Erfolgreich mit einer Druckerflotte verschiedener Hersteller

Im Optimalfall würden Vertreter des Bürogerätevertriebs am liebsten die gesamte Multifunktionsdruckerflotte ihres Kunden komplett austauschen - und die Druckverwaltungslösung - alles von einem einzigen bevorzugten Anbieter oder OEM. Zumindest auf dem Papier wäre dies die einfachste und sauberste Lösung. Und Analysten zufolge würden sowohl die Unternehmen als auch die Anbieter von Druckmanagementlösungen diese Lösung bevorzugen. 

Aber oft ist das nicht der Fall. Wir leben in einer suboptimalen Welt, in der Budgetbeschränkungen und begrenzte Hardwareverfügbarkeit die Auswahl und die IT-Infrastruktur bestimmen - und dazu gehören auch Multifunktionsdrucker (MFPs) und ihre Verwaltungssoftware.  

Lassen Sie uns über diese Multifunktionsdrucker sprechen

Viele Unternehmen haben zwar eine gemischte MFP-Flotte, aber es ist nicht klar, wie verbreitet diese Multivendor-Flotten sind. Back-of-the-Cover-Berechnungen haben ergeben, dass die Zahl bei etwa 40 % liegt - und sie könnte noch viel, viel höher sein.

Ein Großteil dieser Mischung ist darauf zurückzuführen, wie die Druckerflotten im Laufe der Zeit aufgebaut werden. " Die meisten Unternehmen entwickeln sich organisch, so dass eine typische Flotte aus Druckern und Multifunktionsgeräten verschiedener Anbieter besteht", sagt Sharon McNee, Research Manager, IDC Europe. "Diese Hardware wurde auf verschiedene Weise und mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten erworben, was zu einer Koexistenz von alten und neuen Geräten führt."

Zudem erschütterte der weltweite Mangel an Halbleiterchips auch die Druckerindustrie. Die Hersteller waren gezwungen, ihre begrenzten Vorräte auf die verschiedenen Produktlinien aufzuteilen, bestimmte Modelle waren nicht verfügbar, und die Preise stiegen insgesamt sprunghaft an. „Es war eine unerwartete Gelegenheit, eine gemischte Geräteflotte aufzubauen, die auf Gerät von Gerät verschiedener Hersteller basierte“, erklärte Louella Fernandes, Direktorin des Beratungsunternehmens Quocirca.

Es ist nicht so, dass die Unternehmen oder Hersteller versuchen, ihre Druckerflotten vielfältiger zu gestalten. " Sie bemühen sich um eine Rationalisierung der Flotten, indem sie die Gesamtzahl der Marken und Modelle reduzieren, aber selbst nach dieser Maßnahme werden die meisten Flotten immer noch Hardware von mindestens zwei Anbietern umfassen", so McNee weiter. "Hinzu kommt, dass kein einziger Druckdienstleister alle erforderlichen Hardwaretypen liefern kann, so dass eine völlig homogene Flotte nur sehr selten vorkommt."

Gemischte Flottenprobleme gehen über die Hardware hinaus

Eine vielfältige Druckerflotte mehr als nur ein bunter Mix aus Hardware. „Eine gemischte Druckerflotte erfordert oft ein Flickwerk aus Software und Treibern für verschiedene Marken und Geräte – und vergessen Sie nicht die Herausforderungen bei der IT-Verwaltung, die Sicherheitslücken, die Verbrauchsmaterialien und die erhöhten Auswirkungen auf die Umwelt“, erklärte Fernandes von Quocirca. Hinzu kommen gesellschaftliche Faktoren, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen. „Der Übergang zum Homeoffice und zu einer verteilten Belegschaft schafft zusätzliche Herausforderungen bei der Verwaltung einer Druckerinfrastruktur mit Geräten verschiedener Hersteller“, sagte sie .  

Eine Umfrage von Quocirca ergab, dass die Mehrheit (61 %) der befragten Unternehmen über eine einheitliche Druckumgebung verfügte – also über eine standardisierte Druckerflotte mit einereinzigen Druckmanagementlösung. Allerdings verfügten 31 % der Unternehmen über eine Druckerflotte verschiedener Hersteller Druckerflotte einer einzigen Druckmanagementlösung. Darüber hinaus verfügte ein kleiner Teil der Unternehmen (8 %) über ein operatives Durcheinander mit mehr als einem Anbieter von Drucklösungen. 

Unabhängig davon, ob sie direkt vom OEM stammt oder eine unabhängige, markenunabhängige Lösung ist – eine Managed-Print-Lösung muss in der Lage sein, mindestens zwei oder mehr Druckermarken effektiv zu verwalten . „Das Ziel besteht darin, die Hardware-Vielfalt durch eine zentrale Druckmanagement-Plattform zu verringern, die eine herstellerübergreifende Umgebung mit einer einheitlichen Benutzererfahrung unabhängig von Gerät Marke unterstützt“, so Fernandes.

