Warum herstellerunabhängiges Druckmanagement wichtig ist

Dies ist von Bedeutung, da gemischte Geräteflotten in mittelgroßen und großen Unternehmen weit verbreitet sind. Übernahmen, Büroumzüge, regionale Beschaffungsentscheidungen und unterschiedliche Hardware-Erneuerungszyklen können dazu führen, dass Umgebungen mit Geräten verschiedener Marken entstehen.

Eine herstellerunabhängige Plattform ermöglicht es der IT-Abteilung, diese Geräte einheitlich zu verwalten, ohne dass Hardware ausgetauscht werden muss, nur weil sich die Druckmanagement-Plattform ändert.

Warum gemischte Druckerflotten die Regel und nicht die Ausnahme sind 

Durch eine Übernahme können völlig neue Geräte in die Umgebung gelangen. Bei einer Bürosammelung kann es erforderlich sein, dass bestehende Hardware mit neu angeschafften Geräten zusammenarbeitet. Außerdem kann es vorkommen, dass Hardware schrittweise statt auf einmal ausgetauscht wird, sodass Geräte verschiedener Generationen und Marken nebeneinander betrieben werden. 

Die Regionalniederlassungen können ihre Beschaffungsentscheidungen selbst treffen, wobei je nach betrieblichen Anforderungen unterschiedliche Geräte ausgewählt werden können.

Das Ergebnis ist eine heterogene Flotte, die die IT als eine einheitliche Umgebung verwalten muss.

Eine Druckmanagement-Plattform sollte dieser Realität Rechnung tragen, anstatt Unternehmen dazu zu zwingen, ihre Hardware-Umgebung an die Software anzupassen.

Was versteht man unter herstellerunabhängigem Druckmanagement?

Herstellerunabhängiges Druckmanagement bedeutet, Drucker und Multifunktionsgeräte verschiedener Hersteller über eine einzige Druckmanagement-Plattform zu verwalten.

Anstatt dass die Verwaltungsebene auf dem Hardware-Ökosystem eines einzelnen Herstellers aufbaut, bietet die Software einheitliche Steuerungsmöglichkeiten und Arbeitsabläufe für den gesamten Gerätepark. Die IT-Abteilung kann Authentifizierung, Druckrichtlinien, Abrechnung, Berichterstellung und andere Funktionen des Druckmanagements verwalten, ohne für jede Marke unter Gerät einen separaten Verwaltungsansatz entwickeln zu müssen.

Diese Unterscheidung gewinnt besonders dann an Bedeutung, wenn sich die Hardware im Laufe der Zeit ändert. Eine herstellerunabhängige Plattform ermöglicht es Unternehmen, Geräte zu ersetzen oder hinzuzufügen, ohne dass ihre gesamte Druckmanagementstrategie von einem einzigen Hardwarehersteller abhängig ist.

Das Ziel ist klar: Die Druckmanagement-Plattform soll der IT-Abteilung die Kontrolle über den Druckerpark ermöglichen, nicht aber vorschreiben, welche Hardware das Unternehmen anschaffen muss.

Kann eine Druckmanagementlösung mehrere Druckermarken unterstützen?

Ja. Eine herstellerunabhängige Druckmanagementlösung kann Geräte verschiedener Hersteller durch standardisierte Kommunikationsverfahren, die Integration von „ Gerät “ und eine zentralisierte Verwaltung unterstützen.

Entscheidend ist, was über der einzelnen Ebene Gerät hinaus geschieht. Anstatt jeden Drucker einzeln zu verwalten, kann die IT-Abteilung Richtlinien und Arbeitsabläufe zentral festlegen und diese auf alle unterstützten Geräte anwenden.

Dazu können gehören: 

• Benutzer Authentifizierung 
• Richtlinien drucken 
• Sicheres Drucken Veröffentlichung
• Abrechnung und Reporting
• Scan-Workflows
• Gerät
• Zugriffskontrollen 

Die konkret verfügbaren Funktionen können je nach „ Gerät “ und Integration variieren, doch der Verwaltungsansatz bleibt zentralisiert. 

Für IT-Teams bedeutet dies, dass die Aufnahme einer weiteren unterstützten Druckermarke nicht zwangsläufig die Einführung eines weiteren, separaten Druckmanagementsystems erfordert.

Welche Vorteile bietet die Verwaltung gemischter Druckerflotten?

Eine herstellerunabhängige Plattform bietet Unternehmen mehr Freiheit bei der Auswahl der Hardware, da sie sich dabei an geschäftlichen und technischen Anforderungen orientieren können und nicht allein an der Kompatibilität mit dem Druckmanagement.

