Úspěšné fungování s Flotila tiskáren od různých výrobců

V optimálním světě by obchodní zástupci kancelářských zařízení byli nejšťastnější, kdyby kompletně vyměnili celou flotilu multifunkčních tiskáren svých klientů - a řešení pro správu tisku - a to vše od jediného oblíbeného dodavatele nebo výrobce OEM. Alespoň na papíře by to bylo nejjednodušší a nejčistší řešení. A podle analytiků by to firmy i dodavatelé řešení pro správu tisku nejraději udělali. 

To se však často nestává. Žijeme v neoptimálním světě, kde volby a IT infrastrukturu určují rozpočtová omezení a omezená dostupnost hardwaru - a to se týká i multifunkčních tiskáren (MFP ) a jejich řídicího softwaru.  

Promluvme si o těchto multifunkčních tiskárnách

Přestože mnoho organizací má smíšený vozový park multifunkčních tiskáren, není přesně jasné, jak běžné jsou tyto flotily více dodavatelů. Podle propočtů se toto číslo pohybuje kolem 40 % - a může být mnohem, mnohem vyšší.

Tento poměr lze z velké části připsat tomu, jak se tiskový park v průběhu času rozšiřuje. „Většina organizací se vyvíjí organicky, a proto se typický tiskový park skládá z tiskáren a multifunkčních zařízení od různých dodavatelů,“ uvedla Sharon McNee, vedoucí výzkumu ve společnosti IDC Europe. „Tento hardware byl pořizován různými způsoby a na základě smluv s různou dobou platnosti, což vede k souběžnému provozu starších i nových zařízení.“ 

Kromě toho otřásl odvětvím tiskáren také celosvětový nedostatek polovodičových čipů. Výrobci byli nuceni rozdělovat své omezené zásoby mezi jednotlivé produktové řady, konkrétní modely nebyly k dispozici a ceny celkově prudce vzrostly. „Byla to nečekaná příležitost k vybudování prostředí se smíšeným parkem zařízení na základě Zařízení od různých výrobců,“ uvedla Louella Fernandesová, ředitelka poradenské společnosti Quocirca.

Není to tak, že by se firmy nebo dodavatelé snažili o diverzitu ve svých tiskových parcích. „Snaží se tiskové parky racionalizovat snížením celkového počtu značek a modelů, ale i po tomto kroku bude většina tiskových parků stále zahrnovat zařízení od nejméně dvou dodavatelů,“ dodal McNee. „Přidejte k tomu fakt, že žádný jednotlivý poskytovatel tiskových služeb nedokáže dodat všechny požadované typy hardwaru, a dostanete situaci, kdy je zcela homogenní flotila velmi vzácnou záležitostí.“

Problémy smíšeného vozového parku přesahují rámec hardwaru

Rozmanitý Flotila tiskáren jen nesourodou směsicí hardwaru. „Prostředí se smíšeným tiskovým parkem často vyžaduje mozaiku softwaru a ovladačů napříč různými značkami a zařízeními – a nezapomeňme ani na výzvy v oblasti správy IT, bezpečnostní zranitelnosti, spotřební materiál a zvýšený dopad na životní prostředí,“ vysvětlila Fernandesová ze společnosti Quocirca. Firmy se navíc musí vypořádat i se sociálními faktory. „Přechod na práci na dálku a rozptýlenou pracovní sílu přináší další výzvy při správě tiskové infrastruktury s více dodavateli,“ uvedla.  

Podle výsledků průzkumu společnosti Quocirca měla většina (61 %) dotazovaných firem jednotné tiskové prostředí – standardizovaný park tiskáren sjedním řešením pro správu tisku. Na druhou stranu 31 % firem disponovalo Flotila tiskáren od více dodavatelů Flotila tiskáren jedním řešením pro správu tisku. Kromě toho měla malá část firem (8 %) provozní směsici více než jednoho poskytovatele tiskových řešení. 

Ať už se jedná o řešení pocházející přímo od výrobce originálního vybavení (OEM) nebo o nezávislé řešení nezávislé na konkrétní značce – spravované tiskové řešení musí být schopno efektivně pracovat s tiskárnami nejméně dvou různých značek. „Cílem je zde vyrovnat rozmanitost hardwaru pomocí centrální platformy pro správu tisku, která dokáže podporovat prostředí s více dodavateli a zajistit jednotné Uživatel bez ohledu na Zařízení značku,“ uvedl Fernandes.

