文書をスキャンするだけでは不十分な場合：信頼性の高いデジタル記録の課題

しかし、保存義務、監査、規制、または法的要件の対象となる記録については、単にデジタルコピーを保有しているだけでは、より重要な疑問に必ずしも答えられるとは限りません。 

その文書は正しくスキャンされましたか？誰がスキャンしたのですか？その組織は、デジタルコピーが原本を正確に再現していることを証明できますか？原本の紙文書を廃棄する前に、その文書は確認されましたか？

そして、数年後になっても、その組織は、その記録がどのように作成され、承認されたかについての証拠を提示できるのでしょうか？

組織が紙ベースのプロセスをデジタル記録に置き換えていくにつれ、こうした疑問はますます重要になってきています。

スキャンと信頼性の高いデジタル化との間の隔たり 

文書をスキャンすることと、その結果得られたデジタルコピーを公式記録として承認することとの間には、重要な違いがあります。

一般的なスキャン処理では、通常、デジタルファイルの作成に重点が置かれます。スキャンが完了すると、そのファイルはフォルダ、文書管理システム、クラウドストレージ プラットフォーム、またはアーカイブに保存される場合があります。

問題は、最終的なファイルには、それを作成したプロセスの痕跡が必ずしも含まれているとは限らないという点だ。

PDFでは文書の内容を表示できますが、以下のものは表示されない場合があります： 

• スキャンを行ったのは誰ですか 

• どのデバイスが使用されましたか 

• その文書はどのようにスキャンされたのか 

• スキャンの品質と完全性について確認が行われたかどうか 

• 作成されたデジタルコピーを誰が確認したのか 

• その文書が、原本が破棄される前に承認されていたかどうか 

• そのデジタル記録が、事後の改ざんから保護されていたかどうか

デジタル記録の信頼性を証明する必要がある組織にとって、ファイルを保存することだけでは問題の一部に過ぎません。ファイルの背後にあるプロセスも同様に重要です。

欧州の規制では、デジタル信頼がますます重視されるようになっている 

ヨーロッパ全域において、各組織は、デジタル情報の完全性、セキュリティ、説明責任、および証拠としての価値が重要視される環境下で活動しています。

例えば、EUの一般データ保護規則（ General 、GDPR）では、個人データの処理にあたっては、不正または違法な処理、ならびに偶発的な紛失、破壊、または毀損からの保護を含め、適切なセキュリティ対策を講じることが求められています。また、同規則は説明責任を定めており、組織は関連する原則への準拠を実証できることが求められています。

電子識別および信頼サービスに関する欧州の枠組みでは、電子情報の完全性および出所を立証する仕組みの重要性も認識されています。eIDASの下では、法人による電子印鑑の使用を通じてデータや文書の出所および完全性を確保することが可能であり、一方、電子タイムスタンプは、データが存在した時点の証拠となり、そのデータの完全性を裏付けることができます。

これは、スキャンされたすべての文書に同じ管理措置が必要だという意味ではありません。

つまり、組織は、デジタル化の対象となる文書に対してどの程度の保証レベルが適切か、また将来的にどのような証拠を提示する必要が生じる可能性があるかを理解しておく必要があるということです。

文書を保管することと、その証拠価値を維持することは別物である

スキャンされてデジタル形式で保存された文書について考えてみましょう。紙の原本が保管されている場合、物理的な参照元は依然として存在します。一方、紙の原本が破棄された場合、デジタル版の重要性は格段に高まります。

その場合、当該組織は、そのデジタルコピーが原本を忠実に再現したものであること、およびその作成プロセスが適切に管理されていたことを証明する必要があるかもしれない。

これは、スキャンを単なる「取り込みと保存」の作業と捉えている組織にとって課題となります。デジタルアーカイブには数千、あるいは数百万もの文書が保存されている場合がありますが、アーカイブ自体からは、個々の文書がどのようにしてシステムに取り込まれたのかが必ずしも明らかになるわけではありません。

適切な管理が行われない場合、組織は、その作成過程に関する明確かつ検証可能な記録がないまま、デジタルファイルの寄せ集めを抱えることになりかねません。

代替スキャンにより、基準が引き上げられる

この課題について、ドイツは、ドイツ連邦情報セキュリティ庁が策定した「TR-RESISCAN」という交換スキャンに関する技術ガイドラインを通じて、とりわけ明確な事例を示している。

本ガイドラインは、紙の文書がデジタル化され、その後、原本が破棄される可能性のある状況について取り上げています。スキャン作業を単発的な技術的措置として扱うのではなく、そのプロセスに対してライフサイクル全体を見据えたアプローチを採用しています。