Das kann Unternehmen helfen: 

• Vermeiden Sie unnötigen Hardware-Austausch: Bestehende Geräte müssen nicht automatisch ausgetauscht werden, nur weil ein Unternehmen seine Druckverwaltungsumgebung ändert oder erweitert.
• Verhandlungsflexibilität wahren: Die IT-Abteilung kann Hardware verschiedener Hersteller bewerten, anstatt an ein einziges Hardware-Ökosystem gebunden zu sein.
• Fusionen und die Zusammenlegung von Standorten vereinfachen: Verschiedene Fuhrparks können unter einem gemeinsamen Managementkonzept zusammengefasst werden.
• Verlängerung der Lebenszyklen von „ Gerät “: Unternehmen können geeignete vorhandene Hardware weiterhin parallel zu neueren Geräten nutzen.
• Reduzierung der Verwaltungskomplexität: IT-Teams können unterstützte Geräte über eine zentrale Plattform verwalten, anstatt für verschiedene Hersteller separate Verwaltungsansätze zu pflegen.

Für Unternehmen mit verteilten oder sich verändernden Umgebungen wird diese Flexibilität zu einem praktischen IT-Vorteil und ist nicht nur ein technisches Merkmal.

Was an herstellergebundenen Systemen falsch ist

Eine Druckmanagement-Plattform schränkt die Flexibilität ein, wenn ihre Funktionen eng an die Hardware-Roadmap eines einzelnen Herstellers gebunden sind.

Das kann zu verschiedenen Problemen führen: 

1. Hardware-Entscheidungen werden zu Software-Entscheidungen. Wenn die Plattform nur mit einem bestimmten Hardware-Ökosystem funktioniert, kann ein Wechsel der Druckverwaltungssoftware auch einen Gerätewechsel bedeuten.
2. Bestehende Hardware kann zu einem Migrationsproblem werden. Bei einer Übernahme oder einer Bürosamenlegung können zwei Unternehmen unterschiedliche Hardwarebestände zusammenführen. Eine hardwareabhängige Plattform kann die Standardisierung erschweren.
3. Die IT-Abteilung hat weniger Verhandlungsmacht. Wenn die Druckmanagementumgebung an einen einzigen Hardwarehersteller gebunden ist, schränken sich die Möglichkeiten bei der Hardwarebeschaffung ein.
4. Der Austausch von Hardware kann unnötig teuer werden. Unternehmen müssen unter Umständen zusätzliche Investitionsausgaben tätigen, nur um die Kompatibilität mit ihrer Druckverwaltungsumgebung aufrechtzuerhalten.
5. Migrationen verursachen zunehmend größere Störungen. Ein Wechsel der Verwaltungsplattform kann gleichzeitig Änderungen an Geräten, Bereitstellungsprozessen und Benutzer-Workflows erfordern.

Die Herstellerunabhängigkeit beseitigt zwar nicht die Komplexität der Verwaltung eines physischen Geräteparks, verhindert jedoch, dass die Druckmanagementebene diese Komplexität durch unnötige Hardware-Einschränkungen noch verstärkt.

Wie „ MyQ “ den Prozess vereinfacht und zuverlässiger macht

MyQ wurde entwickelt, um Druckumgebungen mit Druckern und Multifunktionsgeräten verschiedener Hersteller über eine zentrale Plattform hinweg zu verwalten. 

Mit „ MyQ “ können Unternehmen eineneinheitlichen Verwaltungsansatz für alle unterstützten Geräte nutzen, anstatt ihre Druckumgebung auf einen einzigen Hardwarehersteller auszurichten.

Dazu gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Unterstützung verschiedener Hersteller: Verwalten Sie unterstützte Geräte verschiedener Hersteller innerhalb derselben „ MyQ “-Umgebung. 

• Zentralisierte Verwaltung: Wenden Sie Richtlinien für das Druckmanagement an und verwalten Sie die Umgebung über eine zentrale Plattform. 

• Sicheres Drucken: Sorgen Sie für einheitliche, „ Sicheres Drucken “-Workflows auf allen unterstützten Geräten. 

• Rechnungswesen und Berichterstattung: Behalten Sie den Überblick über die Druckaktivitäten in der gesamten verwalteten Umgebung. 

• Eingebettetes Terminal Unterstützung: Nutzen Sie die „ MyQ “-Funktion auf allen unterstützten Geräten verschiedener Hersteller. 

Der praktische Vorteil liegt in der Auswahlfreiheit. Unternehmen können ihren Hardware-Bestand weiterentwickeln, ohne ihre Druckmanagementstrategie von einem einzigen Hersteller abhängig zu machen.

Anbieterunabhängigkeit ist eine langfristige IT-Entscheidung

Bei der Auswahl einer Druckmanagement-Plattform geht es nicht nur darum, was das Unternehmen heute von seiner Druckerflotte erwartet.

Hardware wird ausgetauscht. Büros ziehen um. Unternehmen übernehmen andere Organisationen. Geräte erreichen das Ende ihres Lebenszyklus. Die Beschaffungsanforderungen ändern sich.

Eine Plattform, die mehrere Druckermarken unterstützt, gibt der IT-Abteilung mehr Spielraum, auf diese Veränderungen zu reagieren, ohne jedes Mal, wenn sich die Hardware-Landschaft ändert, ihre Druckverwaltungsumgebung neu aufbauen zu müssen. 

Ein herstellerunabhängiges Druckmanagement basiert daher auf einem einfachen Prinzip: Ihre Druckmanagement-Plattform sollte sich Ihrer Hardwarestrategie anpassen, anstatt diese vorzugeben.