PrintSharing: Ein praktischer Ansatz für das Drucken als Gast und in öffentlichen Bereichen

Entweder wird der Zugriff zum Schutz des Netzwerks eingeschränkt, oder es werden Umgehungslösungen eingeführt, die Risiken und zusätzlichen Betriebsaufwand mit sich bringen. In beiden Fällen ist das Ergebnis selten ideal.

Die Nutzer erwarten nicht mehr, dass sie Treiber installieren, Anwendungen herunterladen oder Konten registrieren müssen, nur um ein einziges Dokument auszudrucken. Sie erwarten, dass der Vorgang sofort, einfach und vorhersehbar abläuft.  

PrintSharing vonMyQ Roger wurde speziell für diese Situation entwickelt. 

Die Herausforderung beim herkömmlichen Gastdruck

Beim Gastdruck wird häufig auf veraltete Methoden zurückgegriffen.

Besucher werden gebeten, sich mit internen Netzwerken zu verbinden, Druckertreiber zu installieren oder Dateien an einen Mitarbeiter zu senden, damit diese manuell ausgedruckt werden können. Diese Vorgehensweisen verursachen Unannehmlichkeiten für die Nutzer und bedeuten zusätzlichen Aufwand für IT-Teams und das Personal am Empfang. 

In stark frequentierten Umgebungen wie Flughäfen, Universitätsgeländen, Hotels und Coworking Spaces wird dies schnell unüberschaubar.

Die Zulassung nicht registrierter Geräte in Unternehmensnetzwerken birgt Sicherheitsrisiken. Manuelle Arbeitsabläufe verlangsamen den Betriebsablauf. Und ohne klare Kontrollen können die Druckkosten unbemerkt steigen. 

Diese Herausforderungen sind nicht neu, aber sie sind mit dem Wachstum der Umgebungen und den steigenden Erwartungen der Nutzer deutlicher in den Vordergrund getreten. 

Ein alternatives Modell für den öffentlichen Druck 

Anstatt auf Treiber oder Anwendungen angewiesen zu sein, erfolgt der Druckvorgang über einen QR-basierten Browser-Workflow. Die Benutzer scannen einen QR-Code, laden ihr Dokument hoch und schließen den Druckvorgang direkt von ihrem Gerät aus ab. Keine Installation, keine Registrierung und keine Abhängigkeit von internen Systemen. 

Aus Sicht des Benutzers ist der Vorgang unkompliziert. Aus Sicht des Unternehmens bleibt er kontrolliert und sicher. 

Entwickelt für Umgebungen mit ständigem Betrieb

Benutzer kommen, erledigen eine Aufgabe und gehen wieder. Sie sind nicht Teil der Infrastruktur des Unternehmens und haben keine Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen. PrintSharing ist genau auf dieses Verhalten zugeschnitten.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer Einarbeitung, und die Interaktion beschränkt sich auf wenige klare Schritte. Dies entspricht den Erwartungen der Nutzer an moderne Dienste, bei denen der Zugriff sofort erfolgt. 

Sicherheit ohne Kompromisse 

Herkömmliche Ansätze erfordern oft, dass Teile des Netzwerks geöffnet werden oder Ausnahmen für nicht gelistete Geräte eingeführt werden. Dies birgt ein ständiges Risiko, das schwer zu überwachen ist.

PrintSharing verhindert dies, indem es in einer isolierten Umgebung betrieben wird, in der die Benutzersitzungen voneinander getrennt sind und keine Verbindung zum internen Netzwerk herstellen.

Dokumente werden innerhalb der Sitzung verarbeitet und nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Dies verringert das Risiko einer dauerhaften Datenspeicherung und trägt dazu bei, dass vertrauliche Dokumente nach ihrer Verwendung nicht aufbewahrt werden. 

Von der Kostenstelle zum kontrollierten Service 

Die manuelle Abwicklung von Zahlungen, die Bearbeitung von Rückerstattungen oder der Einsatz von Personal für den Druck können den Wert der Dienstleistung selbst schnell übersteigen. 

PrintSharing eröffnet eine neue Perspektive.

Dank integrierter mobiler Zahlungsfunktionen kann das Drucken als Selbstbedienungsmodell genutzt werden. Die Nutzer bezahlen direkt über ihr Gerät, und die Transaktionen werden automatisch abgewickelt.

Dadurch entfällt die manuelle Zahlungsabwicklung, und der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter wird verringert. Gleichzeitig können Unternehmen so Kosten decken oder Einnahmen aus einer Dienstleistung erzielen, deren Verwaltung zuvor schwierig war. 

Senkung des Betriebsaufwands 

Mitarbeiter, die bei Druckaufträgen helfen, fehlgeschlagene Druckaufträge bearbeiten oder Rückerstattungen abwickeln, sind Beispiele für Aufgaben, die nur einen geringen Nutzen bringen. Durch die Umstellung auf ein Selbstbedienungsmodell eliminiert PrintSharing einen Großteil dieses Aufwands. 

Die Benutzer verwalten ihre Druckaufträge von Anfang bis Ende selbst. IT-Teams müssen keine komplexen Gastzugangskonfigurationen verwalten. Die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt sich um routinemäßige Druckaufträge kümmern zu müssen. 

Das Ergebnis ist ein effizienterer Betrieb, ohne dass die Komplexität zunimmt.  

Für die Skalierung über mehrere Standorte hinweg konzipiert 

Unternehmen mit mehreren Standorten stehen oft vor zusätzlichen Herausforderungen. Preise, Richtlinien und Konfigurationen müssen unter Umständen für jeden Standort separat verwaltet werden. Dies erhöht den Verwaltungsaufwand und führt zu Unstimmigkeiten. 

PrintSharing unterstützt die zentrale Verwaltung, sodass Unternehmen Regeln festlegen und diese standortübergreifend anwenden können. Dies erleichtert die Wahrung der Einheitlichkeit und ermöglicht gleichzeitig die Anpassung an die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Umgebung.   

Ein Modell, das den heutigen Erwartungen entspricht 

PrintSharing spiegelt einen allgemeinen Wandel in der Art und Weise wider, wie Dienste bereitgestellt Dienste . Nutzer erwarten sofortigen Zugriff. Unternehmen benötigen Sicherheit und Kontrolle. IT-Teams benötigen Lösungen, die den Wartungsaufwand verringern, anstatt ihn zu erhöhen.  

Indem unnötige Schritte vermieden werden und der Fokus auf praktische Ergebnisse gelegt wird, bietet PrintSharing ein Modell, das der Art und Weise entspricht, wie Menschen heute mit Technologie umgehen. 

Es vereinfacht den Zugriff für Benutzer, reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und gewährleistet das in professionellen Umgebungen erforderliche Maß an Kontrolle.