Wie funktioniert „Scan to Cloud“ in der Praxis?

Je nach Plattform und Arbeitsablauf können Dokumente zudem per OCR verarbeitet, mit Metadaten versehen oder an vordefinierte Ziele weitergeleitet werden. Das Ergebnis ist ein Scanprozess, der die Dokumentenerfassung direkt mit den Systemen verknüpft, in denen das Dokument gespeichert oder verwendet werden soll.

MyQ Roger vs. MyQ X: Wo passt die Cloud hinein?

MyQ Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze für Cloud-Umgebungen, die nicht gleich behandelt werden sollten.

MyQ Roger ist auf Cloud-Konnektivität, Mobilität, Remote- und Hybrid-Arbeitsplätze sowie cloudbasierte Dokumenten-Workflows ausgelegt. MyQ Roger bietet serverlose Cloud-Druck- und Scan-Workflows, eine zentralisierte Webverwaltung sowie Integrationen mit Cloud-Speicher Dienste .

MyQ X wurde für lokale und hybride Umgebungen entwickelt und unterstützt zudem die Bereitstellung in einer privaten Cloud-Infrastruktur. So kann beispielsweise „ MyQ X“ auf einer virtuellen Maschine von „ Azure “ ausgeführt werden, wobei der physische „ Netzwerk “ mit der „ Azure “-Umgebung verbunden ist. „ MyQ X“ bietet zudem Cloud-basierte Scanfunktionen, darunter das direkte Scannen an „ Cloud-Speicher “Dienste. 

Der Unterschied ist wichtig: MyQ Roger ist cloud-nativ und basiert auf der öffentlichen Cloud, während „ MyQ X“ Cloud-Anbindung innerhalb einer lokalen oder hybriden Architektur bietet.

Wie funktioniert „Scan to Cloud“?

Ein Benutzer scannt ein physisches Dokument an einem „MyQ “-fähigen „ Gerät “. Anstatt den Scan lokal zu speichern und später manuell zu übertragen, sendet der konfigurierte Scan-Workflow von „ MyQ “ das Dokument an das ausgewählte Ziel.

MyQ X unterstützt „ Cloud-Speicher “-Ziele, darunter OneDrive OneDrive , for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, und Amazon S3. SharePoint Online Administratoren können diese als Ziele innerhalb von „ Easy Scan “-Workflows konfigurieren.

Beispielsweise kann ein „ administrator “ eine Aktion „ Easy Scan “ erstellen, die mit „ SharePoint Online “ verknüpft ist. Je nach Konfiguration können Benutzer unter „ Gerät “ konfigurierte Websites und Ordner auswählen, bevor sie den Scan starten.

MyQ Roger bietet im Rahmen seiner Public-Cloud-Architektur ähnliche Cloud-Scan-Funktionen, darunter „Scan to Cloud-Speicher “ für OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud und Dropbox.

Entscheidend ist, dass „Scan to Cloud“ nicht einfach nur das „Einscannen an eine E-Mail-Adresse“ ist. Es verbindet die Dokumentenerfassung mit den bestehenden „ Cloud-Speicher “- und Dokumenten-Workflows des Unternehmens.

Was sind die bewährten Verfahren für das Scannen in die Cloud?

Ein sinnvoller „Scan-to-Cloud“-Workflow sollte den manuellen Aufwand reduzieren, anstatt lediglich denselben manuellen Prozess in eine Cloud-Umgebung zu verlagern.

Ziele anhand realer Arbeitsabläufe definieren

Anstatt den Benutzern eine uneingeschränkte Liste von Zielorten zur Verfügung zu stellen, können Administratoren vordefinierte „ Easy Scan “-Aktionen für gängige Prozesse erstellen. Ein Workflow könnte beispielsweise ein Dokument direkt an einen bestimmten „ Cloud-Speicher “-Speicherort senden, anstatt dass der Benutzer jedes Mal den Zielort festlegen muss. „ MyQ “ unterstützt mehrere „ Easy Scan “-Aktionen mit unterschiedlichen Zielorten.

Verwenden Sie geeignete Ordnerstrukturen

Sofern die „ Cloud-Speicher “-Integrationen die Ordnernavigation unterstützen, können Benutzer über die Seite „ Gerät “ durch die verfügbaren Speicherorte navigieren. Für „ SharePoint Online “ kann „ MyQ X“ entweder für eine bestimmte Website oder für mehrere Websites konfiguriert werden, wobei die Ordnernavigation je nach Konfiguration verfügbar ist.

Behalten Sie die Zugriffsrechte im Griff

Cloud-Speicher Die Verbindungen sollten das bestehende Zugriffsmodell der Organisation widerspiegeln. Bei den Integrationen vonMyQmüssen Benutzer oder Administratoren die entsprechenden Verbindungen und Berechtigungen einrichten, bevor das Speicherziel genutzt werden kann.

Wo immer möglich, automatisieren

Wenn die Benutzer bei jedem Scan die resultierende Datei weiterhin manuell umbenennen, sortieren, bearbeiten und verschieben müssen, hat das Unternehmen zwar die Erfassung digitalisiert, aber nicht unbedingt den damit verbundenen Arbeitsablauf. Hier kommt der automatisierten Verarbeitung eine wichtige Rolle zu.

Wie lassen sich gescannte Dokumente automatisch verarbeiten?

Das Scannen kann der erste Schritt in einem umfassenderen Dokumenten-Workflow sein. 

MyQ Unterstützt OCR zur Erstellung durchsuchbarer Dokumente sowie zusätzliche Scanparameter und Metadaten. Die Scan-Workflows von „ MyQ“ können Dokumente zudem an Dokumentenmanagementsysteme und andere Ziele senden.

So kann OCR beispielsweise ein gescanntes Dokument in eine durchsuchbare PDF-Datei umwandeln, anstatt der Organisation lediglich ein Bild zu hinterlassen, das nur angezeigt werden kann. Außerdem können während des Scanvorgangs zusätzliche Informationen wie Rechnungsnummern, Fälligkeitstermine, Gesamtbeträge oder Währungen eingegeben und als Metadaten zusammen mit dem Dokument gespeichert werden. 

„Scan to Cloud“ ist mehr als nur ein Zielort

Der Vorteil von „Scan to Cloud“ besteht nicht nur darin, dass beim Scanvorgang ein paar Klicks wegfallen.

Die größere Veränderung besteht darin, den Zeitpunkt, zu dem ein Dokument digitalisiert wird, mit dem System zu verknüpfen, in dem dieses Dokument gespeichert oder verarbeitet werden soll.

Für ein „Cloud-First“-Unternehmen kann dies bedeuten, Dokumente direkt in bestehende Cloud- Dienste zu erfassen. In einer hybriden Umgebung kann dies bedeuten, Cloud-vernetzte Dokumenten-Workflows hinzuzufügen und gleichzeitig eine bestehende MyQ X-Architektur beizubehalten.

Und wenn OCR, Metadaten und Workflow-Automatisierung hinzukommen, wird das Scannen Teil eines umfassenderen Dokumentenprozesses und ist nicht mehr nur eine isolierte Funktion eines Multifunktionsgeräts. 

MyQ bietet beide Ansätze: MyQ Roger für Unternehmen, die eine Public-Cloud-Architektur suchen, und MyQ X für Unternehmen, die eine lokale oder hybride Bereitstellung mit cloudverbundenen Dokumenten-Workflows benötigen.