Wie sich das hybride Arbeiten auf das Druckmanagement ausgewirkt hat

Bei dieser Umstellung geht es nicht nur darum, den Mitarbeitern das Drucken von zu Hause aus zu ermöglichen. Es geht vielmehr darum, Druck- und Dokumentenworkflows über verschiedene Standorte, Remote-Benutzer, Cloud- Dienste und sich verändernde IT-Umgebungen hinweg zu verwalten, ohne den IT-Teams unnötige Komplexität aufzubürden. 

Was die hybride Arbeitsweise bei veralteten Drucksystemen offenbart hat

Herkömmliche Druckumgebungen basierten oft auf einer relativ vorhersehbaren Konfiguration: Die Nutzer arbeiteten in Büros, Druckserver wurden vor Ort betrieben und die Geräte wurden an festgelegten Standorten verwaltet. Das hybride Arbeiten hat dieses Modell auf den Kopf gestellt.

Mitarbeiter arbeiten mittlerweile in Büros, von zu Hause aus und an anderen Standorten. Unternehmen betreiben verteilte Standorte, verlegen Büros, legen Standorte zusammen und setzen zunehmend auf Cloud- Dienste. Gleichzeitig sind die Sicherheitsanforderungen gestiegen, und von IT-Teams wird erwartet, dass sie mehr Infrastruktur mit weniger manuellen Prozessen verwalten. 

Eine Druckumgebung, die stark von einer festen Infrastruktur und standortspezifischer Verwaltung abhängt, lässt sich unter Umständen nur schwer anpassen.

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der herkömmliche Druckbetrieb nicht mehr funktioniert. Das Problem besteht darin, dass die Infrastruktur im Zuge organisatorischer Veränderungen möglicherweise mehr Verwaltungsaufwand, mehr Eingriffe und mehr Umgehungslösungen erfordert.

Inwiefern hat die Cloud-Infrastruktur das Druckmanagement verändert?

Dank der Cloud-Infrastruktur ist es nun möglich, das Druckmanagement so zu gestalten, dass nicht mehr davon ausgegangen werden muss, dass jeder Teil der Umgebung vor Ort verbleiben muss.

Unternehmen können nun je nach ihrer Infrastruktur und ihren Anforderungen zwischen verschiedenen Bereitstellungsmodellen wählen. MyQ X unterstützt On-Premises- und Private-Cloud-Umgebungen, einschließlich der Bereitstellung auf Cloud-Infrastrukturen wie Microsoft Azure , während MyQ Roger ein Public-Cloud- und SaaS-Konzept bietet, das speziell auf Cloud-, mobile, Remote- und hybride Arbeitsumgebungen zugeschnitten ist.

Die Cloud-Anbindung verändert auch die Art und Weise, wie Nutzer mit Dokumenten umgehen. Durch die Integration von „ Cloud-Speicher “ können Nutzer auf Dokumente aus Cloud-Diensten wie OneDrive, Google Drive und SharePoint zugreifen und diese ausdrucken, während gescannte Dokumente direkt in d Dienste -Speicherorte übertragen werden können.

Für IT-Teams ist Flexibilität der entscheidende Wandel. Die Druckinfrastruktur muss nicht mehr ausschließlich auf ein einzelnes physisches Büro oder eine lokale Serverumgebung ausgerichtet sein. 

Wie hat sich die Drucksicherheit für hybride Teams verändert?

Durch hybrides Arbeiten hat sich die Anzahl der Standorte, Geräte, Netzwerke und Dienste , die an Dokumenten-Workflows beteiligt sind, erhöht. Daher muss die Sicherheit über den gesamten Workflow hinweg berücksichtigt werden und darf nicht nur als separate Ebene rund um den Drucker hinzugefügt werden.

Authentifizierung, Sicheres Drucken Freigabe, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die sichere Dokumentenübertragung gewinnen an Bedeutung, wenn Benutzer und Geräte verteilt sind.

