención a la confianza digital 

En toda Europa, las organizaciones operan en un entorno en el que la integridad, la seguridad, la rendición de cuentas y el valor probatorio de la información digital son fundamentales.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, por ejemplo, exige que los datos personales se traten con las medidas de seguridad adecuadas, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra la pérdida, destrucción o daño accidentales. Asimismo, establece la responsabilidad, al exigir a las organizaciones que puedan demostrar el cumplimiento de los principios pertinentes.

El marco europeo sobre identificación electrónica y servicios de confianza también reconoce la importancia de los mecanismos que garantizan la integridad y el origen de la información electrónica. En virtud del Reglamento eIDAS, las personas jurídicas pueden utilizar sellos electrónicos para garantizar el origen y la integridad de los datos y documentos, mientras que las marcas de tiempo electrónicas pueden servir como prueba de cuándo existían los datos y respaldar la integridad de los mismos.

Esto no significa que todos los documentos escaneados requieran los mismos controles.

Esto significa que las organizaciones deben comprender qué nivel de garantía es adecuado para los documentos que están digitalizando y qué pruebas podrían tener que aportar más adelante.

Archivar un documento no es lo mismo que preservar su valor probatorio

Pensemos en un documento que se ha escaneado y almacenado en formato digital. Si se conserva el original en papel, sigue existiendo un punto de referencia físico. Si se destruye el original en papel, la versión digital cobra mucha más importancia.

En ese caso, es posible que la organización tenga que demostrar que la copia digital es una representación fiable del original y que el proceso utilizado para crearla se controló adecuadamente.

Esto supone un reto para las organizaciones que consideran el escaneo como una simple actividad de captura y almacenamiento. Un archivo digital puede contener miles o millones de documentos, pero el propio archivo no explica necesariamente cómo se incorporó cada documento al sistema.

Sin los controles adecuados, las organizaciones pueden acabar teniendo una colección de archivos digitales sin un registro claro y verificable del proceso que hay detrás de ellos.

El escaneo de sustitución eleva el nivel de exigencia

Alemania ofrece un ejemplo especialmente claro de este reto a través de TR-RESISCAN, la directriz técnica de la Oficina Federal Alemana de Seguridad de la Información sobre el escaneo de sustitución.

La guía aborda las situaciones en las que se digitalizan documentos en papel y el original puede destruirse posteriormente. Adopta un enfoque basado en el ciclo de vida del proceso, en lugar de considerar la digitalización como una acción técnica aislada.

Esto incluye ámbitos como la preparación de documentos, la digitalización, el posprocesamiento, la garantía de integridad, los controles organizativos, el personal y las medidas de seguridad técnicas.

El principio subyacente es el siguiente: si la copia digital va a sustituir al documento en papel, la organización debe tener confianza en el proceso mediante el cual se ha creado dicha copia digital.

Por qué es importante el proceso de escaneo en sí mismo

Un proceso de digitalización controlado debe tener en cuenta algo más que la calidad de la imagen. Debe tener en cuenta a las personas implicadas, el equipo utilizado, el propio documento, el proceso de revisión y las pruebas que se conservan sobre lo ocurrido.

Por ejemplo, es posible que las organizaciones tengan que establecer: 

1. ¿Quién ha capturado el documento?
   Un registro digital resulta más útil cuando la organización puede asociarlo a la persona o al proceso responsable de su captura.

2. ¿Cómo se capturó?
   La información sobre el escáner Dispositivo y las condiciones de escaneo puede ser relevante a la hora de demostrar cómo se elaboró la copia digital.

3. ¿Se ha comprobado el resultado?
   Un escaneo puede contener páginas que faltan, una resolución deficiente, ajustes de color incorrectos u otros problemas que quizá no resulten evidentes solo por el hecho de que exista el PDF.

4. ¿Quién ha aceptado la copia digital?
   Existe una diferencia significativa entre realizar un escaneo y aceptar formalmente dicho escaneo como registro digital.
   
   En el caso de documentos con mayores requisitos de protección, la separación entre la persona que realiza la digitalización y la persona responsable de su aprobación puede suponer un control adicional.

5. ¿Se puede demostrar la integridad del registro?
   Las firmas digitales, los sellos, las marcas de tiempo y otros mecanismos pueden aportar pruebas sobre la integridad o el origen de la información electrónica, en función del proceso y los requisitos específicos. La legislación europea sobre servicios de confianza establece un marco para estos mecanismos.

6. ¿Existen pruebas de lo que ocurrió?
   Puede que un documento final no sea suficiente. Es posible que las organizaciones también necesiten registros que muestren cómo se ha desarrollado el proceso de digitalización.

El problema de tratar todas las exploraciones por igual

Un documento interno de rutina y un registro que pueda servir de base para fines jurídicos, financieros, sanitarios, administrativos o normativos no tienen necesariamente los mismos requisitos.

Por lo tanto, el reto consiste en no complicar innecesariamente cada proceso de escaneo.

El objetivo es identificar en qué casos las consecuencias de un registro digital poco fiable son significativas y establecer los controles adecuados en torno a dichos documentos.

Esto es especialmente relevante para las organizaciones que digitalizan los documentos antes de destruir los originales en papel.

Las organizaciones del sector público, las entidades de servicios financieros y las compañías de seguros, los proveedores de asistencia sanitaria, las entidades jurídicas y otros entornos regulados pueden disponer de registros en los que la capacidad de demostrar la autenticidad, la integridad y el historial del proceso resulte importante mucho tiempo después de que el documento se haya escaneado inicialmente.

¿Qué pruebas quedarán cuando el papel haya desaparecido?

Un archivo almacenado en un repositorio puede indicar el contenido del documento. Un proceso de digitalización controlado también puede aportar información sobre cómo ese documento se convirtió en un registro digital.

Esa distinción cobra cada vez más importancia a medida que las organizaciones van dejando atrás el papel y recurren cada vez más a los archivos digitales. El objetivo no es simplemente escanear más documentos o almacenarlos de forma más eficiente.

El objetivo es crear registros digitales en los que se pueda confiar y que puedan gestionarse y contabilizarse a lo largo del tiempo.

Preparación para un enfoque más controlado de la digitalización

Cuando se prevé que los documentos digitales sustituyan a los originales en papel, respalden procesos regulados o superen un escrutinio legal o de auditoría, el proceso de digitalización merece la misma atención que el archivo en el que se almacena el documento final.

Eso implica plantear preguntas prácticas sobre la recogida, la revisión, la aprobación, la integridad, la conservación y las pruebas. 

Porque, una vez que el original ha desaparecido, la validez del registro digital no solo depende del propio documento, sino también de que la organización pueda demostrar cómo se creó dicho registro.

El futuro de la digitalización de documentos no consiste únicamente en pasar el papel a un almacenamiento digital. Se trata de poder confiar en lo que ocurre a lo largo de todo el proceso.

MyQ ha desarrollado un enfoque para subsanar esta carencia

Lo presentaremos en nuestro próximo seminario web, en el que analizaremos cómo un flujo de trabajo de digitalización controlado puede ayudar a las organizaciones que necesitan una mayor garantía en relación con los registros digitales que crean. 

Participa en el seminario web del 17 de septiembre de 2026 para descubrir cómo MyQ aborda la digitalización fiable de documentos y qué puede suponer esto para tus procesos de digitalización. Inscríbete aquí para la sesión de la mañana o aquí para la sesión de la tarde.