Alltägliche Probleme mit einem Fuhrpark mit mehreren Anbietern

In vielen Fällen ist die Entstehung einer herstellerübergreifenden Flotte in der Regel eine Ad-hoc-Entscheidung, ein nicht strategisch geplantes Ergebnis der geschäftlichen und wirtschaftlichen Realität. Dennoch bringt der Betrieb einer Multivendor-Flotte eine Reihe spezifischer Herausforderungen mit sich, die sich als Nutzen, Kosten und Auswirkungen charakterisieren lassen.  

Auf der positiven Seite gibt es drei Hauptvorteile, auf die Fernandes hinweist. Es können Ausgaben eingespart werden, da es für ein Unternehmen einfach zu kostspielig sein kann , auf eine einzige OEM-Marke umzusteigen. Einige spezielle Druck- und Scangeräte sind möglicherweise nicht beim Hauptlieferanten des Unternehmens erhältlich. Drittens kann die Markenvielfalt ein Unternehmen davon befreien, zu sehr an einen einzigen Anbieter gebunden zu sein. 

Während die meisten dieser Vorteile - ob geplant oder nicht - finanzieller Natur sind, werden viele der Betriebskosten direkt von den Systemadministratoren getragen. Diese Kosten können durch zusätzliche Arbeitsbelastung oder höhere Wartungsbudgets entstehen, da sie mit den konkurrierenden Anforderungen von Endbenutzern und verschiedener Hardware jonglieren müssen. Aus buchhalterischer Sicht sind diese Kosten verhältnismäßig viel einfacher zu erfassen. Einige der wichtigsten - und schwer zu kalkulierenden - Auswirkungen einer Multivendor-Flotte sind die Einschränkungen, die ein Unternehmen und seine Mitarbeiter bei der Erstellung effektiver Workflows mit ihren gedruckten und digitalisierten Dokumenten haben.

Hier sind die wichtigsten Problembereiche, die von Analysten und technischen Experten MyQ ermittelt wurden:

Inkompatible Geräte und Treiber – Die größte Herausforderung Netzwerk Drucker verschiedener Hersteller innerhalb eines einzigen Netzwerk miteinander kommunizieren zu lassen. Die Lösung erfordert oft ein Ausprobieren verschiedener universeller Druckertreiber. Die Art der Treiber kann zudem je nach der Zusammensetzung der Druckerflotte variieren.  „Die Implementierung eines universellen Treiber eines Freigabemechanismus kann Kompatibilitäts- und Verwaltungsprobleme umgehen, die mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen bei verschiedenen Treiber zusammenhängen“, erklärte McNee von IDC.  

Verwirrende Benutzererfahrung – Der Anmelde- und Arbeitsablauf kann sich von Gerät zu Gerät erheblich unterscheiden. Aufgrund ihrer proprietären Betriebssysteme verfügt jeder Hersteller über eine eigene Benutzeroberfläche und Bedienabfolge für Kopier-, Druck-, Fax- und Scanvorgänge. Dies kann es für Anwender schwierig oder unmöglich machen , Arbeitsabläufe über verschiedene MFPs hinweg zu automatisieren und zu synchronisieren. „Die Bedienung von Geräten in einer gemischten Flotte kann sehr verwirrend sein, da Mitarbeiter oft lernen müssen, wie sie mehr als eine einzige Benutzeroberfläche verstehen und damit interagieren können. Zu wissen, welches Gerät für verschiedene Arten von druckaufträge Gerät verwenden druckaufträge , druckaufträge zudem eine steile Lernkurve druckaufträge , die anfängliche und fortlaufende Anleitung erfordert“, fügte McNee hinzu.

Erforderliches praktisches Management - Ein Mix von OEMs kann dazu führen, dass Systemadministratoren direkten Zugriff auf die einzelnen MFPs haben müssen, um Treiber zu installieren, den Verbrauchsmaterialverbrauch zu berechnen und die erforderliche Wartung durchzuführen. "Die Integration kann kompliziert sein. Es kann leicht zu einem Mangel an Kontrolle kommen, wenn kein zentrales Berichtssystem vorhanden ist", so Fernandes von Quocirca.

Eingeschränkte Mobilität der Endbenutzer - Die mobilen und hybriden Mitarbeiter von heute erwarten, dass sie unabhängig vom Schreibtisch und vom MFP arbeiten und eine vereinfachte und sichere Lösung auf ihren Smartphones verwenden können. Die unterschiedlichen MFP-Funktionen der einzelnen OEMs machen die Mobilitätsoptionen begrenzt und uneinheitlich, wenn ein Unternehmen über Flotten mehrerer Hersteller verfügt. 

