Wenn das Scannen eines Dokuments nicht ausreicht: Die Herausforderung vertrauenswürdiger digitaler Unterlagen

Bei Unterlagen, die Aufbewahrungs-, Prüfungs-, behördlichen oder rechtlichen Anforderungen unterliegen, beantwortet das bloße Vorhandensein einer digitalen Kopie jedoch nicht unbedingt die wichtigeren Fragen. 

Wurde das Dokument korrekt eingescannt? Wer hat es eingescannt? Kann die Organisation nachweisen, dass die digitale Kopie das Original originalgetreu wiedergibt? Wurde das Dokument geprüft, bevor das Originaldokument entsorgt wurde?

Und kann die Organisation Jahre später nachweisen, wie diese Aufzeichnung erstellt und genehmigt wurde?

Diese Fragen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen papierbasierte Prozesse durch digitale Aufzeichnungen ersetzen.

Die Kluft zwischen Scannen und vertrauenswürdiger Digitalisierung 

Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen der Erfassung eines Dokuments und der Anerkennung der daraus resultierenden digitalen Kopie als amtliche Urkunde.

Bei einem Standard-Scanvorgang steht in der Regel die Erstellung einer digitalen Datei im Vordergrund. Nach Abschluss des Scanvorgangs kann die Datei in einem Ordner, einem Dokumentenmanagementsystem, einer Plattform für „ Cloud-Speicher “ oder einem Archiv gespeichert werden.

Das Problem ist, dass die endgültige Datei nicht unbedingt Hinweise auf den Prozess enthält, durch den sie erstellt wurde.

Ein PDF-Dokument kann den Inhalt eines Dokuments darstellen, zeigt jedoch möglicherweise Folgendes nicht an: 

• Wer hat die Untersuchung durchgeführt? 

• Welcher „ Gerät “ wurde verwendet? 

• Wie das Dokument gescannt wurde 

• Ob der Scan auf Qualität und Vollständigkeit überprüft wurde 

• Wer hat die daraus entstandene digitale Kopie geprüft? 

• Ob das Dokument genehmigt wurde, bevor das Original vernichtet wurde 

• Ob die digitale Aufzeichnung vor nachträglichen Änderungen geschützt war

Für Organisationen, die die Zuverlässigkeit ihrer digitalen Unterlagen nachweisen müssen, ist die Speicherung der Datei nur ein Teil des Problems. Auch der Prozess hinter der Datei spielt eine Rolle.

Die europäischen Vorschriften legen einen stärkeren Fokus auf digitales Vertrauen 

In ganz Europa agieren Organisationen in einem Umfeld, in dem die Integrität, Sicherheit, Rechenschaftspflicht und Beweiskraft digitaler Informationen von entscheidender Bedeutung sind.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU schreibt beispielsweise vor, dass personenbezogene Daten unter Einhaltung angemessener Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet werden müssen, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor versehentlichem Verlust, versehentlicher Vernichtung oder versehentlicher Beschädigung. Sie legt zudem die Rechenschaftspflicht fest und verlangt von Organisationen, dass sie die Einhaltung der einschlägigen Grundsätze nachweisen können.

Der europäische Rechtsrahmen für die elektronische Identifizierung und Vertrauens Dienste en ( eIDAS) erkennt ebenfalls die Bedeutung von Mechanismen an, die die Integrität und Herkunft elektronischer Informationen gewährleisten. Im Rahmen von eIDAS können juristische Personen elektronische Siegel verwenden, um die Herkunft und Integrität von Daten und Dokumenten sicherzustellen, während elektronische Zeitstempel den Nachweis darüber liefern können, wann Daten vorlagen, und die Integrität dieser Daten untermauern.

Das bedeutet jedoch nicht, dass für jedes gescannte Dokument dieselben Kontrollmaßnahmen erforderlich sind.

Das bedeutet, dass Organisationen verstehen müssen, welches Sicherheitsniveau für die von ihnen digitalisierten Dokumente angemessen ist und welche Nachweise sie später möglicherweise vorlegen müssen.

