Succesvol met een printerpark van verschillende leveranciers

In een ideale wereld zouden verkopers van kantoorapparatuur het liefst de volledige vloot multifunctionele printers van hun klanten vervangen – inclusief de printmanagementoplossing – door apparatuur van één enkele favoriete leverancier of OEM. Op papier zou dit in ieder geval de eenvoudigste en meest overzichtelijke oplossing zijn. En volgens analisten is dit ook wat zowel bedrijven als leveranciers van printmanagementoplossingen het liefst zouden doen. 

Maar vaak gebeurt dat niet. We leven in een suboptimale wereld waarin budgetbeperkingen en beperkte beschikbaarheid van hardware bepalend zijn voor keuzes en IT-infrastructuur – en dat geldt ook voor multifunctionele printers (MFP's) en de bijbehorende beheersoftware.  

Laten we het eens hebben over die multifunctionele printers

Hoewel veel organisaties eengemengd wagenpark van MFP's hebben, is het niet helemaal duidelijk hoe vaak deze wagenparken met apparaten van verschillende leveranciers voorkomen. Volgens ruwe schattingen ligt dit aantal rond de 40%, maar het zou wel eens veel hoger kunnen zijn. 

Dit is grotendeels te wijten aan de manier waarop printerparken in de loop der tijd zijn opgebouwd. "De meeste organisaties ontwikkelen zich organisch, waardoor een typisch printerpark bestaat uit printers en MFP's van verschillende leveranciers", aldus Sharon McNee, Research Manager bij IDC Europe. "Deze hardware is op verschillende manieren en met contracten van verschillende looptijden aangeschaft, waardoor oude en nieuwe apparaten naast elkaar bestaan." 

Daarnaast heeft het wereldwijde tekort aan halfgeleiderchips ook de printerindustrie op zijn kop gezet. Fabrikanten werden gedwongen hun beperkte voorraad over verschillende productlijnen te verdelen, bepaalde modellen waren niet beschikbaar en de prijzen stegen over de hele linie. "Het was een onverwachte kans om een gemengde vlootomgeving op te bouwen op basis van de beschikbaarheid van apparaten van verschillende fabrikanten", aldus Louella Fernandes, directeur van adviesbureau Quocirca.

Het is niet zo dat bedrijven of leveranciers diversiteit binnen hun printerpark willen creëren. "Ze streven ernaar hun printerpark te rationaliseren door het totale aantal merken en modellen te verminderen, maar zelfs na die exercitie zal het meeste printerpark nog steeds bestaan uit hardware van ten minste twee leveranciers", voegde McNee toe. "Voeg daar nog aan toe dat geen enkele printleverancier alle benodigde hardwaretypes kan leveren en je krijgt een situatie waarin een volledig homogeen wagenpark zeer zeldzaam is."

Problemen met gemengde vloten gaan verder dan alleen de hardware

Het hebben van een divers printerpark is meer dan alleen een allegaartje van hardware. "Een gemengde printeromgeving vereist vaak een lappendeken van software en stuurprogramma's voor meerdere merken en apparaten – en vergeet niet de uitdagingen op het gebied van IT-beheer, beveiligingsrisico's, verbruiksartikelen en de grotere impact op het milieu", aldus Fernandes van Quocirca. Er zijn ook maatschappelijke krachten waar bedrijven mee te maken hebben. "De verschuiving naar werken op afstand en een verspreid personeelsbestand zorgt voor meer uitdagingen bij het beheer van een printinfrastructuur met meerdere leveranciers", zegt ze .  

Uit een enquête van Quocirca bleek dat een meerderheid (61%) van de ondervraagde bedrijven een uniforme printopstelling had: een gestandaardiseerd wagenpark metéén beheerde printoplossing. Een derde (31%) van de bedrijven had echter een wagenpark met printers van verschillende leveranciers en één printoplossing. Daarnaast had een klein deel van de bedrijven (8%) een operationele mengelmoes van meer dan één leverancier van printoplossingen. 

Ongeacht of het rechtstreeks afkomstig is van de OEM of een onafhankelijke, merkneutrale oplossing is, een beheerde printoplossing moet effectief zijn in het omgaan met ten minste twee of meer merken printers. "Het doel hier is om de diversiteit aan hardware te verminderen met een centraal printbeheerplatform dat een multivendor-omgeving kan ondersteunen met een consistente gebruikerservaring, ongeacht het apparaat of merk", aldus Fernandes.

