Laat afdrukken niet je zwakke plek zijn: zes stappen om elke afgedrukte pagina te beveiligen

Met MyQ kan dat traject worden beheerd via zes onderling gekoppelde stappen, die stuk voor stuk zijn ontworpen om documenten gedurende het gehele afdrukproces te beveiligen en traceerbaar te houden. 

Een document kan worden beveiligd zolang het digitaal is opgeslagen, maar zodra het naar een printer wordt verzonden, kan het een veiligheidsrisico vormen. Als iedereen anoniem kan afdrukken, kan een vertrouwelijk document de organisatie op papier verlaten zonder dat er een registratie is van wie het heeft afgedrukt, wanneer of waar. 

1. Identificatie: weet wie er afdrukt 

Elk beveiligd afdrukproces begint met identiteitscontrole. MyQ controleert wie de gebruiker is en of deze toestemming heeft om af te drukken, zodat afdrukken nooit anoniem gebeurt. 

Die ene stap bepaalt alles wat daarna volgt. Zodra elke opdracht aan een persoon is gekoppeld, kunnen beleidsregels worden toegepast, kunnen activiteiten worden bijgehouden en verlaat er niets de lade van de printer zonder dat er een naam aan is gekoppeld. 

 2. Indienen: houd de opdracht onder controle 

Zodra de gebruiker is geïdentificeerd, neemt MyQ de controle over wat er wordt afgedrukt. Wanneer de gebruiker op ‘Afdrukken’ klikt, gaat de afdruktaak niet direct naar een printer. In plaats daarvan komt deze terecht in de MyQ -omgeving en blijft daar totdat de gebruiker klaar is om deze op te halen. 

Voor de gebruikers verandert er niets. Voor de organisatie betekent dit dat er geen onbeheerde wachtrij meer is en dat de uitvoerlade niet langer vol ligt met documenten die niemand heeft opgehaald. 

3. Regels toepassen: breng de werkwijze van je organisatie in kaart 

Omdat elke afdruktaak eerst in de wachtrij wordt geplaatst in plaats van direct naar een printer te worden verzonden, kan MyQ bepalen hoe deze moet worden afgedrukt. Verschillende teams hebben verschillende regels nodig en op basis van de door de beheerder ingestelde regels past MyQ deze toe op de betreffende afdruktaken. Met quota’s, kredietlimieten, afdrukbeleidsregels, beperkingen en scriptregels kunnen organisaties het afdrukproces afstemmen op hun manier van werken. 

De financiële afdeling kan bijvoorbeeld worden beperkt tot zwart-wit afdrukken om de kosten binnen de perken te houden, terwijl de marketingafdeling in kleur afdrukt voor materiaal voor klanten. HR-documenten kunnen worden beperkt tot een specifiek beveiligd apparaat, en scholen en universiteiten kunnen elke student een afdrukquotum of een tegoed voor het semester toekennen. 

Nu deze regels in de workflow zijn geïntegreerd, zijn beveiliging en afdrukbeheer niet langer twee afzonderlijke taken. 

4. Beveiligen: versleutel de afdruktaak totdat deze nodig is 

Zelfs als de juiste regels worden toegepast, moet het document nog steeds veilig blijven totdat iemand het ophaalt. Terwijl het wacht op vrijgave, versleutelt MyQ het en bewaart het veilig binnen de MyQ -omgeving van de organisatie. 

Dat betekent dat gevoelige inhoud nooit in de wachtrij van een apparaat terechtkomt en dat de fysieke pagina simpelweg niet bestaat totdat de eigenaar er klaar voor is. 

5. Vrijgave: het juiste document, de juiste persoon, het juiste apparaat 

De versleutelde afdrukopdracht blijft vergrendeld totdat de afzender klaar is om deze te ontgrendelen. Bij de printer moet de gebruiker zich opnieuw authenticeren met een badge, een pincode of zijn mobiele telefoon, waarna de documenten worden vrijgegeven. Pas dan wordt de afdrukopdracht afgedrukt, terwijl de eigenaar erbij is om deze op te halen. 

Dat is het einde van de vergeten afdruk: vertrouwelijke informatie gaat rechtstreeks van het apparaat naar de persoon die het heeft verzonden. 

6. Registreren of verwijderen: zorg dat je altijd klaar bent voor een audit 

Zodra het document in de juiste handen is, zorgt MyQ voor de verdere afhandeling, want beveiliging houdt niet op zodra de pagina is afgedrukt. MyQ registreert afdrukactiviteiten, waardoor organisaties een duidelijk overzicht krijgen van wie wat, wanneer en waar heeft afgedrukt, ter ondersteuning van audits en naleving van regelgeving. 

De taak zelf wordt vervolgens verwijderd of bewaard, afhankelijk van het beleid van de organisatie, zodat afdrukgegevens nooit langer blijven staan dan nodig is. 

Bij MyQ is beveiliging standaard ingebouwd 

Zes stappen, één geïntegreerde workflow en volledige controle over het document, van de eerste klik tot de ophaling. 

En het maakt deel uit van een bredere inzet op het gebied van beveiliging. MyQ is gebaseerd op de principes van Zero Trust en ‘least privilege’, en de beveiliging van het product wordt gedurende de gehele ontwikkelings-, release- en onderhoudsfase getest. Het informatiebeveiligingsbeheersysteem van MyQis bovendien gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001. 

Klaar om uw documentworkflows te beveiligen? 

Ontdek hoe beveiligd afdrukbeheer bij uw organisatie past. Neem contact op met uw MyQ -partner of neem contact met ons op om een demo te boeken. 

Boek een beveiligde printdemo