Každodenní problémy s vozovým parkem s více dodavateli

V mnoha případech je vznik flotily více dodavatelů obvykle ad hoc, nestrategickým plánovaným výsledkem obchodní a ekonomické reality. Přesto má provozování vozového parku s více dodavateli svůj specifický soubor problémů, které lze charakterizovat jako přínosy, náklady a dopady.  

Pozitivní jsou tři hlavní výhody, na které poukazuje Fernandes. Může ušetřit výdaje, protože přechod na jedinou značku OEM může být pro společnost jednoduše příliš nákladný. Některá specializovaná tisková a skenovací zařízení nemusí být od primárního dodavatele společnosti k dispozici. Za třetí, rozmanitost značek může společnost osvobodit od přílišné vazby na jediného dodavatele. 

Ačkoli většina těchto výhod - ať už plánovaných, nebo ne - má finanční charakter, mnoho provozních nákladů nesou přímo správci systému. Tyto náklady mohou být prostřednictvím dodatečné pracovní zátěže nebo vyšších rozpočtů na údržbu, protože žonglují s konkurenčními požadavky koncových uživatelů a různorodého hardwaru. Z účetního hlediska se tyto náklady sčítají relativně mnohem snáze. Jedny z nejdůležitějších - a obtížně vypočitatelných - dopadů flotily více dodavatelů jsou omezení v tom, jak může organizace a její zaměstnanci vytvářet efektivní pracovní postupy s tištěnými a digitalizovanými dokumenty.

Zde jsou uvedeny nejproblematičtější oblasti, které identifikovali analytici a techničtí odborníci MyQ :

Nekompatibilní zařízení a ovladače – Největším problémem síť zajistit, aby tiskárny od různých výrobců dokázaly vzájemně komunikovat v rámci jedné podnikové síť . Řešení této situace často vyžaduje pokusy a omyly s několika univerzálními tiskovými ovladači. Konkrétní typy ovladačů se mohou lišit také v závislosti na konkrétním složení výrobců v rámci Flotila tiskáren.  „Implementace univerzálního tiskového Ovladač mechanismu uvolňování může obejít problémy s kompatibilitou a správou související s rozdílnými úrovněmi zabezpečení napříč různými Ovladač ,“ vysvětlil McNee z IDC.  

Matoucí Uživatel – Proces přihlášení a pracovní postupy se mohou mezi jednotlivými zařízeními výrazně lišit. Každý výrobce má díky svým proprietárním operačním platformám vlastní rozhraní displeje multifunkčního zařízení a specifický postup při kopírování, tisku, faxování a skenování. To může uživatelům ztěžovat nebo dokonce znemožnit automatizaci a synchronizaci pracovních postupů napříč multifunkčními zařízeními. „Práce se zařízeními v kombinovaném parku může být velmi matoucí, protože zaměstnanci se často musí naučit rozumět a pracovat s více než jedním Uživatel . Zjistit, které Zařízení pro různé typy tiskové úlohy také náročný proces, který vyžaduje počáteční i průběžné zaškolení,“ dodal McNee.

Nutná praktická správa - kombinace výrobců OEM může vést k tomu, že správci systému budou muset mít přímý praktický přístup k jednotlivým multifunkčním tiskárnám, aby mohli instalovat ovladače, vypočítávat spotřebu spotřebního materiálu a zajišťovat potřebnou údržbu. "Integrace může být komplikovaná. Snadno může dojít k nedostatku kontroly, pokud není zaveden centralizovaný systém hlášení," upozornil Fernandes ze společnosti Quocirca.

OmezenáUživatel – Dnešní mobilní a hybridní pracovní síla očekává, že bude moci pracovat bez vázání na kancelářský stůl a multifunkční zařízení (MFP) a že bude moci na svých smartphonech využívat zjednodušené a bezpečné řešení. Rozdíly ve funkcích multifunkčních zařízení od jednotlivých výrobců vedou k omezeným a nejednotným možnostem mobility v případě, že organizace využívá zařízení od více dodavatelů. 

Zvýšená bezpečnostní rizika – Udržování bezpečnosti systému je složitější, pokud se zvyšuje počet aktualizací a oprav. Navíc instalace stovek jednotlivých ovladačů tiskáren zvyšuje pravděpodobnost, že správci systému zneužijí službu Print Spooler Microsoft k výměně ovladačů a způsobí tak situacitypu PrintNightmare. 

