Hoe hybride werken het printbeheer heeft veranderd

Deze verandering gaat niet alleen over het mogelijk maken dat medewerkers vanuit huis kunnen afdrukken. Het gaat om het beheren van afdruk- en documentworkflows tussen verschillende kantoren, externe gebruikers, clouddiensten en veranderende IT-omgevingen, zonder dat dit onnodige complexiteit met zich meebrengt voor IT-teams. 

Wat hybride werken aan het licht heeft gebracht in verouderde afdruksystemen

Traditionele afdrukomgevingen waren vaak opgezet rond een relatief voorspelbare opzet: gebruikers werkten op kantoor; afdrukservers stonden ter plaatse en apparaten werden beheerd binnen afgebakende locaties. Hybride werken heeft dat model op zijn kop gezet.

Medewerkers werken tegenwoordig vanuit kantoren, thuis en op andere locaties. Organisaties beheren verspreide vestigingen, verhuizen kantoren, voegen locaties samen en maken steeds vaker gebruik van clouddiensten. Tegelijkertijd zijn de beveiligingseisen strenger geworden en wordt van IT-teams verwacht dat ze meer infrastructuur beheren met minder handmatige processen. 

Een afdrukomgeving die sterk afhankelijk is van vaste infrastructuur en locatiespecifiek beheer, kan moeilijk aan te passen zijn.

Dat betekent niet per se dat traditioneel afdrukken niet meer werkt. Het probleem is dat de infrastructuur wellicht meer beheer, meer ingrijpen en meer tijdelijke oplossingen vereist naarmate de organisatie verandert.

Hoe heeft cloudinfrastructuur het printbeheer veranderd?

Dankzij de cloudinfrastructuur is het mogelijk geworden om printbeheer aan te pakken zonder ervan uit te gaan dat elk onderdeel van de omgeving ter plaatse moet blijven.

Organisaties kunnen nu kiezen uit verschillende implementatiemodellen, afhankelijk van hun infrastructuur en behoeften. MyQ X ondersteunt on-premises- en private cloud-omgevingen, waaronder implementatie op cloudinfrastructuur zoals Microsoft Azure , terwijl MyQ Roger een publieke cloud- en SaaS-aanpak biedt die is ontworpen voor cloud-, mobiele, externe en hybride werkplekken.

Cloudconnectiviteit verandert ook de manier waarop gebruikers met documenten omgaan. Dankzij integraties met cloudopslag kunnen gebruikers documenten openen en afdrukken vanuit diensten zoals OneDrive, Google Drive en SharePoint, terwijl gescande documenten rechtstreeks naar cloudbestemmingen kunnen worden verzonden.

Voor IT-teams is flexibiliteit de belangrijkste verandering. De printinfrastructuur hoeft niet langer uitsluitend te worden ontworpen rond één fysiek kantoor of één lokale serveromgeving. 

Hoe is de beveiliging van gedrukte documenten veranderd voor hybride teams?

Door hybride werken is het aantal locaties, apparaten, netwerken en diensten dat bij documentworkflows betrokken is, toegenomen. Daardoor moet beveiliging in de gehele workflow worden meegenomen, in plaats van als een afzonderlijke laag rondom de printer te worden toegevoegd.

Authenticatie, beveiligde afdrukvrijgave, versleuteling, toegangscontroles en beveiligde documentoverdracht worden allemaal belangrijk wanneer gebruikers en apparaten verspreid zijn.

MyQ Roger, maakt bijvoorbeeld gebruik van een openbare cloudarchitectuur met beveiligingsfuncties zoals TLS 1.3, end-to-end-versleuteling van taken, toegangscontrole, tweefactorauthenticatie en configureerbare authenticatiemethoden.

MyQ beschrijft beveiliging ook als onderdeel van het ontwerp van zijn afdrukworkflow, waarbij alle aspecten aan bod komen, van authenticatie en afdrukken en scannen tot levering en opslag. De beveiligingsaanpak omvat onder meer regelmatige penetratietests en kwetsbaarheidsbeoordelingen.

Voor hybride omgevingen is het doel duidelijk: gebruikers moeten toegang hebben tot afdruk- en documentworkflows zonder dat er onnodige beveiligingslekken ontstaan tussen het kantoor, de cloud en de externe werkplek.

Waarom is flexibiliteit op het gebied van hardware belangrijker bij hybride werken?

Verschillende kantoren kunnen verschillende apparaten gebruiken. Door overnames kunnen er nieuwe apparatenparken bijkomen. Hardware kan per regio op verschillende tijdstippen worden vervangen. Ook kantoorverhuizingen en samenvoegingen kunnen invloed hebben op welke apparaten op elke locatie beschikbaar zijn.

Daardoor wordt flexibiliteit ten opzichte van verschillende hardwarefabrikanten steeds belangrijker.

Eengecentraliseerd platform voor afdrukbeheer moet in staat zijn om een consistent beheer te waarborgen voor alle ondersteunde apparaten, in plaats van dat elke locatie een totaal andere aanpak moet volgen.

MyQ X en MyQ Roger zijn oplossingen die meerdere fabrikanten ondersteunen en geschikt zijn voor een breed scala aan printers en multifunctionele apparaten (MFP’s) van verschillende fabrikanten. MyQ X heeft bijvoorbeeld in 2026 zijn ondersteunde hardware uitgebreid met apparaten van Brother , waardoor de mogelijkheden voor ondersteuning van meerdere fabrikanten verder zijn uitgebreid.

