Hoe beveiligd afdrukken gevoelige bedrijfsinformatie beschermt

Bij een beveiligde afdrukworkflow kan van gebruikers worden verlangd dat zij zich bij het apparaat authenticeren voordat een document wordt vrijgegeven, terwijl versleuteling de gegevens zowel tijdens de overdracht als in rust beschermt. Auditlogboeken en toegangscontroles bieden inzicht in de activiteiten en helpen organisaties bij het naleven van interne governance- en wettelijke vereisten. 

Hoe beschermt beveiligd afdrukken gevoelige bedrijfsinformatie?

Een afdruktaak kan een veiligheidsrisico vormen als deze wordt vrijgegeven voordat de beoogde gebruiker bij het apparaat is aangekomen. Dit is met name van belang wanneer multifunctionele apparaten door veel medewerkers worden gedeeld.

MyQ bewaart documenten veilig totdat de gebruiker zich bij het apparaat heeft geauthenticeerd. Ondersteunde authenticatiemethoden zijn onder meer ID-kaarten, pincodes, gebruikersnaam en wachtwoord, tweefactorauthenticatie en mobiele authenticatie, afhankelijk van de omgeving en de configuratie.

Het document wordt vervolgens vrijgegeven onder toezicht van de geauthenticeerde gebruiker, in plaats van dat het in een uitvoerlade achterblijft waar iedereen in de buurt het kan meenemen.

Beveiliging reikt ook verder dan de fysieke printer. De functie ‘ MyQ ’ ondersteunt versleuteling van gegevens tijdens verzending en in opslag, waaronder afdruktaken en databases, terwijl beveiligde communicatie de gegevens beschermt die tussen de verschillende onderdelen van de afdrukomgeving worden uitgewisseld.

MyQ biedt bovendien auditlogging en op rollen gebaseerde toegangscontroles, waardoor beheerders inzicht krijgen in de activiteiten en controle hebben over de beheerdersrechten. Het resultaat is een afdrukworkflow waarbij de toegang tot documenten gekoppeld is aan een geauthenticeerde gebruiker en waarbij activiteiten binnen het systeem kunnen worden getraceerd.

Hoe draagt printbeheer bij aan naleving van de regelgeving?

Printbeheer zorgt er niet automatisch voor dat een organisatie aan een bepaalde regelgeving voldoet. Wat het wel kan doen, is technische maatregelen bieden die organisaties helpen bij het implementeren van hun eigen vereisten op het gebied van beveiliging, privacy en audits.

MyQ biedt een aantal van deze bedieningselementen

• Controleerbaarheid: MyQ registreert afdruk-, kopieer-, scan- en faxactiviteiten, inclusief informatie zoals gebruikers, apparaten, de tijdstippen van taken en taakparameters. Beheersacties en authenticatiepogingen kunnen ook worden geregistreerd.

• Toegangscontrole: Met op rollen gebaseerde machtigingen kunnen organisaties bepalen welke gebruikers toegang hebben tot functies en beheergebieden.

• Versleuteling: MyQ ondersteunt versleuteling van gegevens tijdens verzending en in opslag, inclusief afdruktaken en databases.

• Privacy van documenten: Privéwachtrijen kunnen afdruktaken automatisch verwijderen nadat ze zijn vrijgegeven, terwijl privacyfuncties de zichtbaarheid van informatie over afdruktaken kunnen beperken. 

Gezondheidszorg: bescherming van patiëntgegevens op het moment van afdrukken 

Zorginstellingen verwerken documenten met gevoelige patiëntgegevens in zowel klinische als administratieve omgevingen. Een beveiligde afdrukworkflow moet voorkomen dat deze documenten in handen komen van de verkeerde persoon en tegelijkertijd voldoende inzicht bieden in de documentactiviteiten.

MyQ ondersteunt het vrijgeven van afdrukken na authenticatie, zodat documenten in een beveiligde wachtrij kunnen blijven staan totdat de bevoegde gebruiker bij het apparaat aankomt. Met apparaatauthenticatie kan ook de toegang tot functies zoals kopiëren en scannen worden geregeld.

MyQIn de nalevingsdocumentatie worden de beveiligingsmaatregelen beschreven die van toepassing zijn op HIPAA-omgevingen, waaronder versleuteling van beschermde gezondheidsgegevens zowel in opslag als tijdens verzending, auditlogging, op rollen gebaseerde toegangscontroles en veilige back-up- en herstelprocedures.

Een concreet voorbeeld is Tri-County Care, dat op meerdere locaties in New York actief is.

Na de implementatie van MyQ moesten afdruktaken met patiëntgegevens eerst specifiek worden goedgekeurd voordat ze konden worden vrijgegeven, waardoor de organisatie de vertrouwelijkheid van patiëntgegevens beter kon waarborgen. De implementatie omvatte ook noodoplossingen om verbindingsproblemen tussen de vestigingen en het hoofdkantoor op te vangen.

Resultaat: Gevoelige patiëntendocumenten worden pas vrijgegeven na authenticatie, met controles die zorgen voor een betere vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht.