Dagelijkse problemen met een wagenpark van verschillende leveranciers

In veel gevallen is het ontstaan van een wagenpark met voertuigen van verschillende merken meestal een ad-hoc, niet-strategisch gepland resultaat van de zakelijke en economische realiteit. Dat gezegd hebbende, brengt het exploiteren van een wagenpark met voertuigen van verschillende merken een aantal specifieke uitdagingen met zich mee, die kunnen worden gekarakteriseerd als voordelen, kosten en effecten.  

Aan de positieve kant zijn er drie belangrijke voordelen die Fernandes noemt. Het kan kosten besparen, omdat het voor een bedrijf simpelweg te duur kan zijn om over te stappen op één OEM-merk. Sommige gespecialiseerde print- en scanapparaten zijn mogelijk niet verkrijgbaar bij de belangrijkste leverancier van een bedrijf. Ten derde kan merkdiversiteit een bedrijf bevrijden van een te grote afhankelijkheid van één leverancier. 

Hoewel de meeste van deze voordelen – gepland of niet – financieel zijn, worden veel van de operationele kosten rechtstreeks aan de systeembeheerders doorberekend. Deze kosten kunnen bestaan uit extra werkdruk of hogere onderhoudsbudgetten, omdat zij moeten jongleren met de concurrerende eisen van eindgebruikers en diverse hardware. Vanuit boekhoudkundig oogpunt zijn deze kosten relatief veel gemakkelijker te berekenen. Enkele van de belangrijkste – en moeilijk te berekenen – gevolgen van een multivendor-park zijn de beperkingen in de manier waarop een organisatie en haar medewerkers effectieve workflows kunnen creëren met hun afgedrukte en gedigitaliseerde documenten.

Hieronder volgen de belangrijkste probleemgebieden zoals vastgesteld door analisten en MyQ experts MyQ :

Onverenigbare apparaten en stuurprogramma's – Het grootste probleem is om printers van verschillende OEM's binnen één bedrijfsnetwerk met elkaar te laten communiceren. De oplossing hiervoor is vaak een kwestie van vallen en opstaan met verschillende universele printerstuurprogramma's. De specifieke soorten stuurprogramma's kunnen ook variëren, afhankelijk van de specifieke mix van OEM's binnen het printerpark.  "Door een universele printerdriver en een releasemechanisme te implementeren, kunnen compatibiliteits- en beheerproblemen worden omzeild die verband houden met verschillende beveiligingsniveaus in meerdere driverconfiguraties", aldus McNee van IDC.  

Verwarrende gebruikerservaring – Het inlog- en workflowproces kan per apparaat aanzienlijk verschillen. Elke OEM heeft een unieke MFP-displayinterface en operationele volgorde voor kopiëren, afdrukken, faxen en scannen vanwege hun eigen besturingsplatforms. Dit kan het voor mensen moeilijk of onmogelijk maken om workflows tussen MFP's te automatiseren en te synchroniseren. "Het bedienen van apparaten in een gemengd machinepark kan een zeer verwarrende ervaring zijn, omdat werknemers vaak moeten leren hoe ze meer dan één gebruikersinterface moeten begrijpen en gebruiken. Weten welk apparaat voor verschillende soorten afdruktaken moet worden gebruikt, is ook een steile leercurve die initiële en voortdurende begeleiding vereist", voegde McNee toe.

Vereist hands-on beheer – Een mix van OEM's kan ertoe leiden dat systeembeheerders directe hands-on toegang tot individuele MFP's nodig hebben om stuurprogramma's te installeren, het verbruik van verbruiksartikelen te berekenen en het nodige onderhoud te verrichten. "Integratie kan ingewikkeld zijn. Zonder een gecentraliseerd rapportagesysteem kan er gemakkelijk een gebrek aan controle ontstaan", aldus Fernandes van Quocirca.

Beperkte mobiliteit voor eindgebruikers – De mobiele en hybride werknemers van vandaag verwachten dat ze niet meer gebonden zijn aan hun bureau en de MFP, en dat ze een vereenvoudigde en veilige oplossing op hun smartphone kunnen gebruiken. Door de verschillende MFP-mogelijkheden van OEM's zijn de mobiliteitsopties beperkt en inconsistent wanneer een organisatie over een wagenpark van meerdere leveranciers beschikt. 

