Cómo ha cambiado la gestión de la impresión con el trabajo híbrido

El cambio no consiste simplemente en permitir a los empleados imprimir desde casa. Se trata de gestionar los flujos de trabajo de impresión y documentación entre oficinas, usuarios remotos, servicios en la nube y entornos informáticos cambiantes, sin añadir una complejidad innecesaria a los equipos de TI. 

Lo que el trabajo híbrido ha puesto de manifiesto en los sistemas de impresión tradicionales

Los entornos de impresión tradicionales solían diseñarse en torno a una configuración relativamente predecible: los usuarios trabajaban en oficinas; los servidores de impresión se alojaban in situ y los dispositivos se gestionaban en ubicaciones definidas. El trabajo híbrido ha alterado ese modelo.

Actualmente, los empleados trabajan desde oficinas, sus hogares y otros lugares. Las organizaciones gestionan sedes distribuidas, trasladan oficinas, consolidan ubicaciones y recurren cada vez más a los servicios en la nube. Al mismo tiempo, los requisitos de seguridad son cada vez más estrictos y se espera que los equipos de TI gestionen más infraestructura con menos procesos manuales. 

Un entorno de impresión que depende en gran medida de una infraestructura fija y de una gestión específica para cada ubicación puede resultar difícil de adaptar.

Esto no significa necesariamente que la impresión tradicional deje de funcionar. El problema es que la infraestructura puede requerir más gestión, más intervención y más soluciones provisionales a medida que la organización va cambiando.

¿Cómo ha cambiado la infraestructura en la nube la gestión de la impresión?

La infraestructura en la nube ha permitido abordar la gestión de la impresión sin dar por sentado que todos los componentes del entorno deban permanecer en las propias instalaciones.

Las organizaciones pueden elegir ahora entre diferentes modelos de implementación en función de su infraestructura y sus necesidades. MyQ X es compatible con entornos locales y de nube privada, incluida la implementación en infraestructuras en la nube como Microsoft Azure , mientras que MyQ Roger ofrece un enfoque de nube pública y SaaS diseñado en torno a entornos de trabajo en la nube, móviles, remotos e híbridos.

La conectividad en la nube también cambia la forma en que los usuarios interactúan con los documentos. Las integraciones de Almacenamiento en la nube permiten a los usuarios acceder e imprimir documentos desde servicios como OneDrive, Google Drive y SharePoint, mientras que la función de escaneo permite enviar documentos directamente a destinos en la nube.

Para los equipos de TI, el cambio más importante es la flexibilidad. La infraestructura de impresión ya no tiene por qué diseñarse exclusivamente en torno a una única oficina física o a un entorno local de servidor . 

¿Cómo ha cambiado la seguridad en la impresión para los equipos híbridos?

El trabajo híbrido ha ampliado el número de ubicaciones, dispositivos, redes y servicios que intervienen en los flujos de trabajo de documentos. Por ello, la seguridad debe tenerse en cuenta a lo largo de todo el flujo de trabajo, en lugar de añadirse como una capa independiente en torno a la impresora.

Autenticación, Impresión segura : la publicación, el cifrado, los controles de acceso y la transferencia segura de documentos cobran especial importancia cuando los usuarios y los dispositivos están distribuidos.

MyQ Roger, por ejemplo, utiliza una arquitectura de nube pública con funciones de seguridad que incluyen TLS 1.3, cifrado de los trabajos de extremo a extremo, control de acceso, autenticación de dos factores Autenticación y métodos configurables de Autenticación .

MyQ También describe la seguridad como parte del diseño de su flujo de trabajo de impresión, que abarca desde la « Autenticación » (preparación de documentos) hasta la impresión y el escaneo, pasando por la entrega y el almacenamiento. Su enfoque de seguridad incluye pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidad periódicas.

En los entornos híbridos, el objetivo es claro: los usuarios necesitan tener acceso a los flujos de trabajo de impresión y gestión de documentos sin que se produzcan brechas de seguridad innecesarias entre la oficina, la nube y el lugar de trabajo remoto.

¿Por qué es más importante la flexibilidad del hardware en el trabajo híbrido?

Las distintas oficinas pueden utilizar dispositivos diferentes. Las adquisiciones pueden suponer la incorporación de nuevas flotas. El hardware puede sustituirse en momentos distintos según la región. Los traslados y las fusiones de oficinas también pueden modificar los dispositivos disponibles en cada ubicación.

Esto hace que la flexibilidad entre los distintos fabricantes de hardware sea cada vez más importante.

Una plataforma centralizada de gestión de la impresión debería permitir mantener una gestión coherente en todos los dispositivos compatibles, en lugar de que cada centro tenga que seguir un enfoque completamente diferente.

MyQ X y MyQ Roger son soluciones multimarca que admiten una amplia gama de fabricantes de impresoras y equipos multifunción. MyQ X, por ejemplo, amplió su gama de hardware compatible con dispositivos Brother en 2026, lo que amplió aún más sus capacidades multimarca.