Die Aufbewahrung eines Dokuments ist nicht gleichbedeutend mit der Wahrung seines Beweiswerts.

Stellen Sie sich ein Dokument vor, das eingescannt und digital gespeichert wird. Wird das Papieroriginal aufbewahrt, gibt es weiterhin einen physischen Bezugspunkt. Wird das Papieroriginal vernichtet, gewinnt die digitale Version deutlich an Bedeutung.

Die Organisation muss dann möglicherweise nachweisen, dass die digitale Kopie eine vertrauenswürdige Wiedergabe des Originals darstellt und dass der zu ihrer Erstellung verwendete Prozess ordnungsgemäß kontrolliert wurde.

Dies stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar, die das Scannen lediglich als einen Vorgang zum Erfassen und Speichern betrachten. Ein digitales Archiv kann Tausende oder Millionen von Dokumenten enthalten, doch das Archiv selbst gibt nicht unbedingt Aufschluss darüber, wie die einzelnen Dokumente in das System gelangt sind.

Ohne geeignete Kontrollmechanismen können Unternehmen am Ende über eine Sammlung digitaler Dateien verfügen, ohne dass ein klarer, nachprüfbarer Nachweis über den dahinterstehenden Prozess vorliegt.

Das Ersetzen von Scans setzt neue Maßstäbe

Deutschland liefert mit TR-RESISCAN, der technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zum Ersatzscannen, ein besonders anschauliches Beispiel für diese Herausforderung.

Die Richtlinie befasst sich mit Situationen, in denen Papierdokumente digitalisiert werden und das Original anschließend vernichtet werden kann. Dabei wird der Prozess unter Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus betrachtet, anstatt das Scannen als isolierten technischen Vorgang zu betrachten.

Dazu gehören Bereiche wie die Erstellung von Dokumenten, das Scannen, die Nachbearbeitung, die Sicherstellung der Integrität, organisatorische Kontrollen, Personal sowie technische Sicherheitsvorkehrungen.

Das zugrunde liegende Prinzip lautet: Wenn die digitale Kopie das Papier ersetzen soll, muss die Organisation Vertrauen in den Prozess haben, durch den diese digitale Kopie erstellt wurde.

Warum der Scanvorgang selbst wichtig ist

Ein kontrollierter Digitalisierungsprozess muss mehr als nur die Bildqualität berücksichtigen. Er muss die beteiligten Personen, die verwendeten Geräte, das Dokument selbst, den Überprüfungsprozess und die aufbewahrten Nachweise über den Ablauf des Vorgangs einbeziehen.

Beispielsweise müssen Organisationen möglicherweise Folgendes festlegen: 

1. Wer hat das Dokument erfasst?
   Ein digitales Dokument ist nützlicher, wenn die Organisation es der Person oder dem Prozess zuordnen kann, die bzw. der für die Erfassung verantwortlich ist.

2. Wie wurde das Bild aufgenommen?
   Informationen über den Scan Gerät us und die Scanbedingungen können relevant sein, wenn es darum geht, zu verdeutlichen, wie die digitale Kopie erstellt wurde.

3. Wurde das Ergebnis überprüft?
   Ein Scan kann fehlende Seiten, eine schlechte Auflösung, falsche Farbeinstellungen oder andere Probleme enthalten, die allein anhand der PDF-Datei möglicherweise nicht erkennbar sind.

4. Wer hat die digitale Kopie akzeptiert?
   Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen der Erstellung eines Scans und der formellen Anerkennung dieses Scans als digitale Aufzeichnung.
   
   Bei Dokumenten mit höheren Sicherheitsanforderungen kann die Trennung zwischen der Person, die die Erfassung vornimmt, und der für die Genehmigung verantwortlichen Person eine zusätzliche Kontrollmaßnahme darstellen.

5. Lässt sich die Integrität der Aufzeichnung nachweisen?
   Digitale Signaturen, Siegel, Zeitstempel und andere Mechanismen können je nach dem jeweiligen Verfahren und den jeweiligen Anforderungen Nachweise über die Integrität oder Herkunft elektronischer Informationen liefern. Die europäische Gesetzgebung zu Vertrauensdiensten bietet einen Rahmen für diese Mechanismen.

