「掃描至雲端」在實際操作上是如何運作的？

視平台和工作流程而定，文件亦可透過 OCR 進行處理、指派元資料，或轉送至預先定義的目的地。如此一來，掃描流程便能將文件擷取直接與需儲存或使用該文件的系統相連結。

MyQ Roger vsMyQ X：雲端技術該如何定位？

MyQ 對於雲端環境有兩種不同的處理方式，不應將其一視同仁。

MyQ Roger 其設計以雲端連線、行動性、遠端與混合式辦公環境，以及基於雲端的文件工作流程為核心。MyQ Roger 提供無伺服器的雲端列印與掃描工作流程、集中式網頁管理，以及與雲端儲存服務的整合功能。

MyQ X 專為本地端及混合式環境設計，同時也支援在私有雲基礎架構中部署。舉例來說，MyQ X 可在Azure 虛擬機器上運行，其實體網路則連接到Azure 環境。MyQ X 亦提供雲端連線掃描功能，包括直接掃描至雲端儲存服務。 

這項區別至關重要： MyQ Roger 是雲原生且基於公有雲的，而MyQ X 則在本地部署或混合架構中提供雲端連線功能。

「掃描至雲端」功能是如何運作的？

使用者在支援「MyQ 」功能的裝置上掃描實體文件。與其將掃描檔儲存至本地端並於稍後手動傳輸，已設定的「MyQ 」掃描工作流程會直接將文件傳送至選定的目的地。

MyQ X 支援的雲端儲存目的地包括 OneDrive OneDrive for Business、Google Drive、Google Drive for Workspace、Box、Dropbox、 以及 Amazon S3。SharePoint Online 管理員可在Easy Scan 工作流程中將這些服務設定為儲存目的地。

舉例來說，管理員可以建立一個連結至SharePoint Online 的「Easy Scan 」操作。根據設定，使用者可在提交掃描前，於裝置上選取已設定的網站和資料夾。

MyQ Roger 作為其公有雲架構的一部分，提供類似的雲端掃描功能，包括將文件掃描至OneDrive 、Google Drive、SharePoint、iCloud 及 Dropbox 等雲端儲存服務。

關鍵在於，「掃描至雲端」並非單純地「將文件掃描至電子郵件地址」，而是將文件擷取功能與組織現有的雲端儲存空間及文件工作流程相互整合。

「掃描至雲端」的最佳實務做法有哪些？

一個實用的「掃描至雲端」工作流程，應能減少人工處理的步驟，而非僅將原本的手動流程移至雲端目的地。

根據實際工作流程來定義目標

管理員無需向使用者提供無限制的目的地清單，而是可以針對常見流程建立預先定義的「Easy Scan 」動作。例如，某個工作流程可將文件直接傳送至特定的雲端儲存位置，而無需使用者每次都自行決定目的地。MyQ 支援多個具有不同目的地的「Easy Scan 」動作。

使用適當的資料夾結構

若雲端儲存整合功能支援資料夾瀏覽，使用者即可從裝置上瀏覽可用的位置。以SharePoint Online 為例，MyQ X 可設定為僅適用於特定網站或多個網站，資料夾瀏覽功能則視設定而定。

妥善管理權限

雲端儲存連線應符合組織現有的存取模式。MyQ的整合功能要求使用者或管理員先建立相關連線並設定權限，才能使用該儲存目的地。

在可行情況下盡量自動化

如果每次掃描後，使用者仍需手動重新命名、排序、處理及移動生成的檔案，那麼該組織雖然已實現數位化擷取，但圍繞其周遭的工作流程未必已實現數位化。這正是自動化處理變得至關重要的原因。

如何自動處理掃描過的文件？

掃描可能是更龐大文件工作流程中的第一步。 

MyQ 支援 OCR 功能，可建立可搜尋的文件，並提供額外的掃描參數與元資料。MyQ的掃描工作流程亦可將文件傳送至文件管理系統及其他目的地。

舉例來說，OCR 技術能將掃描後的文件轉為可搜尋的 PDF 檔案，而非僅讓組織保留一張僅能檢視的影像。此外，在掃描過程中亦可輸入額外資訊，例如發票編號、到期日、總額或貨幣單位，並將這些資訊作為元資料與文件一併儲存。 

「掃描至雲端」不僅僅是一個目的地

「掃描至雲端」的價值，不僅僅在於讓掃描流程少點擊幾下。

更重大的改變在於，將文件轉為數位化的時點，與該文件需要存放或處理的系統相互連結。

對於採取「雲端優先」策略的組織而言，這可能意味著將文件直接匯入現有的雲端服務中；對於混合式環境而言，則可能意味著在維持現有的MyQ X架構的同時，新增與雲端連線的文件工作流程。

當加入 OCR、元資料和工作流程自動化後，掃描便成為更廣泛的文件處理流程中的一環，而非多功能印表機（MFP）上的一項獨立功能。 

MyQ 同時提供兩種方案：MyQ Roger 適用於尋求公有雲架構的組織；以及MyQ X 適用於需要透過雲端連線的文件工作流程，並採用本地端或混合式部署的組織。