Das Gesicht der Digitalisierung in den Unternehmen von heute

Das bedeutet scheinbar endloses Kopieren von Adressen, Beträgen und Kontakten in eine Excel-Tabelle, Eingeben von Hunderten von Ziffern in verschiedene Buchhaltungssysteme und so weiter. Wenn Sie das schon einmal erlebt haben, wissen Sie, wovon wir sprechen. Wenn es sich nur um eine Handvoll Dokumente handelt, können Sie es als eine Art Dehnungsübung für Ihre Finger betrachten. Aber wenn die Stapel der zu bearbeitenden Papiere wachsen, nimmt nicht nur die Belastung für die Handwurzel proportional zu, sondern auch die demotivierende, eintönige Arbeit für die Mitarbeiter, die mehr Raum für Fehler bietet und ihnen Zeit raubt, die sie sinnvoller verbringen könnten.

Weg vom Papier und rein ins System

Ein gutes Beispiel für ein informationsreiches Dokument ist eine Rechnung. Fast alle Unternehmen müssen Rechnungen in irgendein internes System einspeisen, so dass die Übertragung der Daten in digitale Form eine offensichtliche Anforderung darstellt. Das Gleiche gilt beispielsweise für Verträge, deren Inhalt weiterverarbeitet werden muss, sei es in einem Handelsunternehmen oder in einer Bank. Natürlich werden die meisten dieser Dokumente gescannt, aber mit dem Einscannen eines physischen Dokuments und der Erstellung einer elektronischen Kopie ist es bei der modernen Digitalisierung noch lange nicht getan.

Vor einigen Jahren kam die OCR-Technologie (Optical Character Recognition ) der manuellen Transkription zu Hilfe und ermöglichte es, Textinformationen aus einem gescannten Dokument zu extrahieren und in eine bearbeitbare Form zu bringen. Jetzt nimmt der Buchhalter die Rechnung aus dem Umschlag, scannt sie ein, die OCR "zerkleinert" die Informationen auf dem Papier in das DOCX- oder PDF-Format, und dann ist es möglich, damit im Computer weiterzuarbeiten. Auch wenn die Finger des Buchhalters dabei ein wenig aufatmen mögen, so warten doch noch viele Klicks und manuelle Vorgänge auf ihn.

Digitalisierung mit allem Drum und Dran

Die Umwandlung physischer Daten in elektronische Form lässt sich noch eleganter gestalten. Die Hauptaufgabe MyQbesteht darin, den Anwendern zu helfen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können. Deshalb bietet MyQ ihnen moderne Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen für die Arbeit mit Dokumenten. Mit der fortschrittlichsten Version von Ultimate aus der MyQ muss ein Mitarbeiter lediglich eine einzige Taste auf dem Druckerbedienfeld drücken, und die Daten aus dem Papierdokument landen genau dort, wo sie hingehören – egal, ob das Ziel Cloud-Speicher ein ECM/DMS-System Ziel .

MyQ scannt das Dokument, unterzieht es einer fortschrittlichen OCR-Erkennung und überträgt die extrahierten Daten anschließend direkt in die entsprechenden Felder, beispielsweise in eineDatenbank eine Tabelle. Das System ist in der Lage, Bereiche zu erkennen, die gescannt und konvertiert werden müssen – weit über den reinen Text hinaus –, und erkennt Stempel, Unterschriften, Kontrollfelder, Barcodes und sogar QR-Codes. Diese MyQ Ultimate-Funktionalität bei der Verarbeitung von Rechnungen sowie Formularen, Briefen und anderen standardisierten Dokumenten wird von Behörden, Banken und allen Arten von Service-Desks geschätzt werden.

Das Tüpfelchen auf dem "i" ist, dass die Software erkennen kann, um welche Art von Dokument es sich handelt, so dass der Mitarbeiter nichts mehr sortieren muss. Er oder sie legt einfach alle Dokumente in den Einzug und MyQ transportiert sie sicher und selbstständig zum virtuellen Ziel . Das ist echte Digitalisierung von Dokumenten für das 21. Jahrhundert.