これには、文書の作成、スキャン、後処理、完全性の確保、組織的な統制、人員、および技術的な保護措置などの分野が含まれます。

その根底にある原則は、デジタルコピーが紙の書類に取って代わるのであれば、組織はそのデジタルコピーを作成したプロセスに対して信頼を持っていなければならない、というものです。

スキャン作業そのものがなぜ重要なのか

管理されたデジタル化プロセスでは、画質だけでなく、関与する人々、使用する機器、文書そのもの、確認プロセス、そして実施内容に関する記録も考慮する必要があります。

例えば、組織は以下を策定する必要がある場合があります： 

1. その文書を誰が記録したのですか？
   組織が、そのデジタル記録を、その記録を作成した担当者やプロセスと関連付けることができれば、その記録はより有用なものとなります。

2. どのように撮影されたのですか？
   デジタルコピーがどのように作成されたかを説明する際、スキャン装置やスキャン条件に関する情報は参考になる場合があります。

3. 結果は確認されましたか？
   スキャンデータには、ページの欠落、解像度の低さ、色設定の誤り、あるいはPDFファイルの存在だけでは明らかにならないその他の問題が含まれている可能性があります。

4. 誰がデジタルコピーを受け入れたのか？
   スキャンを作成することと、そのスキャンをデジタル記録として正式に受理することには大きな違いがあります。
   
   保護要件の高い文書については、スキャンを行う担当者と承認責任者を分離することで、さらなる管理措置を講じることができます。

5. 記録の完全性を立証することは可能か？
   デジタル署名、電子印鑑、タイムスタンプ、およびその他の仕組みは、具体的なプロセスや要件に応じて、電子情報の完全性や出所に関する証拠を提供することができます。欧州の信頼サービスに関する法令は、これらの仕組みのための枠組みを定めています。

6. 何が起きたかについて、証拠はありますか？
   最終的な文書だけでは不十分な場合があります。組織によっては、デジタル化のプロセスをどのように進めたかを示す記録も必要となる場合があります。

すべてのスキャンを同じように扱うことの問題点

日常的な社内文書と、法律、財務、医療、行政、または規制上の目的で根拠として用いられる可能性のある記録とでは、必ずしも同じ要件が求められるわけではありません。

したがって、課題は、すべてのスキャンプロセスを不必要に複雑にしないことにある。

これは、信頼性の低いデジタル記録がもたらす影響が重大となる箇所を特定し、それらの文書に対して適切な管理措置を講じることを目的としています。

これは、紙の原本を廃棄する前に記録をデジタル化する組織にとって、特に重要な点です。

公共機関、金融サービス・保険会社、医療提供者、法律関連組織、およびその他の規制対象環境では、文書が最初にスキャンされてからかなり長い時間が経過した後も、その真正性、完全性、および処理履歴を証明できることが重要な記録が存在する場合があります。

紙がなくなったら、どのような証拠が残るのでしょうか？

アーカイブに保存されているファイルからは、その文書の内容がわかる場合があります。また、管理されたデジタル化プロセスを通じて、その文書がどのようにしてデジタル記録となったかについての証拠も得ることができます。

組織が紙媒体から離れ、デジタルアーカイブへの依存度を高めるにつれ、この区別はますます重要になってきています。その目的は、単に文書をさらに多くスキャンしたり、より効率的に保管したりすることだけではありません。

その目的は、長期にわたって信頼性が高く、管理・追跡が可能なデジタル記録を作成することにあります。

デジタル化に向けた、より計画的な取り組みの準備

デジタル文書が紙の原本に取って代わる場合、規制されたプロセスを支える場合、あるいは監査や法的審査に耐えうる必要がある場合、スキャンプロセスには、最終的な文書が保管されるアーカイブと同等の注意を払う必要があります。

つまり、情報の収集、確認、承認、完全性、保存、および証拠について、実務的な質問を投げかけるということです。 

というのも、原本が失われてしまうと、デジタル記録の信頼性は、その文書自体だけでなく、その記録がどのようにして作成されたかを組織が立証できるかどうかにかかっているからです。

文書のデジタル化の未来とは、単に紙の文書をデジタルストレージに移行することだけではありません。その過程で何が起きているかを信頼できるかどうかが重要なのです。

MyQ この課題に対処するための手法を開発した

次回のウェビナーでこの内容をご紹介します。そこでは、管理されたスキャンワークフローが、作成するデジタル記録についてより高い保証を必要とする組織をどのように支援できるかについて解説します。 

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