混合辦公模式如何改變了列印管理

這項轉變不僅僅是讓員工能夠在家中列印。其核心在於管理橫跨各辦公室、遠端使用者、雲端服務以及不斷變化的 IT 環境的列印與文件工作流程，同時避免為 IT 團隊增添不必要的複雜性。 

混合辦公模式揭露了傳統印刷系統的哪些問題

傳統的列印環境通常是基於相對可預測的架構來設計的：使用者在辦公室工作；列印伺服器部署於現場，而裝置則在指定的地點內進行管理。混合辦公模式顛覆了這種模式。

如今，員工的工作地點橫跨辦公室、家中及其他場所。企業 不僅營運分散的據點、搬遷辦公室、整合據點，也越來越依賴雲端服務。 與此同時，資安要求日益嚴格，IT 團隊必須在減少手動流程的同時，管理更多基礎架構。 

一個高度依賴固定基礎設施及特定地點管理方式的列印環境，可能會難以適應。

這並不一定意味著傳統列印方式會因此失效。問題在於，隨著組織的變動，相關基礎設施可能需要更多的管理、更多的干預，以及更多的變通措施。

雲端基礎架構如何改變了列印管理？

雲端基礎架構讓企業在進行列印管理時，無需假設環境中的每個部分都必須保留在本地。

組織現在可以根據自身基礎架構和需求，選擇不同的部署模式。MyQ X支援本地端和私有雲環境，包括在雲端基礎架構（例如Microsoft Azure ）上的部署，而 MyQ Roger 則提供一種以雲端、行動、遠端及混合式工作場所為核心設計的公有雲 SaaS 解決方案。

雲端連線功能也改變了使用者與文件互動的方式。透過雲端儲存整合，使用者可從OneDrive 、Google Drive 和 SharePoint 等服務存取及列印文件，而掃描功能則能將文件直接傳送至雲端儲存位置。

對 IT 團隊而言，關鍵的轉變在於靈活性。列印基礎架構不再必須僅針對單一實體辦公室或本地伺服器環境來設計。 

對於混合型團隊而言，列印安全性有何變化？

混合辦公模式擴大了文件工作流程中所涉及的地點、裝置、網路及服務的數量。這使得安全性必須在整個工作流程中加以考量，而非僅將其作為獨立層級附加於印表機周圍。

當使用者與裝置分散部署時，身分驗證、安全列印釋出、加密、存取控制以及安全文件傳輸等功能便都變得至關重要。

MyQ Roger例如，該服務採用公有雲架構，其安全性功能包括 TLS 1.3、端對端工作項目加密、存取控制、雙因素驗證，以及可自訂的驗證方式。

MyQ 該公司亦將安全性視為其列印工作流程設計的一部分，涵蓋範圍從身分驗證、列印與掃描，直至交付與儲存。其安全策略包含定期進行滲透測試與漏洞評估。

對於混合式環境而言，目標很明確：使用者需要能夠存取列印及文件工作流程，同時避免在辦公室、雲端與遠端工作場所之間產生不必要的安全漏洞。

為何在混合辦公模式下，硬體的靈活性更為重要？

不同辦公室可能會使用不同的裝置。透過收購，可能會引入新的裝置群組。各區域的硬體更換時程可能不盡相同。辦公室搬遷與整合，亦可能改變各據點可用的裝置類型。

這使得各硬體製造商之間的相容性變得越來越重要。

一個集中式的列印管理平台應能確保在所有受支援的裝置上維持一致的管理方式，而非要求每個地點都採用截然不同的做法。

MyQ X 以及MyQ Roger 均為多廠商解決方案，支援眾多印表機與多功能一體機（MFP）製造商。例如，MyQ X於 2026 年將支援的硬體擴展至Brother 裝置，進一步強化其多廠商相容性。

對於營運分散式機隊的組織而言，這種靈活性能讓其更輕鬆地應對變革，同時無需將每項硬體決策都視為列印管理決策。

在混合辦公環境中，員工期望如何進行列印？

混合辦公模式的員工，未必每天都在同一個地點或以相同的方式使用列印服務。

使用者可能在家中準備一份文件，隔天在辦公室繼續處理，然後從另一台裝置或不同地點調取該文件。這使得安全的行動列印功能與簡便的使用者互動，比圍繞單一固定工作站所建構的工作流程更加重要。 

MyQ 支援多種列印行動化解決方案。MyQ Desktop Client 提供多項功能，包括使用者身分驗證、列印工作加密、列印成本核算、自動印表機配置、客戶端暫存及備用列印。

MyQ Roger 將此模型延伸至公有雲，提供行動列印、雲端文件存取、安全的裝置驗證，以及專為分散式工作場所設計的文件工作流程。

使用者的期望正從「將文件傳送至這台印表機」轉變為「無論我在哪裡工作，都能透過安全且便捷的方式完成這項文件處理任務」。

MyQ 是如何因應這項轉變的？

MyQ產品組合的演變，反映了各組織在處理混合式與雲端環境時所採取的不同方式。

MyQ X：本地部署與私有雲的靈活性

MyQ X 專為需要在本地端、私有雲或混合環境中進行列印管理的組織所設計。它可部署於雲端基礎架構（包括Azure ），同時仍能維持與本地端印表機及其他本地資源的連線。MyQ X 亦支援Microsoft Universal Print，可在MyQ X 與終端使用者裝置之間建立雲端連線。

這種方法讓組織能夠將基礎架構現代化，同時無需假設其列印環境的每個部分都必須立即遷移至公有雲。

MyQ Roger: 雲端設計

MyQ Roger 採用了不同的架構設計。這是一個專為「雲端優先」、遠端及混合式辦公環境所設計的公有雲、多租戶 SaaS 平台。其架構消除了對本地列印伺服器的需求，並包含集中式網頁管理、行動工作流程、雲端整合以及安全控制功能。

這項區別至關重要，因為各家組織採用雲端服務的方式並不盡相同。有些組織需要掌控自身基礎架構，並採用混合部署模式；另一些組織則希望採用完全由雲端託管的服务。

支援多種廠商

硬體環境正是這種靈活性的另一項體現。

MyQ 此解決方案支援主要印表機品牌，包括 Brother、 Canon、 Epson、 Fujifilm、 HP、 Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX，以及 Xerox。 

這讓組織在維持統一的列印管理方式的同時，能更靈活地管理多元化的設備群。

雲端與資安投資 

向雲端列印管理轉型的趨勢，亦體現在MyQ Roger 的架構中。該平台以公有雲服務的形式運作，並包含雲端文件工作流程、行動存取、集中式管理、加密資料傳輸、端對端工作任務加密、雙因素驗證，以及細粒度存取控制。

其結果並非對「混合辦公環境」的單一定義，而是一套解決方案組合，能根據組織的基礎設施、安全需求及工作環境的演變狀況，提供不同的部署選項。 

對於正在規劃下一代列印環境的組織而言，這意味著什麼？ 

問題已不再單純在於組織能否遠端管理其印表機。IT 團隊需要考量列印基礎架構如何與雲端服務整合、使用者如何進行身分驗證並存取文件、如何在分散式環境中維持安全性，以及當辦公室、裝置和工作模式發生變化時，該平台能否輕鬆適應這些變動。

合適的架構將取決於該組織。某些環境仍需採用本地部署或混合式基礎架構；而其他環境則能從採用公有雲方案中獲益。

改變之處在於，人們現在期望列印管理不僅要能適應相關技術，還應能適應其周遭的工作環境。

混合辦公並未消除列印的需求。它改變了列印需要在何處、以何種方式，以及在何種條件下運作。