Por qué es importante la gestión de impresión independiente del proveedor

Esto es importante porque las flotas mixtas son habituales en las organizaciones medianas y grandes. Las adquisiciones, los traslados de oficinas, las decisiones de compra a nivel regional y los diferentes ciclos de sustitución de hardware pueden dar lugar a entornos en los que conviven varias marcas.

Una plataforma independiente del proveedor permite al departamento de TI gestionar esos dispositivos de forma coherente sin tener que sustituir el hardware simplemente porque cambie la plataforma de gestión de impresión.

Por qué las flotas de impresoras mixtas son la norma, y no la excepción 

Una adquisición puede introducir en el entorno un conjunto de dispositivos totalmente diferente. Una consolidación de oficinas puede requerir que el hardware existente funcione junto con los dispositivos recién adquiridos. El hardware también puede sustituirse de forma gradual, en lugar de hacerlo todo de una vez, lo que hace que coexistan diferentes generaciones y marcas. 

Las oficinas regionales pueden tomar sus propias decisiones de compra, y se pueden seleccionar distintos dispositivos en función de las distintas necesidades operativas.

El resultado es una flota heterogénea que el departamento de TI debe gestionar como un único entorno.

Una plataforma de gestión de impresión debería adaptarse a esa realidad, en lugar de obligar a las organizaciones a rediseñar su entorno de hardware en función del software.

¿Qué es la gestión de impresión independiente del proveedor?

La gestión de impresión independiente del fabricante consiste en gestionar impresoras y dispositivos multifunción de distintos fabricantes a través de una única plataforma de gestión de impresión.

En lugar de que la capa de gestión se base en el ecosistema de hardware de un único fabricante, el software ofrece controles y flujos de trabajo comunes para toda la flota. El departamento de TI puede gestionar Autenticación, las políticas de impresión, la contabilidad, la generación de informes y otras funciones de gestión de la impresión sin necesidad de crear un enfoque de gestión independiente para cada marca de Dispositivo .

Esta distinción cobra especial importancia cuando el hardware va cambiando con el tiempo. Una plataforma independiente del proveedor permite a las organizaciones sustituir o añadir dispositivos sin que toda su estrategia de gestión de la impresión dependa de un único fabricante de hardware.

El objetivo es claro: la plataforma de gestión de impresión debe proporcionar al departamento de TI el control sobre el parque de impresoras, no determinar qué equipos debe adquirir la organización.

¿Puede una solución de gestión de impresión ser compatible con varias marcas de impresoras?

Sí. Una solución de gestión de impresión independiente del proveedor puede ser compatible con dispositivos de distintos fabricantes gracias a métodos de comunicación estandarizados, integraciones de tipo « Dispositivo » y una gestión centralizada.

Lo importante es lo que ocurre por encima del nivel individual Dispositivo. En lugar de gestionar cada impresora por separado, el departamento de TI puede establecer políticas y flujos de trabajo de forma centralizada y aplicarlos a todos los dispositivos compatibles.

Esto puede incluir: 

• Usuario Autenticación 
• Imprimir políticas 
• Impresión segura comunicado
• Contabilidad e informes
• Flujos de trabajo de digitalización
• Dispositivo
• Controles de acceso 

Las capacidades específicas disponibles pueden depender de la Dispositivo y de la integración, pero el enfoque de gestión sigue siendo centralizado. 

Para los equipos de TI, esto significa que añadir otra marca de impresoras compatible no implica necesariamente tener que implementar otro sistema de gestión de impresión independiente.

¿Cuáles son las ventajas de gestionar parques de impresoras mixtos?

Una plataforma independiente del fabricante ofrece a las organizaciones mayor libertad para tomar decisiones sobre el hardware en función de los requisitos empresariales y técnicos, en lugar de basarse únicamente en la compatibilidad con la gestión de la impresión.

Esto puede ayudar a las organizaciones a: 

• Evita la sustitución innecesaria de hardware: No es necesario sustituir automáticamente los dispositivos existentes simplemente porque una organización cambie o amplíe su entorno de gestión de impresión.
• Mantener la flexibilidad en la negociación: El departamento de TI puede evaluar el hardware de distintos fabricantes en lugar de limitarse a un único ecosistema de hardware.
• Simplificar las fusiones y la consolidación de oficinas: Es posible integrar diferentes flotas bajo un enfoque de gestión común.
• Ampliar el ciclo de vida de los dispositivos « Dispositivo »: Las organizaciones pueden seguir utilizando el hardware existente adecuado junto con los dispositivos más nuevos.
• Reducir la complejidad de la gestión: Los equipos de TI pueden gestionar los dispositivos compatibles a través de una plataforma centralizada, en lugar de mantener enfoques de gestión distintos para cada fabricante.