Vom Binder zur Ikone

Mit der immer schnelleren Verlagerung in den digitalen Raum verschwindet auch das übliche Inventar eines jeden traditionellen Büros - riesige Schränke voller Ordner und Aktenordner. Diese Papphüter von Verträgen, Rechnungen und Briefen nehmen langsam aber sicher die Form von virtuellen Ordnerhüllen an. Papierunterlagen wie Quittungen oder Reisekostenabrechnungen müssen nicht mehr die Taschen von Plastikordnern füllen, sondern können einfach in virtuelle Ordner im elektronischen Speicher hochgeladen werden. Hier können die Mitarbeiter sie selbst ablegen und anderen Kollegen zur Verfügung stellen.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien im lokalen Netzwerk ist natürlich nichts Neues. Doch auch diese muss neu belebt und an die neuen, sogenannten hybriden Arbeitsplätze angepasst werden, an denen Mitarbeiter abwechselnd im Büro und im Homeoffice arbeiten. Fernzugriff und VPNs mit schwankender Zuverlässigkeit oder hohen Betriebskosten sind wohl kaum die ideale Lösung. Daher gewinnen Cloud-Technologien zunehmend an Bedeutung, da sie einen zuverlässigen Zugriff auf Unternehmensdaten ermöglichen, wo immer eine Internetverbindung verfügbar ist. Man muss sich lediglich sicher beim Cloud-Dienst anmelden, und schon ist eine nahtlose Zusammenarbeit mit Kollegen möglich, selbst wenn diese 300 km entfernt sind.

Bequemes Drucken/Scannen von Ihrem Telefon aus 

Die veränderte Arbeitsweise hat sich auch auf die Bearbeitung von Dokumenten ausgewirkt, die bisher von der physischen Anwesenheit eines Kopierers im Büro abhängig war, was für Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, ein Hindernis darstellen kann. Auch hier kann die Cloud Flexibilität und Komfort bieten. Sie ermöglicht es, das gesamte Büro buchstäblich in die Tasche zu stecken und Dokumente von jedem Ort aus zu verwalten, direkt von einem Mobiltelefon aus - sei es beim Scannen oder bei der Vorbereitung von Dokumenten für den Druck. Die Website MyQ Roger Anwendung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Scan- und Druckanforderungen bequem von Ihrem Handy aus zu erledigen. 

Sie können beispielsweise einen Auftrag oder einen Lieferschein, den Sie gerade bei einem Geschäftstermin unterzeichnet haben, direkt mit der Kamera Ihres Mobiltelefons einscannen und an einen gemeinsamen Ordner auf demOneDrive des Unternehmens senden, von wo aus er von der Logistik und anderen Abteilungen übernommen werden kann. Oder vielleicht stapeln sich im Homeoffice Dokumente Ihres Vorgesetzten, die Sie unterschreiben müssen. Sie müssen sich diese nirgendwo notieren – in derRoger finden Sie sie sofort in der Arbeits-Cloud und können sie bequem Druckwarteschlange Ihrem Wohnzimmer Druckwarteschlange an die Druckwarteschlange senden. Wenn Sie im Büro ankommen, melden Sie sichRoger Ihrem Mobiltelefon bei einem Drucker an, auf dem MyQ Roger läuft, und geben die Dokumente sicher aus der Warteschlange frei. Wenn Sie weiter mit dem Drucker arbeiten möchten, teilen Sie ihm einfach über Ihr Telefon mit, was er für Sie tun soll.

Als echter intelligenter digitaler Arbeitsplatz-Assistent arbeitet MyQ Roger vollständig in der öffentlichen Cloud, so dass Sie es überall zur Hand haben, wo Sie hingehen. Außerdem handelt es sich um eine offene Plattform, die ständig erweitert wird, neue Tools implementiert und ihren Nutzern immer mehr Raum für die digitale Umgebung bietet.

MyQ macht die echte Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten zu einer Angelegenheit von ein paar Klicks. Im Büro kümmert sich MyQ X Ultimate um die präzise Digitalisierung und die automatische Sortierung von Daten in die richtigen Systemschubladen, und wenn Sie der Cloud-Zusammenarbeit mit Kollegen eine neue Dimension geben wollen, ist MyQ Roger für Ihr Telefon da.

ICH MÖCHTE MIT MEINER DIGITALISIERUNG BEGINNEN