Financiële dienstverlening: toegangscontrole tot vertrouwelijke documenten

Financiële instellingen verwerken documenten waarbij ongeoorloofde toegang ernstige operationele en regelgevende gevolgen kan hebben. Bij veilig afdrukken moet daarom zowel rekening worden gehouden met de fysieke afgifte van documenten als met de mogelijkheid om activiteiten te traceren.

MyQ biedt geauthenticeerde afdrukvrijgave, versleuteling, op rollen gebaseerde toegangscontroles en gedetailleerde audittrajecten. In de documentatie van MyQ worden specifiek SOX-gerelateerde controles genoemd, waaronder audittrajecten voor de verwerking en het afdrukken van financiële documenten, toegangscontroles, mogelijkheden voor veilige archivering en scheiding van taken door middel van op rollen gebaseerde machtigingen en goedkeuringsworkflows.

Dezelfde beveiligingsmaatregelen kunnen op alle gedeelde apparaten worden toegepast, waardoor gebruikers zich kunnen authenticeren voordat ze vertrouwelijke documenten ophalen, in plaats van te vertrouwen op een onbeveiligde uitvoerlade.

MyQ biedt bovendien gedetailleerde taakregistratie en rapportage, waardoor organisaties afdrukactiviteiten kunnen toewijzen aan gebruikers, apparaten, projecten, kostenplaatsen en andere bijgehouden parameters. 

Resultaat: Workflows voor financiële documenten kunnen gecontroleerde toegang combineren met de controleerbaarheid en verantwoordingsplicht die vereist zijn voor intern bestuur en gereguleerde omgevingen.

Publieke sector: consistente beveiliging in meerdere vestigingen

Overheidsorganisaties beheren vaak documenten verspreid over meerdere afdelingen en locaties, terwijl ze tegelijkertijd behoefte hebben aan consistente controle over de toegang tot en de activiteiten rondom die documenten.

MyQ kan het afdrukbeheer centraliseren en tegelijkertijd authenticatie vereisen voordat gevoelige documenten worden vrijgegeven. Beheerders kunnen bovendien machtigingen toekennen en de activiteiten binnen de beheerde omgeving in de gaten houden. 

County of Fresno, is hier een voorbeeld van. De county moest vertrouwelijke documenten beschermen, ongeacht de afdeling of locatie. Met ‘ MyQ ’ konden gebruikers vertrouwelijke documenten veilig afdrukken en deze pas vrijgeven na authenticatie bij een printer. Dankzij deze implementatie konden afdruktaken ook naar verschillende locaties worden doorgestuurd. 

Een ander voorbeeld is het Ministerie van Binnenlandse Zaken van Tsjechië, waar MyQ in het hele ministerie en bij andere overheidsinstanties is geïmplementeerd. Het project zorgde voor gecentraliseerd beheer en beveiliging van de gehele afdrukomgeving.

Resultaat: organisaties met meerdere vestigingen kunnen een uniforme aanpak hanteren voor documenttoegang en afdrukbeheer, in plaats van te vertrouwen op afzonderlijke maatregelen op apparaatniveau.

MyQ in actie

Ministerie van Binnenlandse Zaken van Tsjechië: MyQ is binnen het ministerie en andere overheidsinstanties geïmplementeerd. Het project meldt een besparing van 60% op de afdrukkosten, een vermindering van 95% in interne klantprocessenen een geschatte totale besparing van € 250.000.

Bryan County Schools: MyQ waardoor de IT-afdeling niet langer voortdurend afzonderlijke taakboxen hoefde te onderhouden en afzonderlijke stuurprogramma’s hoefde aan te passen. De organisatie meldt een besparing van 15 uur per maand voor haar IT-afdeling, terwijl het ophalen van afdrukken sneller en veiliger is geworden.

Uit deze praktijkvoorbeelden blijkt dat veilig afdrukbeheer niet alleen draait om het beveiligen van documenten. Wanneer authenticatie, gecentraliseerd beheer en controle in één en dezelfde omgeving zijn geïntegreerd, kunnen beveiligingsmaatregelen ook invloed hebben op de hoeveelheid werk die IT-teams moeten verrichten.

Veilig afdrukken maakt deel uit van de documentbeveiligingsketen

Gevoelige informatie is niet automatisch veilig alleen omdat deze op een beveiligd netwerk is opgeslagen. Deze informatie kan nog steeds openbaar worden gemaakt wanneer deze wordt afgedrukt, gescand, doorgestuurd of onbeheerd achtergelaten op een apparaat dat door meerdere gebruikers wordt gedeeld.

MyQ benadert beveiliging vanuit het perspectief van de volledige documentworkflow, waarbij authenticatie, versleuteling, beveiligde vrijgave, toegangscontroles, controleerbaarheid en documentprivacy worden gecombineerd.

Voor organisaties die omgaan met patiëntgegevens, financiële documenten, overheidsdocumenten of ander gevoelig materiaal, bieden deze maatregelen een manier om de afdrukomgeving te integreren in de bredere beveiligingsstrategie, in plaats van deze daarbuiten te laten vallen.