Mehr als nur Scannen: Intelligente Dokumenten-Workflows mit „ Cloud-Speicher “, OCR und Workflow-Automatisierung

Der Prozess funktioniert zwar, führt jedoch zu unnötigen Schritten, kostet wertvolle Zeit und erhöht das Risiko, dass Dokumente verlegt oder uneinheitlich abgelegt werden. 

Unsere Analyse der häufig gestellten Fragen und Diskussionen in den Kanälen zeigt, dass Unternehmen zunehmend nach besseren Möglichkeiten suchen, Dokumentenworkflows zu verwalten.

Fragen zu Cloud-Scannen, optische Zeichenerkennung (OCR), Metadaten und Workflow-Automatisierung Automatisierung tauchen häufig auf und spiegeln einen Wandel weg vom einfachen Scannen hin zu stärker vernetzten und automatisierten Prozessen wider.

Das Ziel besteht nicht mehr nur darin, Papierdokumente zu digitalisieren. Vielmehr geht es darum, sicherzustellen, dass Informationen im richtigen Format und mit dem richtigen Kontext an den richtigen Empfänger gelangen.

Beim modernen Scannen geht es um die Übertragung von Informationen, nicht um Dateien

Anstatt ein PDF zu erstellen, das jemand manuell bearbeiten muss, können moderne Dokumenten-Workflows Dokumente automatisch an Cloud-Speicher weiterleiten, sie in durchsuchbare Dateien umwandeln, zusätzliche Informationen erfassen und sie in bestehende Geschäftsprozesse integrieren.

Dieser Ansatz reduziert den manuellen Aufwand und erleichtert gleichzeitig das Auffinden, Organisieren und Teilen von Dokumenten.

Für IT-Administratoren sorgt dies zudem für mehr Einheitlichkeit, da individuelle Gewohnheiten der Benutzer durch standardisierte Arbeitsabläufe ersetzt werden, die zentral verwaltet werden können.

Dokumente direkt dorthin senden, wo sie hingehören

Anstatt Dokumente per E-Mail zu versenden oder vorübergehend auf lokalen Computern zu speichern, können Nutzer direkt vom Multifunktions Gerät aus in ihre bevorzugte „ Cloud-Speicher “ scannen.

MyQ unterstützt Cloud-Scan-Ziele, darunter: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive Für Unternehmen 

• Google Drive 

• Google Drive für Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

Zur Unterstützung unterschiedlicher geschäftlicher Anforderungen stehen zudem weitere Ziele wie „ Netzwerk “-Ordner, FTP-Server, benutzerdefinierte Ziele und E-Mail zur Verfügung.

Durch die direkte Zustellung gelangen Dokumente genau dorthin, wo die Nutzer sie erwarten. Dadurch werden manuelle Uploads reduziert und Unternehmen können einheitliche Verfahren zur Dokumentenablage gewährleisten.

Verfügbarkeit auf MyQ X und MyQ Roger

Die oben aufgeführte vollständige Liste der Ziele gilt für MyQ X. MyQ Roger unterstützt derzeit das direkte Scannen an OneDrive, Google Drive, SharePoint (mit entsprechender Lizenz), Microsoft Teams sowie per E-Mail direkt vom Drucker aus; Dropbox, Box, iCloud und „Scan to Phone“ sind über die mobile App MyQ Roger verfügbar und nicht über Gerät. Amazon S3, Netzwerk -Ordner und FTP-Ziele werden derzeit auf MyQ Roger nicht angeboten. 

Cloud-Integrationen fügen sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein

Unabhängig davon, ob Teams über Microsoft 365 oder Google Workspace zusammenarbeiten, erwarten Nutzer zunehmend, dass gescannte Dokumente neben ihren übrigen digitalen Inhalten angezeigt werden. 

MyQ unterstützt das direkte Scannen an „ Dienste “-Dienste wie SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive und Google Drive for Workspace. Administratoren können die Scan-Ziele zentral konfigurieren, während sich die Nutzer bei ihren eigenen Cloud-Konten anmelden, um sicherzustellen, dass die Dokumente sicher an den richtigen Ort übermittelt werden.

Je nach Konfiguration können Benutzer vor dem Abschluss des Scanvorgangs auch direkt über das Multifunktions Gerät -Menü durch Ordner blättern, was die korrekte Ablage von Dokumenten bereits beim ersten Mal erleichtert. 

OCR macht gescannte Dokumente durchsuchbar

Ohne optischer Zeichenerkennung (OCR)ist die Suche nach einem Vertrag, einer Rechnungsnummer, einem Kundennamen oder einer Referenz in Tausenden von gescannten PDF-Dateien nahezu unmöglich.

OCR löst dieses Problem, indem es gedruckten Text in gescannten Dokumenten erkennt und eine durchsuchbare Ausgabe erstellt.

Innerhalb von „ MyQ “ kann OCR gescannte Dokumente in durchsuchbare Dateien umwandeln und dabei mithilfe konfigurierbarer OCR-Profile verschiedene Ausgabeformate unterstützen. Diese Profile lassen sich anschließend in „ Easy Scan “-Workflows integrieren, um die Dokumentenverarbeitung unternehmensweit zu standardisieren.

Verfügbarkeit auf MyQ X und MyQ Roger

Bei „ MyQ X“ läuft die OCR über den speziellen OCR-Server unter MyQ , eine kostenlose, selbst gehostete Komponente (basierend auf der Tesseract-Engine, die über 60 Sprachen unterstützt), die sich in die Arbeitsabläufe von Easy Scan integrieren lässt.