Para las organizaciones con entornos distribuidos o en constante evolución, esa flexibilidad se convierte en una ventaja práctica en materia de TI, y no solo en una característica técnica.

En qué se equivocan los sistemas dependientes de un proveedor concreto

Una plataforma de gestión de impresión resulta limitante cuando sus capacidades están estrechamente vinculadas a la estrategia de desarrollo de hardware de un único fabricante.

Esto puede generar varios problemas: 

1. Las decisiones sobre el hardware se convierten en decisiones sobre el software. Si la plataforma solo funciona con un ecosistema de hardware concreto, cambiar el software de gestión de impresión también puede suponer cambiar de dispositivos.
2. El hardware existente puede suponer un problema a la hora de realizar la migración. Durante una adquisición o una fusión de oficinas, dos organizaciones pueden unir dos parques de equipos diferentes. Una plataforma dependiente del hardware puede complicar la estandarización.
3. El departamento de TI tiene menos poder de negociación. Cuando el entorno de gestión de impresión está vinculado a un único fabricante de hardware, las opciones de adquisición de hardware se reducen.
4. La sustitución de hardware puede resultar innecesariamente costosa. Las organizaciones pueden tener que hacer frente a gastos de capital adicionales simplemente para mantener la compatibilidad con su entorno de gestión de impresión.
5. Las migraciones son cada vez más disruptivas. Cambiar la plataforma de gestión puede requerir cambios simultáneos en los dispositivos, los procesos de implementación y los flujos de trabajo de los usuarios.

La neutralidad respecto a los proveedores no elimina la complejidad que supone gestionar un parque de equipos físicos. Lo que sí evita es que el sistema de gestión de impresión añada restricciones de hardware innecesarias a esa complejidad.

Cómo « MyQ » lo hace más fácil y fiable

MyQ está diseñado para gestionar entornos de impresión con múltiples impresoras y fabricantes de equipos multifunción desde una plataforma centralizada. 

Con « MyQ », las organizaciones pueden aplicar unenfoque de gestión común a todos los dispositivos compatibles, en lugar de basar su entorno de impresión en un único fabricante de hardware.

Esto incluye funciones como: 

• Compatibilidad con múltiples fabricantes: Gestiona los dispositivos compatibles de distintos fabricantes dentro del mismo entorno de MyQ . 

• Gestión centralizada: Aplica políticas de gestión de la impresión y gestiona el entorno desde una plataforma central. 

• Impresión segura: Ofrece flujos de trabajo uniformes y « Impresión segura » en todos los dispositivos compatibles. 

• Contabilidad y presentación de informes: Mantener la visibilidad de la actividad de impresión en todo el entorno gestionado. 

• Terminal integrado Compatibilidad: Utiliza la funcionalidad « MyQ » en todos los dispositivos compatibles de distintos fabricantes. 

La ventaja práctica es la posibilidad de elegir. Las organizaciones pueden ir actualizando su parque de equipos sin que su estrategia de gestión de la impresión dependa de un único fabricante.

La neutralidad respecto a los proveedores es una decisión de TI a largo plazo

La elección de una plataforma de gestión de impresión no se reduce únicamente a lo que la organización necesita hoy en día de su Flota de impresoras .

Cambios en el hardware. Traslados de oficinas. Las empresas adquieren otras organizaciones. Los dispositivos llegan al final de su ciclo de vida. Los requisitos de adquisición cambian.

Una plataforma compatible con múltiples marcas de impresoras ofrece al departamento de TI un mayor margen de maniobra para adaptarse a esos cambios sin tener que reconfigurar su entorno de gestión de impresión cada vez que cambia el panorama del hardware. 

Por lo tanto, la gestión de la impresión independiente del proveedor se reduce a un principio sencillo: tu plataforma de gestión de la impresión debe adaptarse a tu estrategia de hardware, en lugar de dictarla.