Impressão eficiente e segura
em escritórios públicos e governamentais

Embora seja verdade que existem muitas grandes empresas (multinacionais) a operar em todo o mundo que processam dados, quando consideramos o tratamento de informações físicas e digitais não podemos negligenciar um vasto sector crítico para o funcionamento de qualquer nação - o Estado e a administração pública.

O Estado e o tratamento dos documentos

O trabalho com a informação é um processo fundamental e quotidiano para uma miríade de serviços públicos. Os ministérios e as autoridades têm de analisar milhares de documentos todos os dias e processá-los, mantendo registos sistemáticos. Os sistemas de gestão de documentos(DMS) e a digitalização cada vez maior podem ajudá-los a fazer isso. Provavelmente, ainda não nos vamos despedir dos clássicos formulários cor-de-rosa, azuis e verdes durante algum tempo, mas, mesmo assim, a administração pública está a concentrar-se cada vez mais na digitalização global dos seus processos. Um bom exemplo é o projeto eGovernment, que visa simplificar os processos administrativos e reforçar a comunicação eletrónica dos cidadãos com as autoridades. Um capítulo à parte é a proteção dos dados pessoais, que é regida não só pela legislação checa mas também pela europeia.

Na organização do trabalho com documentos, as diferentes localizações dos locais de trabalho individuais que trabalham em processos partilhados também desempenham um papel crucial. Para o seu bom funcionamento, é praticamente necessário implementar uma gestão de documentos direcionada, personalizada, controlável e, sobretudo, ciberneticamente segura, em harmonia com as definições adequadas dos processos de impressão e digitalização. Uma solução fiável de impressão em branco pode cobrir todos estes requisitos.

Gestão de impressão segura e funcional

A MyQ tem vindo a criar sistemas de gestão de impressão há mais de 15 anos e, com as suas soluções inovadoras, tem ajudado a simplificar e a proteger os processos de impressão não só na administração pública, mas também em numerosas empresas, incluindo multinacionais.

O Ministério do Interior da República Checa, para o qual a segurança dos dados é uma necessidade absoluta, também equipou as suas impressoras multifunções com uma solução MyQ. Para além de fornecer uma proteção de primeira classe para os trabalhos de impressão, a solução também reduziu os custos de impressão em 60%. Adicionalmente, a gestão centralizada dos processos de impressão e digitalização permitiu ao Ministério livrar-se de uma grande parte da sua carga de TI - os seus administradores de TI têm todo o parque de impressão do Ministério sob controlo constante do sistema a partir de um único local.

Os escritórios da administração local também apreciam um sistema de impressão fiável e unificado. Também aqui, o controlo uniforme de todas as impressoras é útil. Por exemplo, depois de instalar o software MyQ X, o gabinete municipal em Čáslav deixou de ter problemas em configurar a impressão, e os seus funcionários digitalizam agora com muito maior eficiência graças a perfis de digitalização especificamente definidos. Para além disso, os trabalhos de impressão são protegidos por um PIN de acesso obrigatório às impressoras.

"Um painel de controlo administrativo para governar todos" também removeu os obstáculos de impressão do caminho para o município francês de Lorient. Com a ajuda do Módulo de Serviço MyQ, a equipa de TI tem uma visão geral perfeita da forma em que se encontra o parque de impressão. Recebem notificações automáticas sempre que os MFPs equipados com MyQ necessitam de manutenção. Para além disso, a funcionalidade de impressão pull print torna a impressão mais flexível e segura para todos os 300 funcionários do município.

Um passo à frente (digital)

A edição mais avançada da série Ultimate MyQ X pode tornar-se um auxiliar essencial para a digitalização de documentos, em organizações governamentais e noutros locais. Graças à poderosa ferramenta de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), as organizações podem configurar, por exemplo, processos avançados de digitalização que facilitam muito a transferência de dados de documentos em papel para sistemas internos e armazenamento. E, claro, é possível sincronizá-los com os sistemas DMS. Numa época em que o trabalho remoto está em constante crescimento, as organizações também podem tirar partido do MyQ Desktop Client gratuito para locais de trabalho remotos/domésticos, que ajuda a manter a política de impressão e a segurança quando se trabalha fora do escritório, para que as empresas possam ter os seus trabalhos de impressão sob controlo praticamente em qualquer lugar.

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