Erhöhte Sicherheitsrisiken - Die Aufrechterhaltung der Systemsicherheit ist schwieriger, wenn es eine größere Anzahl von Updates und Patches gibt. Darüber hinaus erhöht die Installation von Hunderten einzelner Druckertreiber die Wahrscheinlichkeit, dass Systemadministratoren MicrosoftPrint Spooler zum Austausch von Treibern missbrauchen und eine PrintNightmare-Situation schaffen. 

Multivendor-Flotten haben eine Lösung mit MyQ X 

Das ultimative Ziel in einer Multivendor-Umgebung ist es, ein nahtloses Benutzererlebnis zu gewährleisten, das über alle Geräte und Marken hinweg konsistent bleibt, unabhängig von allen Variationen oder Unterschieden. Hier ist MyQ in seine Rolle als führende unabhängige Druckmanagementlösung hineingewachsen. Die neueste Version von MyQ X bietet eine Reihe von Vorteilen, die besonders für Unternehmen mit einem gemischten oder älteren Druckerportfolio wertvoll sind - und diese Vorteile gelten für das gesamte Spektrum von Wiederverkäufern, IT-Administratoren, Management und Endbenutzern. Hier sind einige dieser MyQ :  

• Flexible und schnelle Installation - Die automatische Druckererkennung erleichtert die Installation von MyQ X in einem Fuhrpark mit verschiedenen Herstellern. Außerdem ist sie effizient und sicher. MyQ müssen Administratoren nicht Hunderte von einzelnen Druckertreibern installieren. 
• Zentrale Verwaltung - Sie haben den Überblick über alle angeschlossenen MFPs - täglicher Betrieb, proaktive Wartung, Verwendung von Verbrauchsmaterial und Benutzerkonten - über eine einzige Benutzeroberfläche für Ihre Systemadministratoren. Das spart Zeit, reduziert die Ausfallzeiten der Geräte und senkt die Kosten. 
• Einheitliche Benutzererfahrung - MyQ X dient als einheitliche Lösung, die es den Benutzern ermöglicht, ihre täglichen Aufgaben problemlos zu erledigen, unabhängig von der Marke oder dem Modell ihres MFP. Mit einer einzigen, benutzerfreundlichen Oberfläche können die Benutzer problemlos durch eine breite Palette von Multifunktionsgeräten verschiedener Hersteller navigieren.
• Workflow-Automatisierung und Digitalisierung - Mit den personalisierten und automatisierten Workflows von MyQ X werden Sie von sich wiederholenden Aufgaben befreit. Administratoren können ganz einfach benutzerdefinierte Workflows für die täglichen Kopier-, Fax- und Scanaufgaben erstellen, z. B. das automatische Speichern von Scans an vordefinierten Zielen. Das spart Zeit und reduziert den Bedarf an manuellen Eingaben am MFP.
• Einfacher Zugriff und sicheres Drucken – schnellerer Start.MyQ ermöglicht Authentifizierung schnelle und bequeme Authentifizierung PIN, Passwort, Karte sowie Authentifizierung QR-Code über ein Smartphone. Endnutzer profitieren nicht nur von einer vereinfachten Anmeldung und Benutzererfahrung, sondern auch von erhöhter Sicherheit dank pull printing. 
• Mobiles Drucken für alle – Mit MyQ Mobile Client können Benutzer druckaufträge und Einstellungen ändern und pull printing ihr eigenes Smartphone sicher pull printing , auch wenn sie sich nicht an ihrem Schreibtisch oder am Multifunktionsgerät befinden – selbst bei Druckern ohne Eingebettetes Terminal.
• Erst schauen, dann drucken – Die Druckvorschau-Funktion spart Papier und beugt Missverständnissen vor, indem sie den Benutzern eine Vorschau auf dem Eingebettetes Terminal des Multifunktionsgeräts Eingebettetes Terminal auf ihrem Smartphone anzeigt.
• Vorausschauende Notfallplanung – Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ausfallzeiten den Druck-, Kopier- und Buchhaltungsbetrieb beeinträchtigen könnten. Desktop Client undSpooling MyQ sorgen – in Kombination mit lokaler Auftragsverarbeitung, Fallback-Druck und Offline-Anmeldung – dafür, dass der Betrieb auch bei ungeplanten Netzwerk weiterläuft.   
• Verbessertes MS Universal Print-Erlebnis – Profitieren Sie von einem sicheren Drucken aus der Ferne dank der Integration zwischen dem Universal Print-Dienst Microsoftund dem MyQ Universal Print Connector. Die Integration ermöglicht sicheres pull printing Remote-Druckfunktionen von jedem Standort aus, selbst in Zero-Trust-Netzwerken – ein großer Vorteil für ältere Drucker, die MS Universal Print nicht nativ unterstützen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihre Multivendor-Flotte mit MyQ X reibungsloser arbeiten kann, kontaktieren Sie uns einfach!

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