Para las organizaciones que gestionan flotas distribuidas, esta flexibilidad puede facilitar la gestión de los cambios sin que cada decisión sobre el hardware se convierta en una decisión sobre la gestión de la impresión.

¿Cómo esperan los empleados poder imprimir en un entorno híbrido?

Los empleados híbridos no interactúan necesariamente con los servicios de impresión desde el mismo lugar ni de la misma forma todos los días.

Un usuario puede preparar un documento en casa, trabajar en la oficina al día siguiente y recuperar un documento desde un Dispositivo o una ubicación diferente. Esto hace que la movilidad Impresión segura y la facilidad de uso sean más importantes que los flujos de trabajo basados en una única estación de trabajo fija. 

MyQ Admite diferentes enfoques para la movilidad en la impresión. MyQ Desktop Client ofrece funciones como la identificación de usuarios, trabajo de impresión el cifrado, Contabilidad de trabajos, el aprovisionamiento automático de impresoras, el cliente Encolado de impresión y Impresión de respaldo.

MyQ Roger amplía este modelo a la nube pública con impresión móvil, el acceso a documentos en la nube, el servicio seguro Dispositivo Autenticación y flujos de trabajo de documentos diseñados para entornos de trabajo distribuidos.

Las expectativas están pasando de «enviar un documento a esta impresora» a «ofrecerme una forma segura y cómoda de realizar esta tarea relacionada con el documento, independientemente de dónde esté trabajando».

¿Cómo está respondiendo « MyQ » a este cambio?

La evolución de la cartera de productos de MyQrefleja las diferentes formas en que las organizaciones están abordando los entornos híbridos y en la nube.

MyQ X: flexibilidad en entornos locales y en la nube privada

MyQ X está diseñado para organizaciones que necesitan gestionar la impresión en entornos locales, de nube privada o híbridos. Se puede implementar en una infraestructura en la nube, incluida Azure, al tiempo que mantiene las conexiones con impresoras locales y otros recursos locales. MyQ X también es compatible con Microsoft Universal Print, lo que proporciona una conexión en la nube entre MyQ X y los dispositivos de los usuarios finales.

Este enfoque permite a las organizaciones modernizar su infraestructura sin dar por sentado que todos los componentes de su entorno de impresión deban trasladarse a una nube pública de una sola vez.

MyQ Roger: «Cloud by Design»

MyQ Roger adopta un enfoque arquitectónico diferente. Se trata de una plataforma SaaS multitenant en la nube pública, diseñada para entornos de trabajo que dan prioridad a la nube, remotos e híbridos. Su arquitectura elimina la necesidad de servidores de impresión locales e incluye gestión web centralizada, flujos de trabajo móviles, integraciones en la nube y controles de seguridad.

Esa distinción es importante porque la adopción de la nube no es igual para todas las organizaciones. Algunas necesitan tener el control sobre su propia infraestructura y un modelo de implementación híbrido. Otras prefieren un servicio alojado íntegramente en la nube.

Compatibilidad con múltiples proveedores

El entorno de hardware es otro de los aspectos que contribuyen a esa flexibilidad.

MyQ La solución es compatible con las principales marcas de impresoras, entre las que se incluyen Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, y Xerox. 

Esto ofrece a las organizaciones una mayor libertad para gestionar flotas diversas, al tiempo que se mantiene un enfoque común en la gestión de la impresión.

Inversión en la nube y en seguridad 

El cambio hacia la gestión de la impresión en la nube también se refleja en la arquitectura de MyQ Roger . La plataforma funciona como un servicio de nube pública e incluye flujos de trabajo de documentos en la nube, acceso móvil, gestión centralizada, transferencia de datos cifrada, cifrado de trabajos de extremo a extremo, autenticación de dos factores Autenticación y controles de acceso granulares.

El resultado no es una definición única del lugar de trabajo híbrido, sino un conjunto de opciones que ofrece a las organizaciones diferentes posibilidades de implementación en función de cómo evolucionen su infraestructura, sus requisitos de seguridad y sus entornos de trabajo. 

¿Qué significa esto para las organizaciones que están planificando su próximo entorno de impresión? 

La cuestión ya no se limita a si una organización puede gestionar sus impresoras de forma remota. Los equipos de TI deben tener en cuenta cómo se integra la infraestructura de impresión con los servicios en la nube, cómo se autentican los usuarios y acceden a los documentos, cómo se garantiza la seguridad en entornos distribuidos y con qué facilidad puede adaptarse la plataforma a medida que cambian las oficinas, los dispositivos y los patrones de trabajo.

La arquitectura adecuada dependerá de la organización. Algunos entornos seguirán necesitando una infraestructura local o híbrida. Otros se beneficiarán de un enfoque basado en la nube pública.

Lo que ha cambiado es la expectativa de que la gestión de la impresión deba ser capaz de adaptarse tanto a la tecnología como al entorno de trabajo que la rodea.

El trabajo híbrido no ha acabado con la impresión. Lo que sí ha cambiado es dónde, cómo y en qué condiciones debe funcionar la impresión.