6. Gibt es Belege dafür, was passiert ist?
   Ein Abschlussdokument reicht möglicherweise nicht aus. Organisationen benötigen möglicherweise auch Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie der Digitalisierungsprozess ablief.

Das Problem, wenn man jeden Scan gleich behandelt

Ein routinemäßiges internes Dokument und eine Aufzeichnung, auf die zu rechtlichen, finanziellen, gesundheitsbezogenen, behördlichen oder aufsichtsrechtlichen Zwecken zurückgegriffen werden kann, unterliegen nicht unbedingt denselben Anforderungen.

Die Herausforderung besteht daher darin, nicht jeden Scanvorgang unnötig kompliziert zu gestalten.

Ziel ist es, festzustellen, in welchen Bereichen die Folgen einer unzuverlässigen digitalen Aufzeichnung erheblich sind, und geeignete Kontrollmaßnahmen für diese Dokumente einzuführen.

Dies gilt insbesondere für Organisationen, die Unterlagen digitalisieren, bevor sie die Papieroriginale vernichten.

Organisationen des öffentlichen Sektors, Finanz Dienste en und Versicherungsgesellschaften, Gesundheitsdienstleister, juristische Einrichtungen und andere regulierte Bereiche verfügen möglicherweise über Unterlagen, bei denen es auch lange nach dem ursprünglichen Einscannen des Dokuments noch darauf ankommt, dessen Echtheit, Integrität und Verarbeitungshistorie nachweisen zu können.

Welche Spuren werden zurückbleiben, wenn das Papier verschwunden ist?

Eine in einem Archiv gespeicherte Datei kann Aufschluss darüber geben, was das Dokument enthält. Ein kontrollierter Digitalisierungsprozess kann zudem Aufschluss darüber geben, wie dieses Dokument zu einer digitalen Aufzeichnung wurde.

Diese Unterscheidung gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen zunehmend auf Papier verzichten und sich stärker auf digitale Archive stützen. Das Ziel besteht nicht einfach darin, mehr Dokumente zu scannen oder sie effizienter zu speichern.

Ziel ist es, digitale Aufzeichnungen zu erstellen, die vertrauenswürdig sind und über einen längeren Zeitraum hinweg verwaltet und nachverfolgt werden können.

Vorbereitungen für einen kontrollierteren Ansatz bei der Digitalisierung

Wenn digitale Dokumente Papieroriginale ersetzen sollen, regulierte Prozesse unterstützen oder einer Prüfung durch Rechnungsprüfer oder Justiz standhalten müssen, verdient der Scanvorgang dieselbe Aufmerksamkeit wie das Archiv, in dem das endgültige Dokument aufbewahrt wird.

Das bedeutet, praktische Fragen zu Erfassung, Überprüfung, Genehmigung, Integrität, Aufbewahrung und Nachweis zu stellen. 

Denn sobald das Original nicht mehr vorhanden ist, hängt die Aussagekraft der digitalen Aufzeichnung nicht nur vom Dokument selbst ab, sondern auch davon, ob die Organisation nachweisen kann, wie diese Aufzeichnung entstanden ist.

Bei der Zukunft der Dokumentendigitalisierung geht es nicht nur darum, Papier in digitale Speicher zu übertragen. Es geht darum, darauf vertrauen zu können, was dabei geschieht.

MyQ hat einen Ansatz entwickelt, um diese Lücke zu schließen

Wir werden dies in unserem kommenden Webinar vorstellen, in dem wir uns damit befassen werden, wie ein kontrollierter Scan-Workflow Unternehmen unterstützen kann, die mehr Sicherheit hinsichtlich der von ihnen erstellten digitalen Unterlagen benötigen. 

Nehmen Sie am Webinar am 17. September 2026 und erfahren Sie, wie MyQ die Digitalisierung vertrauenswürdiger Dokumente angeht und was dies für Ihre Scanprozesse bedeuten kann. Melden Sie sich hier für die Vormittagsveranstaltung oder hier für die Nachmittagsveranstaltung an.