Auf MyQ Roger ist die OCR-Funktion in die mobile App integriert und wird nun auch zunehmend als Scan-Einstellung direkt auf unterstützten Druckern angeboten (bei unterstützten Modellen der Serie HP ist sie mittlerweile die Standardeinstellung); auf MyQ Roger gibt es kein separates, eigenständiges OCR-Serverprodukt, wie es auf MyQ X der Fall ist.

Metadaten verleihen Dokumenten einen geschäftlichen Kontext

Viele Geschäftsprozesse stützen sich auf Informationen wie Rechnungsnummern, Kundennamen, Projektcodes, Bestellnummern oder Abteilungskennungen, um Dokumente korrekt zu ordnen.

Diese Informationen werden als Metadaten. 

MyQ ermöglicht es Unternehmen, während des Scanvorgangs zusätzliche Informationen zu erfassen. Je nach Arbeitsablauf können Benutzer Werte wie Rechnungsnummern, Fälligkeitstermine, Summen, Währungen oder andere geschäftsspezifische Informationen eingeben, bevor das Dokument an seinen Bestimmungsort weitergeleitet wird. Diese Werte können dann das Dokument im Zielsystem begleiten, was die Klassifizierung und den Abruf erheblich vereinfacht.

Das Hinzufügen von Metadaten bereits bei der Erfassung hilft Unternehmen dabei, einheitlichere Verfahren für die Dokumentenverwaltung zu etablieren, ohne dass später zusätzliche manuelle Bearbeitungsschritte erforderlich sind.

Verfügbarkeit auf MyQ X und MyQ Roger

Die Funktion zur Erfassung von Metadaten ist für „ MyQ X“ dokumentiert. MyQ Die Workflow-Parameter von „Roger “ umfassen technische Scaneinstellungen wie Duplex, Auflösung, Papiergröße und Format, jedoch keine benutzerdefinierten Geschäftsmetadatenfelder.

Automatisierung sich wiederholender Dokumentenprozesse

Ein Mitarbeiter meldet sich unter Gerät an, wählt ein Ziel aus, passt die Scan-Optionen an, gibt immer wieder dieselben Informationen ein und wiederholt diesen Vorgang dutzende Male.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen lassen sich viele dieser sich wiederholenden Aufgaben vermeiden.

Mit MyQ Easy Scankönnen Administratoren vordefinierte Scan-Workflows erstellen, die mehrere Aktionen in einem einzigen Benutzervorgang zusammenfassen. Anstatt jeden Scan manuell zu konfigurieren, wählen die Benutzer einfach den entsprechenden Workflow aus, und „ MyQ “ wendet die erforderlichen Einstellungen automatisch an, bevor das Dokument an seinen Bestimmungsort weitergeleitet wird.

Je nach geschäftlichen Anforderungen können Workflows vordefinierte Scaneinstellungen, Cloud-Ziele, die Erfassung von Metadaten, OCR-Verarbeitung und die Weiterleitung von Dokumenten umfassen.

Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern verringert auch die Anzahl der Benutzerfehler, da sichergestellt wird, dass Dokumente unternehmensweit einheitlich bearbeitet werden.

Standardisierung kommt sowohl den Anwendern als auch der IT zugute

Ohne standardisierte Arbeitsabläufe entwickeln Nutzer oft ihre eigenen Gewohnheiten bei der Benennung von Dateien, der Auswahl von Speicherorten oder der Konfiguration von Scan-Einstellungen. Mit der Zeit erschweren diese Unterschiede die Dokumentenverwaltung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen falsch abgelegt werden.

Zentralisierte Arbeitsabläufe tragen dazu bei, dass Dokumente denselben Prozess durchlaufen, unabhängig davon, wer sie einscannt oder welches Multifunktions Gerät gerät verwendet wird.

Für IT-Teams vereinfacht dies die Verwaltung.

Für die Nutzer entsteht so eine vertraute Benutzererfahrung, bei der sie bei alltäglichen Aufgaben weniger Entscheidungen treffen müssen. 

Das Scannen in einen vernetzten Geschäftsprozess verwandeln

Das Scannen ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäftsabläufe, doch der Mehrwert liegt nicht mehr allein in der Digitalisierung von Papierdokumenten. 

Die größten Vorteile ergeben sich aus dem, was nach der Erfassung des Dokuments geschieht.

Die direkte Cloud-Integration reduziert unnötigen Bearbeitungsaufwand. OCR wandelt statische Bilder in durchsuchbare Dokumente um. Metadaten liefern den geschäftlichen Kontext. Die Workflow-Automatisierung beseitigt sich wiederholende manuelle Aufgaben und leitet Dokumente genau dorthin weiter, wo sie benötigt werden.

Gemeinsam helfen diese Funktionen Unternehmen dabei, über das herkömmliche Scannen hinauszugehen und Dokumenten-Workflows zu etablieren, die effizienter und einheitlicher sind und besser auf die Art und Weise abgestimmt sind, wie moderne Unternehmen heute Informationen verwalten.

Die Unterstützung erhalten, die Sie brauchen

Wie immer sollten sich bestehende Kunden und Partner zunächst an das MyQ Community-Portalwenden, wo Dokumentation, Antworten und die Erfassung von Supportfällen zur Verfügung stehen.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, denSoftware Assurance-Vertrag für Ihre Lizenz aufrechtzuerhalten, da dieser Ihnen die neuesten Updates, Sicherheitspatches und bei Problemen jederzeit Zugang zum Support von MyQ gewährt.