In che modo il lavoro ibrido ha cambiato la gestione della stampa

Il cambiamento non consiste semplicemente nel consentire ai dipendenti di stampare da casa. Si tratta piuttosto di gestire i flussi di lavoro relativi alla stampa e ai documenti tra uffici, utenti remoti, servizi cloud e ambienti IT in continua evoluzione, senza aggiungere inutili complessità ai team IT. 

Cosa ha messo in luce il lavoro ibrido nei sistemi di stampa tradizionali

Gli ambienti di stampa tradizionali erano spesso progettati sulla base di una configurazione relativamente prevedibile: gli utenti lavoravano in ufficio; i server di stampa erano ospitati in loco e i dispositivi venivano gestiti all’interno di sedi ben definite. Il lavoro ibrido ha stravolto quel modello.

Oggi i dipendenti lavorano in uffici, da casa e in altre sedi. Le organizzazioni gestiscono sedi distribuite, trasferiscono gli uffici, accorpano le sedi e fanno sempre più affidamento sui servizi cloud. Allo stesso tempo, i requisiti di sicurezza sono diventati più rigorosi e ai team IT viene richiesto di gestire un’infrastruttura più ampia con un numero minore di processi manuali. 

Un ambiente di stampa che dipende in larga misura da un’infrastruttura fissa e da una gestione legata alla sede può risultare difficile da adattare.

Ciò non significa necessariamente che la stampa tradizionale smetta di funzionare. Il problema è che, man mano che l’organizzazione cambia, l’infrastruttura potrebbe richiedere una maggiore gestione, un maggiore intervento e più soluzioni alternative.

In che modo l'infrastruttura cloud ha cambiato la gestione della stampa?

L'infrastruttura cloud ha reso possibile affrontare la gestione della stampa senza dare per scontato che ogni componente dell'ambiente debba rimanere in loco.

Le organizzazioni possono ora scegliere diversi modelli di implementazione a seconda della propria infrastruttura e delle proprie esigenze. MyQ X supporta ambienti on-premise e cloud privato, compresa l’implementazione su infrastrutture cloud quali Microsoft Azure , mentre MyQ Roger offre un approccio basato sul cloud pubblico e sul modello SaaS, progettato per ambienti di lavoro cloud, mobili, remoti e ibridi.

La connettività cloud cambia anche il modo in cui gli utenti interagiscono con i documenti. Le integrazioni Archiviazione cloud consentono agli utenti di accedere e stampare documenti da servizi quali OneDrive, Google Drive e SharePoint, mentre la scansione permette di inviare i documenti direttamente su destinazioni cloud.

Per i team IT, il cambiamento fondamentale è la flessibilità. L’infrastruttura di stampa non deve più essere progettata esclusivamente in funzione di un unico ufficio fisico o di un ambiente locale di tipo “ server ”. 

In che modo è cambiata la sicurezza della stampa per i team ibridi?

Il lavoro ibrido ha ampliato il numero di sedi, dispositivi, reti e servizi coinvolti nei flussi di lavoro documentali. Ciò rende la sicurezza un aspetto da considerare nell’intero flusso di lavoro, piuttosto che da aggiungere come livello separato attorno alla stampante.

Autenticazione, Stampa protetta : la distribuzione, la crittografia, i controlli di accesso e il trasferimento sicuro dei documenti assumono tutti un’importanza fondamentale quando gli utenti e i dispositivi sono distribuiti.

MyQ Roger, ad esempio, utilizza un’architettura cloud pubblica con funzionalità di sicurezza che includono TLS 1.3, crittografia end-to-end dei lavori, controllo degli accessi, autenticazione a due fattori Autenticazione e metodi configurabili per l’ Autenticazione .

MyQ descrive inoltre la sicurezza come parte integrante della progettazione del proprio flusso di lavoro di stampa, che copre tutte le fasi, dall’ Autenticazione , passando per la stampa e la scansione, fino alla consegna e all’archiviazione. Il suo approccio alla sicurezza prevede test di penetrazione e valutazioni delle vulnerabilità effettuati regolarmente.

Per gli ambienti ibridi, l’obiettivo è chiaro: gli utenti devono poter accedere ai flussi di lavoro relativi alla stampa e alla gestione dei documenti senza creare inutili lacune di sicurezza tra l’ufficio, il cloud e la postazione di lavoro remota.

Perché la flessibilità dell'hardware è più importante nel lavoro ibrido?

Gli uffici possono utilizzare dispositivi diversi. Le acquisizioni possono comportare l’introduzione di nuovi parchi dispositivi. L’hardware può essere sostituito in momenti diversi a seconda delle regioni. Anche i trasferimenti e le fusioni degli uffici possono modificare la disponibilità dei dispositivi in ciascuna sede.

Ciò rende sempre più importante la flessibilità tra i diversi produttori di hardware.

Una piattaforma centralizzata di gestione della stampa dovrebbe garantire un approccio coerente su tutti i dispositivi supportati, anziché richiedere che ogni sede adotti un approccio completamente diverso.

MyQ X e MyQ Roger sono soluzioni multivendor che supportano un’ampia gamma di produttori di stampanti e dispositivi multifunzione. MyQ X, ad esempio, nel 2026 ha ampliato la gamma di hardware supportato con i dispositivi Brother , estendendo ulteriormente le proprie capacità multivendor.