Řešení pro vozové parky s více dodavateli nabízí MyQ X 

Konečným cílem v prostředí s více dodavateli je zajistit plynulý Uživatel , který zůstává konzistentní napříč všemi zařízeními a značkami, bez ohledu na jakékoli odchylky či rozdíly. Právě v tomto ohledu MyQ vyprofilovalo jakopřední nezávislé řešení pro správu tisku. Nejnovější verze MyQ přináší řadu výhod, které jsou obzvláště cenné pro ty, kteří majísmíšené nebo starší portfolio tiskáren – a tyto výhody se projevují napříč spektrem, od prodejců přes IT administrátory a management až po koncové uživatele. Zde je několik z těchto MyQ :  

• Flexibilní a rychlá instalace – Díky automatickému vyhledávání tiskáren je instalace MyQ v prostředí s tiskárnami různých výrobců mnohem snazší. Je to navíc efektivní a bezpečné. MyQ správcům MyQ nutnost instalovat stovky jednotlivých ovladačů tiskáren. 
• Jednotné řízení – Získejte přehled o všech připojených multifunkčních zařízeních – včetně každodenního provozu, preventivní údržby, spotřeby spotřebního materiálu a Uživatel – a to vše prostřednictvím jediného uživatelského rozhraní pro vaše systémové administrátory. To šetří čas, omezuje prostoje zařízení a snižuje náklady. 
• Jednotné Uživatel –MyQ představuje jednotné řešení, které uživatelům umožňuje snadno provádět každodenní úkoly bez ohledu na značku či model jejich multifunkčního zařízení. Díky jednotnému a Uživatel rozhraní se uživatelé mohou bez potíží orientovat v široké škále multifunkčních zařízení od různých výrobců.
• Automatizace a digitalizace pracovních postupů - Zbavte se opakujících se úkolů pomocí personalizovaných a automatizovaných pracovních postupů MyQ X. Správci mohou snadno vytvářet přizpůsobené pracovní postupy pro každodenní úlohy kopírování, faxování a skenování, například automatické ukládání skenů do předem definovaných míst určení. Tím se uvolní čas a sníží potřeba ručního zadávání na multifunkčním zařízení.
• Snadný přístup a bezpečný tisk – rychlejší spuštění.MyQ umožňuje rychlé a pohodlné Ověřování identity PINu, hesla, karty nebo QR kódu prostřednictvím smartphonu. Koncoví uživatelé tak mají nejen zjednodušené přihlášení a Uživatel , ale díky Uvolněný tisk je také zvýšena jejich bezpečnost. 
• Mobilní tisk pro všechny – MyQ Mobile Client umožňuje uživatelům upravovat tiskové úlohy a nastavení a využívat zabezpečený Uvolněný tisk svých smartphonů, i když nejsou u svého stolu nebo u multifunkčního zařízení – a to i u tiskáren bez Vestavěný terminál.
• Než tisknete, podívejte se na náhled – Funkce náhledu na tisk šetří papír a předchází nedorozuměním, protože uživatelům umožňuje zobrazit náhled na Vestavěný terminál multifunkčního zařízení Vestavěný terminál na jejich smartphonech.
• Pokročilé plánování pro případ nouze – nemusíte se obávat, že by výpadky narušily procesy tisku, kopírování a účetnictví. Desktop ClientMyQ Desktop Client aSestavení fronty Zařízení – v kombinaci s lokálním zpracováním úloh, Záložní tisk a offline přihlášením – zajistí plynulý chod i během neplánovaných síť .   
• Vylepšené funkce služby MS Universal Print – Využijte možnosti vzdáleného a bezpečného tisku díky integraci služby MicrosoftUniversal Print a nástroje MyQ Universal Print Connector. Tato integrace umožňuje bezpečný Uvolněný tisk vzdálené tiskové funkce z jakéhokoli místa, a to i v sítích typu Zero Trust – což představuje významnou výhodu pro starší tiskárny, které nativně nepodporují MS Universal Print.

Chcete-li získat další informace o tom, jak může váš vozový park s více dodavateli fungovat hladčeji díky MyQ X, kontaktujte nás!

UKAŽ MI MYQ X