MyQ Roger… nutzt beispielsweise eine Public-Cloud-Architektur mit Sicherheitsfunktionen wie TLS 1.3, End-to-End-Verschlüsselung von Aufträgen, Zugriffskontrolle, Zwei-Faktor- Authentifizierung sowie konfigurierbaren Methoden zur „ Authentifizierung “.

MyQ beschreibt Sicherheit zudem als Teil der Gestaltung seines Druck-Workflows, der Bereiche von der „ Authentifizierung “ über das Drucken und Scannen bis hin zur Auslieferung und Lagerung umfasst. Zu seinem Sicherheitskonzept gehören regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenanalysen.

In hybriden Umgebungen ist das Ziel klar: Die Nutzer benötigen Zugriff auf Druck- und Dokumenten-Workflows, ohne dass dabei unnötige Sicherheitslücken zwischen dem Büro, der Cloud und dem Remote-Arbeitsplatz entstehen.

Warum ist die Flexibilität der Hardware beim hybriden Arbeiten so wichtig?

Verschiedene Niederlassungen können unterschiedliche Geräte verwenden. Durch Übernahmen können neue Geräteflotten hinzukommen. Die Hardware kann je nach Region zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgetauscht werden. Auch Umzüge und Zusammenlegungen von Niederlassungen können dazu führen, dass sich die an den einzelnen Standorten verfügbaren Geräte ändern.

Daher gewinnt die Flexibilität gegenüber verschiedenen Hardware-Herstellern zunehmend an Bedeutung.

Einezentralisierte Druckmanagement-Plattform sollte in der Lage sein, eine einheitliche Verwaltung aller unterstützten Geräte zu gewährleisten, anstatt dass jeder Standort einen völlig anderen Ansatz verfolgen muss.

MyQ X und MyQ Roger sind herstellerunabhängige Lösungen, die eine breite Palette von Drucker- und Multifunktionsgeräteherstellern unterstützen. MyQ X hat beispielsweise im Jahr 2026 seine unterstützte Hardware um Geräte von Brother erweitert und damit seine herstellerunabhängigen Funktionen weiter ausgebaut.

Für Unternehmen, die dezentralisierte Flotten betreiben, kann diese Flexibilität die Bewältigung von Veränderungen erleichtern, ohne dass jede Hardware-Entscheidung gleichzeitig zu einer Entscheidung im Bereich des Druckmanagements wird.

Wie stellen sich die Mitarbeiter das Drucken in einer hybriden Arbeitsumgebung vor?

Hybridmitarbeiter nutzen Druckdienste nicht unbedingt jeden Tag vom selben Ort aus oder auf dieselbe Weise.

Ein Benutzer kann ein Dokument zu Hause erstellen, am nächsten Tag im Büro daran weiterarbeiten und das Dokument von einem anderen Gerät oder Standort aus abrufen. Dadurch gewinnen Sicheres Drucken Mobilität und eine einfache Benutzerinteraktion an Bedeutung gegenüber Arbeitsabläufen, die auf einem einzigen festen Arbeitsplatz basieren. 

MyQ unterstützt verschiedene Ansätze für die Druckmobilität. MyQ Desktop Client bietet Funktionen wie Benutzeridentifizierung, Druckauftrag Verschlüsselung, Job-Abrechnung, automatische Druckerbereitstellung, Client- Spooling sowie Fallback-Druck.

MyQ Roger erweitert dieses Modell auf die Public Cloud mit mobiler druck, Cloud-Zugriff auf Dokumente, sicherem Gerät Authentifizierung sowie Dokumenten-Workflows, die für verteilte Arbeitsumgebungen konzipiert sind.

Die Erwartung verschiebt sich von „Sende ein Dokument an diesen Drucker“ hin zu „Biete mir eine sichere und bequeme Möglichkeit, diese Dokumentenaufgabe zu erledigen, egal wo ich gerade arbeite.“

Wie reagiert „ MyQ “ auf diesen Wandel?

Die Weiterentwicklung des Produktportfolios von „ MyQ“ spiegelt die unterschiedlichen Ansätze wider, mit denen Unternehmen Hybrid- und Cloud-Umgebungen angehen.