Voor organisaties die met een verspreid wagenpark werken, kan deze flexibiliteit het gemakkelijker maken om veranderingen te beheren, zonder dat elke beslissing over hardware ook meteen een beslissing over afdrukbeheer hoeft te zijn.

Hoe verwachten werknemers te kunnen printen in een hybride werkomgeving?

Hybride medewerkers maken niet per se elke dag vanaf dezelfde locatie of op dezelfde manier gebruik van de printer.

Een gebruiker kan thuis een document opstellen, de volgende dag op kantoor verder werken en het document vervolgens vanaf een ander apparaat of vanaf een andere locatie ophalen. Daardoor zijn veilige mobiele afdrukmogelijkheden en eenvoudige gebruikersinteractie belangrijker dan workflows die zijn opgezet rond één vast werkstation. 

MyQ ondersteunt verschillende benaderingen van printmobiliteit. MyQ Desktop Client biedt functies zoals gebruikersidentificatie, versleuteling van afdruktaken, afdrukkostenregistratie, automatische printertoewijzing, spooling op de client en fallback-afdrukken.

MyQ Roger breidt dit model uit naar de publieke cloud met mobiel afdrukken, toegang tot documenten in de cloud, veilige apparaatverificatie en documentworkflows die zijn ontworpen voor gedistribueerde werkplekken.

De verwachting verschuift van ‘stuur een document naar deze printer’ naar ‘bied me een veilige en handige manier om deze documenttaak af te ronden, waar ik ook werk’.

Hoe reageert MyQ op deze verandering?

De ontwikkeling van het productportfolio van MyQweerspiegelt de verschillende manieren waarop organisaties hybride en cloudomgevingen benaderen.

MyQ X: flexibiliteit van on-premises en private cloud-oplossingen

MyQ X is ontworpen voor organisaties die behoefte hebben aan afdrukbeheer in on-premises-, private cloud- of hybride omgevingen. Het kan worden geïmplementeerd in een cloudinfrastructuur, waaronder Azure, terwijl de verbindingen met on-premises printers en andere lokale bronnen behouden blijven. MyQ X ondersteunt ook Microsoft Universal Print, waardoor een cloudverbinding tot stand wordt gebracht tussen MyQ X en de apparaten van eindgebruikers.

Dankzij deze aanpak kunnen organisaties hun infrastructuur moderniseren zonder ervan uit te gaan dat elk onderdeel van hun afdrukomgeving in één keer naar een openbare cloud moet worden verplaatst.

MyQ Roger: cloud by design

MyQ Roger hanteert een andere architecturale aanpak. Het is een openbaar cloudplatform voor SaaS met meerdere gebruikers, dat is ontworpen voor cloud-first-, remote- en hybride werkplekken. Dankzij de architectuur zijn lokale printservers overbodig en biedt het platform gecentraliseerd webbeheer, mobiele workflows, cloudintegraties en beveiligingsmaatregelen.

Dat onderscheid is van belang omdat de overstap naar de cloud niet voor elke organisatie hetzelfde verloopt. Sommige organisaties hebben behoefte aan controle over hun eigen infrastructuur en een hybride implementatiemodel. Andere geven de voorkeur aan een volledig in de cloud gehoste dienst.

Ondersteuning voor meerdere leveranciers

De hardwareomgeving vormt een ander onderdeel van die flexibiliteit.

MyQ De oplossing ondersteunt de belangrijkste printermerken, waaronder Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, en Xerox. 

Dit biedt organisaties meer vrijheid bij het beheer van diverse apparatenparken, terwijl ze toch een uniforme aanpak voor afdrukbeheer kunnen handhaven.

Investeringen in cloud en beveiliging 

De verschuiving naar cloudgebaseerd afdrukbeheer komt ook tot uiting in de architectuur van MyQ Roger . Het platform draait als een openbare clouddienst en biedt onder meer cloudgebaseerde documentworkflows, mobiele toegang, gecentraliseerd beheer, versleutelde gegevensoverdracht, end-to-end-versleuteling van afdruktaken, tweefactorauthenticatie en gedetailleerde toegangsbeheerfuncties.

Het resultaat is niet één enkele definitie van de hybride werkplek. Het is een portfolio dat organisaties verschillende implementatiemogelijkheden biedt, afhankelijk van hoe hun infrastructuur, beveiligingsvereisten en werkomgevingen zich ontwikkelen. 

Wat betekent dit voor organisaties die hun volgende printomgeving aan het plannen zijn? 

De vraag is niet langer alleen of een organisatie haar printers op afstand kan beheren. IT-teams moeten nagaan hoe de printinfrastructuur aansluit op clouddiensten, hoe gebruikers zich authenticeren en toegang krijgen tot documenten, hoe de beveiliging in gedistribueerde omgevingen wordt gewaarborgd, en hoe gemakkelijk het platform zich kan aanpassen aan veranderingen in kantoren, apparaten en werkpatronen.

Welke architectuur de juiste is, hangt af van de organisatie. In sommige omgevingen blijft een on-premises of hybride infrastructuur noodzakelijk. Andere omgevingen hebben baat bij een publieke cloudoplossing.

Wat is veranderd, is de verwachting dat printbeheer zowel de technologie als de werkomgeving eromheen moet kunnen ondersteunen.

Hybride werken heeft het afdrukken niet overbodig gemaakt. Het heeft wel veranderd waar, hoe en onder welke omstandigheden het afdrukken moet plaatsvinden.