Herausforderungen im Dokumentenmanagement, auf die sich IT-Teams vorbereiten müssen

Die Geräte haben sich verändert, die Betriebssysteme haben sich weiterentwickelt und die Dokumentenworkflows sind zunehmend digitaler geworden, doch die zugrunde liegende Druckinfrastruktur ist unverändert geblieben.

Das lässt sich immer schwerer aufrechterhalten.

Windows Der Druckbereich entwickelt sich hin zu einer neuen Architektur. Unternehmen digitalisieren immer mehr Prozesse. Compliance-Anforderungen führen zu höheren Erwartungen hinsichtlich der Erfassung und Kontrolle von Dokumenten. Gleichzeitig erwarten Anwender zunehmend einfache Self-Service-Lösungen, die weniger Eingriffe seitens der IT-Teams erfordern.

Keine dieser Veränderungen muss von heute auf morgen gelöst werden. Aber sie werfen Fragen auf, mit denen sich IT-Teams bereits jetzt beschäftigen sollten.

Ist Ihre Druckumgebung bereit für die nächste Phase des „ Windows “-Drucks? 

Microsoft verlagert das „ Windows “-Druckverfahren weg von herkömmlichen Druckertreibern von Drittanbietern hin zu einer standardbasierten Architektur, die auf dem Internet Printing Protocol (IPP), „ Windows Protected Print“ und Druckunterstützungs-Apps.

Ab Juli 2026 werden neue Installationen unterstützter Drucker standardmäßig auf das „ Windows -Ready-Print“-Modell umgestellt. Für IT-Teams geht es nicht nur darum, ob das Drucken heute funktioniert.

Die wichtigere Frage ist, ob die aktuelle Druckbranche darauf vorbereitet ist, wohin sich der „ Windows “-Druck entwickelt.

Unternehmen, die sich stark auf traditionelle, auf „ Treiber “ basierende Bereitstellungsmodelle stützen, müssen sich darüber im Klaren sein, was dieser Wandel für ihre Geräte, Druckworkflows und die gesamte Infrastruktur bedeutet.

Und dies ist längst kein Thema mehr, das auf eine kleine Gruppe von technischen Fachleuten beschränkt ist. Mehr als 60 % der Entscheidungsträger im europäischen Druckbereich sind bereits mit „ Windows Protected Print“ vertraut.

Sind Ihre Dokumente wirklich digitalisiert worden? 

Das Scannen eines Dokuments bedeutet nicht zwangsläufig, dass der mit diesem Dokument verbundene Prozess digitalisiert wurde.

Ein Dokument kann zwar als PDF eingescannt werden, erfordert aber dennoch, dass jemand: 

• Dokumente manuell trennen 
• Dateien umbenennen
• Informationen extrahieren
• Daten in ein anderes System erneut eingeben
• Dokumente in ein anderes Format konvertieren
• Entscheiden Sie, wo das Dokument gespeichert werden soll

Das Ergebnis ist die bekannte Lücke zwischen der Digitalisierung von Dokumenten und der Digitalisierung von Dokumentenprozessen.

Dies ist von Bedeutung, da die Dokumentenverarbeitung zunehmend mit umfassenderen Initiativen zur digitalen Transformation verknüpft ist. 89 % der IT-Entscheidungsträger halten Managed-Print- Dienste en für wichtig für ihre Initiativen zur digitalen Transformation, während Workflow-Automatisierung und Scannen zu den höchsten Prioritäten für zukünftige Druckumgebungen zählen.

Hält Ihr Digitalisierungsprozess einer genaueren Prüfung stand?

Ein Dokument zu digitalisieren ist eine Sache. Dem daraus resultierenden digitalen Dokument vertrauen zu können, ist eine andere.

Bei Dokumenten mit rechtlicher, finanzieller, aufsichtsrechtlicher oder betrieblicher Bedeutung reicht das bloße Scannen und Speichern einer Datei möglicherweise nicht aus, um eine ausreichende Kontrolle zu gewährleisten.

Unternehmen sollten möglicherweise Folgendes berücksichtigen: 

• Wie Dokumente geprüft werden 
• Wer ist für deren Überprüfung zuständig?
• Ob der Prozess überprüfbar ist
• Wie die Integrität des digitalisierten Dokuments gewahrt werden kann

Dies gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen immer mehr geschäftskritische Informationen von Papier in digitale Systeme übertragen.

61 % der Arbeitsabläufe bei der Dokumentenbearbeitung erfolgen nach wie vor auf Papier, obwohl Unternehmen die Art und Weise, wie Dokumente gehandhabt werden, kontinuierlich modernisieren.

Muss jeder Drucker über ein eigenes Terminal verfügen?

Nicht jeder Drucker verfügt über eine „ Eingebettetes Terminal “-Funktion, dennoch möchten Unternehmen möglicherweise, dass Benutzer ihre Druck druckaufträge en direkt unter Gerät freigeben. 

Dies ist insbesondere in Umgebungen von Bedeutung, in denen mehrere Drucker an einem Ort stehen. In einem Lehrerzimmer beispielsweise können mehrere Drucker vorhanden sein, ohne dass jeder Gerät über einen eigenen Terminal verfügen muss.

Für IT-Teams besteht die Herausforderung darin, einen Ansatz zu finden, der zur Umgebung passt, ohne jede Gerät unnötig zu verkomplizieren.

Diese Herausforderungen verändern bereits die Diskussion rund um den Druck

Windows Die Druckbranche befindet sich im Wandel. Die Dokumentenerfassung wird zunehmend Teil umfassenderer digitaler Prozesse. Digitalisierungsprojekte erfordern immer mehr Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.

Und Unternehmen suchen nach einfacheren Möglichkeiten, Druckdienste anzubieten, ohne unnötige Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Für IT-Teams besteht die unmittelbare Aufgabe nicht unbedingt darin, alles zu ändern. Vielmehr geht es darum, zu verstehen, welche dieser Entwicklungen sich auf ihre Umgebung auswirken könnten, und sich auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten.

Behalten Sie MyQ im Auge, während wir weiter untersuchen, was diese Veränderungen für die Zukunft des Druck- und Dokumentenmanagements bedeuten.