Verhoogde veiligheidsrisico's – Het is moeilijker om de systeemveiligheid te handhaven wanneer er steeds meer updates en patches zijn. Bovendien vergroot het installeren van honderden afzonderlijke printerstuurprogramma's de kans dat systeembeheerders misbruik maken van MicrosoftPrint Spooler om stuurprogramma's uit te wisselen, waardoor eenPrintNightmare-situatie ontstaat. 

Vloten met meerdere leveranciers hebben een oplossing met MyQ 

Het uiteindelijke doel in een omgeving met meerdere leveranciers is het garanderen van een naadloze gebruikerservaring die consistent blijft op alle apparaten en merken, ongeacht eventuele variaties of verschillen. Dit is waar MyQ uitgegroeid tot eenvooraanstaande onafhankelijke oplossing voor printbeheer. De nieuwste versie van MyQ biedt een reeks voordelen die vooral waardevol zijn voor gebruikers met eengemengd of verouderd printerpark – en deze voordelen komen ten goede aan wederverkopers, IT-beheerders, het management en eindgebruikers. Hier volgen enkele MyQ van MyQ :  

• Flexibele en snelle installatie – Dankzij automatische printerdetectie is het eenvoudiger om MyQ te installeren op een gemengd printerpark. Het is ook efficiënt en veilig. MyQ hoeven beheerders MyQ honderden afzonderlijke printerstuurprogramma's te installeren. 
• Eén centraal beheerpunt – Krijg overzicht over alle aangesloten MFP's – dagelijkse werking, proactief onderhoud, verbruik van verbruiksartikelen en gebruikersaccounts – vanuit één enkele gebruikersinterface voor uw systeembeheerders. Dit bespaart tijd, vermindert de uitvaltijd van apparatuur en verlaagt de kosten. 
• Uniforme gebruikerservaring –MyQ fungeert als een uniforme oplossing waarmee gebruikers hun dagelijkse taken gemakkelijk kunnen uitvoeren, ongeacht het merk of model van hun MFP. Met één gebruiksvriendelijke interface kunnen gebruikers zonder enige moeite navigeren door een breed scala aan MFP's van verschillende leveranciers.
• Workflowautomatisering en digitalisering – Maak een einde aan repetitieve taken met de gepersonaliseerde en geautomatiseerde workflows MyQ . Beheerders kunnen eenvoudig aangepaste workflows maken voor dagelijkse kopieer-, fax- en scantaken, zoals het automatisch opslaan van scans naar vooraf gedefinieerde bestemmingen. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak van handmatige invoer op de MFP.
• Gemakkelijke toegang en veilig afdrukken – Sneller opstarten.MyQ maakt snelle en gemakkelijke authenticatie mogelijk via pincode, wachtwoord, kaart en QR-code-aanmelding via een smartphone. Eindgebruikers profiteren niet alleen van een vereenvoudigde aanmelding en gebruikerservaring, maar ook van verbeterde beveiliging dankzij pull printing. 
• Mobiel printen voor iedereen – Met MyQ Mobile Client kunnen gebruikers printopdrachten en instellingen wijzigen en veilig printen vanaf hun eigen smartphone wanneer ze niet achter hun bureau of de MFP zitten, zelfs voor printers zonder ingebouwde terminal.
• Kijk voordat u afdrukt – De afdrukvoorbeeldfunctie bespaart papier en voorkomt verwarring door gebruikers een voorbeeld te tonen op de ingebouwde terminal van de MFP of op hun smartphone.
• Geavanceerde rampenplanning – Maak u geen zorgen over downtime die het printen, kopiëren en boekhouden verstoort. Desktop Client en apparaatspoolingfunctie MyQ – in combinatie met lokale taakverwerking, fallback-printen en offline aanmelden – houden de bedrijfsvoering op gang tijdens onvoorziene netwerkonderbrekingen.   
• Verbeterde MS Universal Print-ervaring – Profiteer van een veilige printomgeving op afstand dankzij de integratie tussen MicrosoftUniversal Print-service en de MyQ Universal Print Connector. De integratie maakt veilig pull-printen mogelijk, samen met printmogelijkheden op afstand vanaf elke locatie, zelfs in Zero Trust-netwerken – een groot voordeel voor oudere printers die MS Universal Print niet standaard ondersteunen.

Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe uw wagenpark met meerdere leveranciers soepeler kan werken met MyQ !

TOON MIJ MYQ