MyQ X: Flexibilität bei lokalen Lösungen und privaten Clouds

MyQ X wurde für Unternehmen entwickelt, die Druckmanagement in lokalen, privaten Cloud- oder Hybridumgebungen benötigen. Es kann in einer Cloud-Infrastruktur, einschließlich Azure, bereitgestellt werden, wobei die Verbindungen zu lokalen Druckern und anderen lokalen Ressourcen erhalten bleiben. MyQ X unterstützt zudem Microsoft Universal Print und stellt so eine Cloud-Verbindung zwischen MyQ X und den Endgeräten der Benutzer her.

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Infrastruktur zu modernisieren, ohne davon auszugehen, dass jeder Teil ihrer Druckumgebung auf einmal in eine öffentliche Cloud verlagert werden muss.

MyQ Roger: Cloud by Design

MyQ Roger verfolgt einen anderen architektonischen Ansatz. Es handelt sich um eine öffentliche, mandantenfähige SaaS-Plattform, die für Cloud-First-, Remote- und hybride Arbeitsumgebungen konzipiert ist. Dank ihrer Architektur sind keine lokalen Druckserver mehr erforderlich; sie umfasst eine zentralisierte Webverwaltung, mobile Workflows, Cloud-Integrationen und Sicherheitskontrollen.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da die Einführung der Cloud nicht für jedes Unternehmen gleich aussieht. Manche benötigen die Kontrolle über ihre eigene Infrastruktur und ein hybrides Bereitstellungsmodell. Andere wünschen sich einen vollständig in der Cloud gehosteten Dienst.

Unterstützung verschiedener Hersteller

Die Hardwareumgebung ist ein weiterer Aspekt dieser Flexibilität.

MyQ Die Lösung unterstützt die wichtigsten Druckermarken, darunter Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, und Xerox. 

Dies gibt Unternehmen mehr Spielraum bei der Verwaltung unterschiedlicher Geräteflotten, während gleichzeitig ein einheitlicher Ansatz für das Druckmanagement beibehalten wird.

Investitionen in Cloud und Sicherheit 

Der Trend zum Cloud-basierten Druckmanagement spiegelt sich auch in der Architektur von MyQ Roger wider. Die Plattform wird als öffentlicher Cloud-Dienst betrieben und umfasst Cloud-basierte Dokumenten-Workflows, mobilen Zugriff, zentralisierte Verwaltung, verschlüsselte Datenübertragung, End-to-End-Auftragsverschlüsselung, Zwei-Faktor- Authentifizierung sowie detaillierte Zugriffskontrollen.

Das Ergebnis ist keine einheitliche Definition des hybriden Arbeitsplatzes. Es handelt sich vielmehr um ein Portfolio, das Unternehmen verschiedene Einsatzmöglichkeiten bietet, je nachdem, wie sich ihre Infrastruktur, ihre Sicherheitsanforderungen und ihre Arbeitsumgebungen weiterentwickeln. 

Was bedeutet das für Unternehmen, die ihre nächste Druckumgebung planen? 

Es geht nicht mehr nur darum, ob ein Unternehmen seine Drucker aus der Ferne verwalten kann. IT-Teams müssen berücksichtigen, wie sich die Druckinfrastruktur mit der Cloud- Dienste verbindet, wie sich Benutzer authentifizieren und auf Dokumente zugreifen, wie die Sicherheit in verteilten Umgebungen gewährleistet wird und wie leicht sich die Plattform an Veränderungen bei Büros, Geräten und Arbeitsmodellen anpassen lässt.

Die richtige Architektur hängt von der jeweiligen Organisation ab. In manchen Umgebungen wird weiterhin eine lokale oder hybride Infrastruktur erforderlich sein. Andere werden von einem Public-Cloud-Ansatz profitieren.

Was sich geändert hat, ist die Erwartung, dass das Druckmanagement sowohl der Technologie als auch dem damit verbundenen Arbeitsumfeld gerecht werden sollte.

Das hybride Arbeiten hat das Drucken nicht überflüssig gemacht. Es hat lediglich verändert, wo, wie und unter welchen Bedingungen das Drucken funktionieren muss.