政府及公共機構的高效安全列印
2022年3月14日
當人們想到處理數據、紙本文件與數位文件時，腦海中浮現的畫面往往是：企業員工專注凝視電腦螢幕上的圖表，或是同事在開放式辦公空間裡，捧著一疊文件走向影印機的身影。
儘管確實有許多大型（跨國）企業在全球各地處理數據，但在考量實體與數位資訊的處理時，我們絕不能忽視對任何國家運作至關重要的龐大領域——國家與公共行政體系。
國家與文件處理
處理資訊是各級政府機關日常運作的基礎流程。各部會與主管機關每日需審閱數千份文件並進行後續處理，同時維持系統化紀錄。文件管理系統（DMS）與日益普及的數位化技術，正 協助他們達成此目標。 儘管我們短期內仍將與經典的粉紅、藍色及綠色表格相伴，但公共行政部門正日益聚焦於流程的全面數位化。電子政府計畫便是絕佳例證，其目標在於簡化行政程序，並強化公民與政府機關的電子通訊。個人資料保護則構成獨立章節，此領域不僅受捷克法律規範，更須遵循歐洲立法框架。
在組織文件相關工作時，各工作場所處理共享流程的分散位置亦扮演關鍵角色。為確保運作順暢，實施指向性、個人化、可控且特別注重控制論安全性的文件管理實屬必要，此系統需與列印及掃描流程的適當設定相協調。一套可靠的全面列印解決方案可滿足所有這些需求。
安全且功能齊全的列印管理
MyQ 開發列印管理系統已逾十五年，憑藉其創新解決方案，不僅協助公共行政部門，更為眾多企業（包括跨國公司）優化並強化列印流程的安全性。
捷克共和國內政部將資料安全視為絕對必要之舉，亦為其多功能印表機配備了MyQ 。 該解決方案不僅為列印任務提供頂級防護，更將列印成本降低60%。此外，透過集中管理列印與掃描流程，該部得以大幅減輕IT負擔——其IT管理員現可從單一位置，對全部列印設備實施持續系統監控。
地方政府機關同樣重視可靠且統一的列印系統。在此情境下，對所有印表機實施統一管控亦顯得至關重要。以Čáslav市政辦公室為例 MyQ 後，不僅徹底解決了列印設定問題，更透過專屬掃描設定檔大幅提升員工掃描效率。此外，所有列印任務皆需透過強制性PIN碼登入印表機方能執行，有效強化了列印作業的安全防護。
「一站式管理控制台統籌全局」的解決方案，也為法國洛里昂市消除了列印障礙。MyQ 模組的支援，IT人員能全面掌握 整個列印設備群的 運作狀態。每當MyQ的多功能事務機需要維護時，系統便會自動發送通知。此外，拉取列印功能為全市300名員工提供了更靈活且安全的列印體驗。
領先一步（數位化）
MyQ X系列的頂尖版本，可成為政府機構及其他領域文件數位化的關鍵助手。 憑藉強大的光學字元辨識（OCR）工具，機構可建立進階掃描流程，大幅簡化紙本文件至內部系統與儲存空間的數據轉移作業。當然，這些流程亦能與文件管理系統（DMS）同步運作。在遠距工作持續普及的時代，機構還能利用免費的 MyQ Desktop Client ，在辦公室外工作時維持列印政策與安全性，讓企業幾乎在任何地點都能掌控列印任務。