Stampa efficiente e sicura
presso uffici pubblici e governativi

Se è vero che ci sono molte grandi aziende (multinazionali) che operano in tutto il mondo e che elaborano dati, quando si considera la gestione delle informazioni fisiche e digitali non si può trascurare un ampio settore critico per il funzionamento di qualsiasi nazione: lo Stato e la pubblica amministrazione.

Lo Stato e l'elaborazione dei documenti

Lavorare con le informazioni è un processo fondamentale e quotidiano per una miriade di uffici governativi. I ministeri e le autorità devono esaminare migliaia di documenti ogni giorno ed elaborarli ulteriormente, mantenendo una documentazione sistematica. I sistemi di gestione dei documenti(DMS) e la crescente digitalizzazione possono aiutarli a farlo. Probabilmente non diremo addio ai classici moduli rosa, blu e verdi per un po' di tempo ancora, ma comunque la pubblica amministrazione si sta concentrando sempre più sulla digitalizzazione complessiva dei suoi processi. Un buon esempio è il progetto eGovernment, che mira a semplificare i processi amministrativi e a rafforzare la comunicazione elettronica dei cittadini con le autorità. Un capitolo a parte è rappresentato dalla protezione dei dati personali, disciplinata non solo dalla legislazione ceca ma anche da quella europea.

Nell'organizzazione del lavoro con i documenti, anche le diverse sedi delle singole postazioni di lavoro che lavorano su processi condivisi svolgono un ruolo cruciale. Per il loro buon funzionamento, è praticamente necessario implementare una gestione dei documenti diretta, personalizzata, controllabile e soprattutto sicura dal punto di vista cibernetico, armonizzata con le impostazioni appropriate dei processi di stampa e scansione. Una soluzione affidabile per la stampa di caucciù può soddisfare tutti questi requisiti.

Gestione della stampa sicura e funzionale

MyQ crea sistemi di gestione della stampa da oltre 15 anni e, con le sue soluzioni innovative, ha contribuito a snellire e rendere sicuri i processi di stampa non solo nella pubblica amministrazione ma anche in numerose aziende, comprese le multinazionali.

Anche il Ministero dell'Interno della Repubblica Ceca, per il quale la sicurezza dei dati è una necessità assoluta, ha dotato le sue stampanti multifunzione di una soluzione MyQ. Oltre a fornire una protezione di prima classe per i lavori di stampa, la soluzione ha ridotto i costi di stampa del 60%. Inoltre, la gestione centralizzata dei processi di stampa e scansione ha permesso al Ministero di liberarsi di gran parte dell'onere informatico: gli amministratori IT hanno l'intero parco stampanti del Ministero sotto il costante controllo del sistema da un'unica postazione.

Anche gli uffici governativi locali apprezzano un sistema di stampa affidabile e unificato. Anche in questo caso, il controllo uniforme di tutte le stampanti è utile. Ad esempio, dopo l'installazione del software MyQ X, l'ufficio comunale di Čáslav non ha più avuto problemi di impostazione della stampa e i suoi dipendenti ora eseguono scansioni con molta più efficienza grazie a profili di scansione appositamente impostati. Inoltre, i lavori di stampa sono protetti da un login obbligatorio con PIN alle stampanti.

"Un cruscotto di amministrazione per governarli tutti" ha anche eliminato gli ostacoli alla stampa per il comune francese di Lorient. Con l'aiuto del modulo di assistenza MyQ, il personale IT ha una panoramica perfetta della situazione del parco stampanti. Riceve notifiche automatiche ogni volta che i dispositivi multifunzione dotati di MyQ richiedono manutenzione. Inoltre, la funzione pull print rende la stampa più flessibile e sicura per tutti i 300 dipendenti del comune.

Un passo avanti (digitale)

L'edizione più avanzata della serie Ultimate MyQ X può diventare un aiuto essenziale per la digitalizzazione dei documenti, nelle organizzazioni governative e non solo. Grazie al potente strumento di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), le organizzazioni possono impostare, ad esempio, processi di scansione avanzati che facilitano notevolmente il trasferimento dei dati dai documenti cartacei ai sistemi interni e di archiviazione. E naturalmente è possibile sincronizzarli con i sistemi DMS. In un'epoca in cui il lavoro a distanza è in continuo aumento, le aziende possono anche sfruttare il client MyQ Desktop gratuito per le postazioni di lavoro remote/casalinghe, che aiuta a mantenere i criteri di stampa e la sicurezza quando si lavora fuori dall'ufficio, in modo che le aziende possano avere i lavori di stampa sotto controllo praticamente ovunque.

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