Per le organizzazioni che gestiscono flotte distribuite, questa flessibilità può facilitare la gestione dei cambiamenti senza che ogni decisione relativa all’hardware si traduca in una decisione in materia di gestione della stampa.

In che modo i dipendenti si aspettano di poter stampare in un ambiente ibrido?

I dipendenti in modalità ibrida non interagiscono necessariamente con la stampa dalla stessa postazione o nello stesso modo ogni giorno.

Un utente può preparare un documento a casa, lavorarci in ufficio il giorno successivo e recuperarlo da un’altra postazione Dispositivo o da un’altra sede. Ciò rende la mobilità Stampa protetta e la semplicità di interazione con l’utente più importanti rispetto ai flussi di lavoro basati su un’unica postazione fissa. 

MyQ supporta diversi approcci alla mobilità di stampa. MyQ Desktop Client offre funzionalità quali l’identificazione dell’utente, lavoro di stampa la crittografia, job Contabilizzazione, la configurazione automatica delle stampanti, client Spooling e Stampa di fallback.

MyQ Roger estende questo modello al cloud pubblico con stampa mobile, l'accesso ai documenti nel cloud, l'Dispositivo sicuroAutenticazione e flussi di lavoro documentali progettati per ambienti di lavoro distribuiti.

Le aspettative stanno cambiando: non si tratta più di “inviare un documento a questa stampante”, ma di “offrire un modo sicuro e pratico per portare a termine questa attività relativa al documento, ovunque mi trovi a lavorare”.

In che modo “ MyQ ” sta reagendo a questo cambiamento?

L'evoluzione del portafoglio di prodotti di MyQriflette i diversi approcci adottati dalle organizzazioni nei confronti degli ambienti ibridi e cloud.

MyQ X: flessibilità tra ambiente on-premises e cloud privato

MyQ X è progettato per le organizzazioni che necessitano di una gestione della stampa in ambienti on-premise, cloud privato o ibridi. Può essere implementato in infrastrutture cloud, tra cui Azure, mantenendo al contempo le connessioni alle stampanti on-premise e ad altre risorse locali. MyQ X supporta inoltre Microsoft Universal Print, fornendo una connessione cloud tra MyQ X e i dispositivi degli utenti finali.

Questo approccio consente alle organizzazioni di modernizzare la propria infrastruttura senza dover presumere che ogni componente del proprio ambiente di stampa debba essere trasferito immediatamente su un cloud pubblico.

MyQ Roger: cloud by design

MyQ Roger adotta un approccio architettonico diverso. Si tratta di una piattaforma SaaS multitenant su cloud pubblico, progettata per ambienti di lavoro “cloud-first”, remoti e ibridi. La sua architettura elimina la necessità di server di stampa locali e include una gestione web centralizzata, flussi di lavoro mobili, integrazioni cloud e controlli di sicurezza.

Questa distinzione è importante perché l’adozione del cloud non avviene allo stesso modo in tutte le organizzazioni. Alcune hanno bisogno di mantenere il controllo sulla propria infrastruttura e di un modello di implementazione ibrido. Altre, invece, preferiscono un servizio interamente ospitato nel cloud.

Supporto multivendor

L'ambiente hardware rappresenta un altro aspetto di tale flessibilità.

MyQ La soluzione supporta le principali marche di stampanti, tra cui Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, e Xerox. 

Ciò offre alle organizzazioni maggiore libertà nella gestione di parchi macchine eterogenei, pur mantenendo un approccio comune alla gestione della stampa.

Investimenti nel cloud e nella sicurezza 

Il passaggio alla gestione della stampa nel cloud si riflette anche nell’architettura di MyQ Roger . La piattaforma funziona come servizio cloud pubblico e include flussi di lavoro documentali nel cloud, accesso da dispositivi mobili, gestione centralizzata, trasferimento dati crittografato, crittografia end-to-end dei lavori, autenticazione a due fattori Autenticazione e controlli di accesso granulari.

Il risultato non è una definizione univoca di ambiente di lavoro ibrido, bensì un portafoglio di soluzioni che offre alle organizzazioni diverse opzioni di implementazione a seconda di come si stanno evolvendo la loro infrastruttura, i requisiti di sicurezza e gli ambienti di lavoro. 

Cosa significa questo per le organizzazioni che stanno pianificando il loro prossimo ambiente di stampa? 

La questione non è più semplicemente se un’organizzazione sia in grado di gestire le proprie stampanti da remoto. I team IT devono valutare in che modo l’infrastruttura di stampa si integri con i servizi cloud, come gli utenti effettuino l’autenticazione e accedano ai documenti, come venga garantita la sicurezza in ambienti distribuiti e con quanta facilità la piattaforma sia in grado di adattarsi ai cambiamenti degli uffici, dei dispositivi e delle modalità di lavoro.

L'architettura più adatta dipenderà dall'organizzazione. Alcuni ambienti continueranno a richiedere un'infrastruttura on-premise o ibrida. Altri trarranno vantaggio da un approccio basato sul cloud pubblico.

Ciò che è cambiato è l’aspettativa che la gestione della stampa debba essere in grado di adattarsi sia alla tecnologia che all’ambiente di lavoro che la circonda.

Il lavoro ibrido non ha eliminato la stampa. Ha semplicemente cambiato il luogo, le modalità e le condizioni in cui la stampa deve funzionare.