超越掃描：透過雲端儲存、OCR 及工作流程自動化，打造更智慧的文件工作流程

這個流程雖然可行，但增加了不必要的步驟，耗費寶貴的時間，並提高了文件遺失或儲存方式不一致的風險。 

我們對各管道常見問題與討論內容的分析顯示，各組織正日益尋求更佳的方式來管理文件工作流程。

關於 雲端掃描、光學字元辨識（OCR）、元資料及工作流程 自動化等問題屢見不鮮，這反映出業界正從基礎掃描轉向更具互聯性與自動化的流程。

目標已不再僅是將紙本文件數位化，而是要確保資訊能以正確的格式，並附帶正確的背景資訊，傳遞到正確的收件處。

現代掃描的重點在於傳輸資訊，而非檔案

與其建立一份必須由人手處理的 PDF 檔案，如今的文件工作流程能夠自動將文件傳送至雲端儲存空間、將其轉換為可搜尋的檔案、擷取額外資訊，並將其整合至現有的業務流程中。

這種方法不僅能減少人工處理，還能讓文件更容易查找、整理和分享。

對於 IT 管理員而言，它還能透過以可集中管理的標準化工作流程取代個別使用者的習慣，從而提升一致性。

將文件直接傳送至應屬之處

使用者無需將文件掃描至電子郵件或暫時儲存於本地電腦，而是可以直接從多功能裝置將文件掃描至其偏好的雲端儲存空間。

MyQ 支援的雲端掃描目的地包括： 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive 企業版 

• Google 雲端硬碟 

• Workspace 版 Google 雲端硬碟 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

此外，還提供網路資料夾、FTP 伺服器、自訂目的地及電子郵件等其他目的地選項，以滿足不同的業務需求。

「直接傳送」是指文件會送達使用者預期的地點，藉此減少手動上傳的步驟，並協助組織維持一致的文件儲存規範。

在MyQ X 上的可用性以及MyQ Roger

上述完整的目的地清單適用於MyQ X。MyQ Roger 目前支援直接從印表機本身掃描至OneDrive 、Google Drive、SharePoint（需具備適當授權）、Microsoft Teams 以及電子郵件；Dropbox、Box、iCloud 及「掃描至手機」功能則需透過MyQ Roger 行動應用程式使用，而非直接從裝置操作。Amazon S3、網路資料夾及 FTP 目的地目前尚未於MyQ Roger 提供。 

雲端整合能自然地融入現有的工作流程中

無論團隊是透過Microsoft 365 還是Google Workspace 進行協作，使用者都越來越期望掃描的文件能與其餘的數位內容一併顯示。 

MyQ 支援直接掃描 至SharePoint Online 、OneDrive for Business、Google Drive 及 Google Drive for Workspace 等服務。管理員可集中配置掃描目的地，而使用者則需驗證自己的雲端帳戶，以確保文件能安全地傳送至正確的位置。

視設定而定，使用者還可在完成掃描前，直接從多功能裝置瀏覽資料夾，讓文件能更輕鬆地在第一次就歸檔正確。 

OCR 可讓掃描過的文件變得可搜尋

未包含 光學字元辨識（OCR），要在數千份掃描的 PDF 檔案中搜尋合約、發票編號、客戶名稱或參考編號，幾乎是難以辦到的。

OCR 透過辨識掃描文件中的印刷文字，並產生可供搜尋的輸出結果，來解決這個問題。

在MyQ 中，OCR 功能可將掃描的文件轉換為可搜尋的檔案，並透過可自訂的 OCR 設定檔支援多種輸出格式。這些設定檔隨後可整合至Easy Scan 工作流程中，以實現組織內文件處理的標準化。

在MyQ X 上的可用性以及MyQ Roger

在MyQ X 上，OCR 功能是透過專用的MyQ OCR 伺服器運作的，這是一個免費且可自行架設的元件（基於 Tesseract 引擎開發，支援 60 多種語言），可整合至Easy Scan 的工作流程中。

在MyQ Roger 上，OCR 功能已內建於行動應用程式中，並開始直接作為掃描設定出現在受支援的印表機上（目前已是受支援的HP 機型的預設設定）；在MyQ Roger 上並未提供像MyQ X 那樣獨立的 OCR 伺服器產品。

元資料為文件提供商業背景

許多業務流程都仰賴發票編號、客戶名稱、專案代碼、採購訂單參考編號或部門識別碼等資訊，才能正確地整理文件。

這項資訊稱為 元資料。 

MyQ 讓組織能在掃描過程中擷取額外資訊。根據工作流程的不同，使用者可在文件傳送至目的地之前，輸入發票編號、到期日、總額、貨幣或其他業務相關資訊等值。這些值隨後將隨文件一併存入目的地系統，使文件的分類與檢索變得更加容易。

在擷取階段即添加元資料，有助於組織建立更一致的文件管理流程，且無需在後續進行額外的手動處理。

在MyQ X 上的可用性以及MyQ Roger

關於MyQ X 的元資料擷取功能，相關說明請參閱此處：MyQ Roger 中的工作流程參數涵蓋雙面掃描、解析度、紙張尺寸及格式等技術性掃描設定，但不包含自訂的業務元資料欄位。

將重複性的文件處理流程自動化

一名員工在裝置上進行身分驗證、選擇目的地、調整掃描選項、輸入相同的資訊，並重複這個流程數十次。

工作流程自動化能消除其中大部分重複性工作。

透過 MyQ Easy Scan，管理員可建立預先定義的掃描工作流程，將多項動作整合為單一使用者操作。使用者無需手動設定每次掃描，只需選擇適當的工作流程，MyQ 便會自動套用所需設定，隨後將文件傳送至目的地。

根據業務需求，工作流程可包含預設的掃描設定、雲端儲存位置、元資料收集、OCR 處理以及文件路由。

這不僅能提高效率，還能透過確保文件在整個組織內以一致的方式處理，從而減少使用者操作失誤。

標準化對使用者和資訊科技部門都有益處

若缺乏標準化的工作流程，使用者往往會養成各自的習慣，例如為檔案命名、選擇儲存位置或設定掃描參數。隨著時間推移，這些差異會使文件管理變得更加困難，並增加資訊誤放的可能性。

集中式工作流程有助於確保文件無論由誰掃描，或使用哪台多功能裝置，都能遵循相同的流程。

對 IT 團隊而言，這簡化了管理流程。

對使用者而言，這能營造出熟悉的體驗，讓他們在執行日常任務時無需做出太多決策。 

將掃描轉化為互聯的業務流程

掃描仍是許多企業營運的重要環節，但其價值已不再僅僅來自於紙本文件的數位化。 

最大的效益來自於文件擷取完成後的後續處理。

直接雲端整合可減少不必要的處理步驟。OCR 技術能將靜態影像轉為可搜尋的文件。元資料則提供商業背景資訊。工作流程自動化可消除重複的手動任務，並將文件精準傳送至所需位置。

這些功能相輔相成，協助組織擺脫傳統掃描的侷限，邁向更高效、更一致，且更能契合當今現代企業資訊管理方式的文件工作流程。

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一如往常，現有客戶與合作夥伴應首先前往 MyQ 社群入口網站，該處提供文件、解答及支援案件登錄等服務。

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